Guia Completa de Programació i Gestió d'Animació Turística

1. Definició de Projecte en Animació Turística

Es tracta d’un pla de treball amb caràcter de proposta que té com a missió preveure, orientar i preparar bé el que es farà durant un període determinat. Per tant, un projecte és un fet anticipat de totes les accions a realitzar per aconseguir uns objectius prèviament fixats. (Puertas, 2004, p. 165)

2. Fases del Disseny de Programes d'Animació

1. Anàlisi

   A partir de l’anàlisi de la realitat de l’entorn i del tipus de clients, utilitzant qüestionaris o altres recursos, es recopila tota la informació per obtenir una fotografia dels recursos de la zona, de l’establiment, gustos dels clients, etc.

2. Creació

   Amb tota la informació anterior, es planifiquen les activitats, es marquen els objectius i el pressupost previst per dur a terme totes les activitats.

3. Organització

   És el moment de coordinar tots els recursos per fer efectiu el programa i tirar endavant les activitats. Els recursos que es consideren són:

   • Recursos financers: Dotació econòmica que determinarà el tipus d’activitat.
   • Recursos humans: Professionals que intervenen.
   • Recursos materials: Espais, recursos tècnics, infraestructures, etc.

4. Execució

   És la fase d’implementació de les activitats previstes.

5. Avaluació i Control

   A partir de bústies de suggeriments, enquestes, valoracions escrites dels clients, auditories internes, etc., es mesura el nivell de satisfacció i d’execució assolit en les activitats per tal de millorar constantment.

3. Tipus d'Animació Turística per Edats

• Animació Infantil

  Està pensada d’una forma lúdica a través del joc. Normalment les activitats es desenvolupen al Miniclub per a edats compreses entre els 4 i els 12 anys. Generalment, es centren en centres d’interès amb els quals es lliguen les activitats. Hi ha hotels que tenen una mascota o d’altres que programen la setmana amb temàtiques diferents. Entre les principals activitats destaquen els jocs, tallers, balls, minidisco, shows en directe, etc.

• Animació Juvenil

  L’objectiu per a aquestes edats és que s’ho passin bé i es relacionin amb altres joves. Generalment, s’organitzen campionats esportius, concursos, activitats musicals i es promou l’ús de les noves tecnologies (tallers de DJ, videojocs, animacions, etc.).

• Animació per Adults

  Per a aquest col·lectiu es poden distingir franges d’edat, però l’objectiu és que gaudeixin de les vacances, oblidant-se de l’estrès de tot l’any amb activitats que s’adaptin a les necessitats de cadascú: esportives, jocs de taula, espectacles, jocs familiars, etc.

• Animació Adaptada

  Activitats adaptades a diverses necessitats.

Factors Determinants del Programa d'Animació

• Tipus d’establiment: Hotel, càmping, casa rural, balneari, etc.
• Recursos: Instal·lacions, espais, pressupost, equip de treball, etc.
• Situació: Platja, muntanya, ciutat, rural, pistes d’esquí, vaixell, etc.
• Climatologia: Fred, calor, plujós, desert, humit, ventós, etc.
• Elements culturals i naturals: Patrimoni, esdeveniments.
• Catàleg d’atractius: Oferta lúdico-recreativa que l'envolta.
• Tipus d’usuaris: Origen, edat, cultura, medi, poder adquisitiu, actius, etc.
• Filosofia empresarial: Model de gestió, estil de lideratge, visió de l’animació, experiències anteriors, etc.

Característiques de les Programacions en Establiments Turístics

• S’acostumen a fer quinzenals.
• El dia del canvi marca l’inici (acomiadar, rebre, etc.).
• Es repeteix setmanalment el tipus d’activitat, però es varia l’activitat. S'inclouen activitats paral·leles.
• L’horari diari és sempre el mateix (tres principals franges horàries).
• Equilibrat i variat: Esportives, lúdiques, socioculturals.
• Suggerent i motivador: Fugir d’estereotips.
• Flexible i respectuós: Revisable, inclusiu, motivador, no obligar.
• Tenir programats plans B (pluja, absències, subministrament).
• Tenir en compte els esdeveniments especials (festes, dies internacionals, campionats esportius, celebracions, etc.).

4. Programació d'Activitats: Aspectes Clau

Aspectes a considerar en la implementació del programa d'activitats:

• Difusió de l’activitat: Web, Facebook, app, pantalles, canals TV interns, presentacions (PPT), cartelleria, diari informatiu, fulletons, micro en els espectacles de nit, megafonia interna, etc.
• Preparar espais i materials.
• Tenir clar el punt de trobada i estar-hi puntualment.
• Controlar bé qui està participant per organitzar-se.
• Explicar bé i amb claredat l’activitat (idiomes).
• Implementació: Crear bon ambient, solucionar imprevistos, controlar la seguretat.
• Com finalitzar: Agrair la participació i promocionar la següent activitat.
• Recollida, ordre i neteja tant de material com d’espai.

5. Tipus d'Activitats i Gestió de Riscos

• És aconsellable realitzar activitats de benvinguda, com l'acollida del turista amb alguna beguda refrescant o còctel de benvinguda.
• S’ha de tenir present que l’horari dels àpats varia en funció dels països d’origen. S’haurà d’adaptar l’horari de les activitats de manera que no coincideixin amb els àpats.

Moltes activitats d’animació poden implicar un risc. Alguns exemples de materials o situacions de risc inclouen: sacs, mocadors, cables, pintures, balls, etc.

Un TASOCT ha d’estar sempre preparat per tenir presents els possibles riscos i saber com actuar seguint els protocols de l’establiment en relació a les mesures de seguretat i prevenció.

• Activitats Lúdiques

  Són aquelles que remeten directament a la diversió i al joc sense cap objectiu extern. L’animador/a i el client es relacionen amb la diversió: tot tipus de jocs, quermesses, festes i esdeveniments nocturns.

• Activitats Esportives

  Qualsevol esport, depenent de les instal·lacions i materials de què disposa l’establiment.

• Activitats Culturals

  Qualsevol activitat que impliqui coneixements o que presenti la cultura d’on es troba l’establiment. Poden ser de realització i participació o de contemplació.

6. Fitxer i Fitxes d'Activitat

Totes les activitats que es duen a terme han de formar part d’un catàleg d’activitats ordenades per fitxes. Cada establiment tindrà el seu propi programa per a realitzar la fitxa. L’important és que quedin reflectits els ítems principals per dur a terme una activitat. Les parts essencials d'una fitxa són:

• Nom de l'activitat
• Lloc previst de la seva realització
• Durada
• Materials necessaris
• Observacions d’interès

Espais per a la Programació d'Activitats

Cal tenir presents tots els espais que té l’establiment per a poder fer una programació d’activitats adient a cada espai:

• Miniclub
• Club Teenagers
• Piscina
• Pistes d’Esports
• Teatre i Espectacles
• Gimnàs

Característiques del Programa d'Animació Turística (PAT)

1. Emmarcat en les possibilitats reals i els recursos disponibles.
2. Ha de seguir la ideologia i els objectius que marca l’empresa.
3. Tot ha de tenir un perquè i una lògica.
4. Ha de complir amb els estàndards de qualitat.

Tipologia de Programes d'Animació

• Per continguts: Cultural, lúdic, esportiu.
• Segons l'empresa: Hotel, càmping, balneari, creuer, resort.
• Localització: Costa, muntanya, ciutat, rural.
• Destinataris: Infantil, júnior, adults, tercera edat.
• Capacitat:
  • Simple: Roda setmanal d’activitats.
  • Paral·lel: Propis d’establiments amb molts clients i amb molts programes preparats alhora.

Principis del Disseny d'un Programa d'Animació Turística (PAT)

• Ha d’estar adaptat al tipus de clients que tenen i als recursos humans i materials dels quals disposin.
• Ha de ser flexible, adaptar-se a canvis i possibles imprevistos.
• Ha de ser equilibrat amb tot tipus d’activitats.
• Ha de ser divers i coherent, tractant d’arribar a la major quantitat de persones.

Elements Clau per Dissenyar un Programa d'Animació

Per dissenyar un programa d’animació s’han de tenir previstos una sèrie d’elements:

• Revisió dels programes i memòries d’anys anteriors per veure què va funcionar i què no.
• A partir de la revisió, cal començar a dissenyar les línies generals del nou programa que s’anirà especificant en hores, dies i franges horàries. Es faran coincidir grans activitats amb els dies de canvi.
• El programa es revisarà per tot l’equip abans d’iniciar la seva implementació.
• Normalment, durant el matí se solen programar activitats físico-esportives, lúdiques i recreatives.
• A la tarda se solen fer activitats més relaxades, sobretot després de dinar, i al llarg de la segona part de la tarda es tornen a fer activitats de tot tipus.
• A la nit, les activitats solen ser perquè els clients gaudeixin dels espectacles o participin puntualment.

8. La Publicitat en l'Animació Turística

La publicitat en animació turística és el mitjà pel qual l’animador turístic informa i, alhora, motiva els clients de l’establiment sobre les propostes i els programes d’activitats. Per tal de fer difusió del PAT, s’utilitzaran diferents mitjans amb l’objectiu d’arribar al màxim nombre de persones:

• Recursos presencials: Relacions públiques, persona cartell, sketch publicitari, autopublicitat.
• Recursos no presencials: Tauló d’anuncis, megafonia, flyers, etc.

9. Sistema d'Avaluació de Programes

Per què avaluar?

• Per saber com s’està portant el projecte.
• Per detectar errors en les activitats previstes.
• Per possibilitar una transparència en el procés.
• Per aconseguir una eficàcia del projecte elaborat.

Com avaluar?

• Control d’activitats.
• Enquestes de satisfacció.
• Observació.
• Entrevistes.
• Etc.

Quan avaluar?

• Avaluació Inicial

  Anàlisi i diagnòstic inicial.

• Avaluació del Procés

  Informe de gestió: A través de la informació obtinguda de les fitxes de control de les activitats. Objectiu: Analitzar i avaluar un període curt de temps per constatar l’aplicació del programa segons el previst i els objectius del projecte. Quan fer-lo: Després d’haver confeccionat una fitxa de control per a cada activitat. Comunicació a nivell horitzontal i ascendent.

• Avaluació Final

  Memòria o informe final: Objectiu principal: Reflexionar, analitzar i valorar les accions que s’han dut a terme en el projecte. Objectiu secundari: Crear un arxiu històric del departament d’animació que ajudarà en els propers projectes perquè siguin més efectius i adequats. S’inicia a partir de la recopilació de tots els informes de gestió. Comunicació a nivell horitzontal i ascendent.

Improvisació d'Activitats en Animació

Moltes vegades, dins l’equip d’animació sorgeix algun problema que fa impossible poder dur a terme l’activitat que teniu programada. Se us demana que tingueu prou improvisació i recursos com per a muntar, en qüestió d’una hora, una activitat que se us requerirà. Alguns exemples de situacions que requereixen improvisació inclouen:

1. Miniclub: Un taller d’expressió plàstica (manualitat).
2. Teenagers: Un joc tipus proves d’habilitat en què puguin participar la resta de companys de la classe.
3. Adults: Una activitat cultural per a un grup d’adults.

S’haurà de presentar una fitxa escrita de l’activitat proposada perquè quedi en el fitxer d’activitats del departament d’animació per a una propera vegada. La fitxa contindrà els següents ítems: títol, objectius, edat a la qual s’adreça, descripció de l’activitat, materials necessaris, observacions.

Objectius de l'Exercici d'Improvisació

• Ser capaços de muntar un seguit d’activitats amb els elements que tenim a l’abast.
• Actuar ràpidament sense perdre els nervis, de forma eficaç i eficient.
• Demostrar imaginació i capacitat d’improvisació.