Guía completa del proceso de contratación laboral: fases, documentación y protección de datos

Proceso de Contratación Laboral

Fases del Proceso de Contratación

1. Elección del tipo de contrato más adecuado: Seleccionar la modalidad de contratación que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa y que ofrezca mayores ventajas en cuanto a incentivos y bonificaciones.
2. Redacción del contrato: Utilizar el modelo oficial y añadir las cláusulas adicionales pactadas con el trabajador.
3. Copia del contrato a los representantes de los trabajadores: Debe contener los principales datos del contrato y del trabajador, salvo los que afecten a su intimidad personal. El plazo de entrega es de 10 días naturales.
4. Comunicación de la contratación al Servicio Público de Empleo: Se debe comunicar en un plazo de 10 días hábiles.
5. Trámites relacionados con la Seguridad Social: El empresario debe dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes del inicio de la prestación laboral.
6. Registro y archivo de la documentación: Se genera a lo largo del proceso de contratación en el expediente de personal.

Documentación y Formalización del Proceso de Contratación

Tipos de Contrato

• Contrato indefinido ordinario: A tiempo completo o parcial.
• Contrato indefinido de apoyo a los emprendedores: Con o sin bonificaciones.
• Contrato de trabajo fijo-discontinuo
• Contratos de duración determinada: Por obra o servicio determinado; eventual por circunstancias de la producción; de interinidad.
• Contrato en prácticas: A tiempo completo o parcial.
• Contrato para la formación y el aprendizaje.
• Contrato de jubilación a tiempo parcial.
• Contrato de relevo: A tiempo completo o parcial.

Otros Documentos

• Prórrogas: Se puede utilizar el modelo oficial de comunicación de prórroga de contrato de trabajo.
• Conversión de contratos temporales en indefinidos: Se puede utilizar el modelo oficial de comunicación de conversión.
• Pacto de horas complementarias: Los trabajadores a tiempo parcial con contrato indefinido pueden pactar la realización de horas complementarias.
• Llamamiento a la actividad de fijos discontinuos: Existe un modelo de comunicación específico.
• Expediente de personal: Es la última operación administrativa a realizar.

El Expediente de Personal

Ficha del Personal

Los expedientes de todos los trabajadores se agrupan en un fichero o archivo de personal. El expediente de cada trabajador debe recoger su historial laboral ordenado cronológicamente. Se recomienda que las dos primeras páginas sean:

• Una ficha de personal.
• Una hoja-resumen con los documentos que contiene.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

Cualquier infracción de la normativa puede ser sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos.

Contenido del Expediente de Personal

• Carta de presentación y currículum.
• Informe de resultados de las pruebas de selección.
• Fotocopia de los títulos exigidos para la contratación.
• Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
• Documentación sobre acciones de formación.
• Información sobre evaluaciones de rendimiento/desempeño.
• Copia de las comunicaciones sobre la situación laboral del trabajador.
• Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador.

Documentación e Informes

Se guardan en soporte informático. Es necesario realizar copias de seguridad periódicas para garantizar su conservación.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

De acuerdo con la LOPD y su reglamento, al contratar, el empresario debe informar al empleado de:

• La existencia de un fichero o tratamiento de datos personales, su finalidad y los destinatarios de la información.
• La posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO).
• La identidad y dirección del responsable del tratamiento o de su representante.

Los datos solo se pueden usar dentro de los límites de la relación laboral. Cualquier otro uso requiere el consentimiento del trabajador.