Guía completa sobre el pedido, albarán y factura: definición y estructura

El Pedido

Es una solicitud de mercancía que el comprador hace al vendedor bajo unas peticiones pactadas.

Sirve para dejar claro el pedido. Lo hace el comprador y lo recibe el vendedor. Tiene que haber 2 copias mínimo.

Partes del pedido:

• Identificación de las partes: Nombre, domicilio y NIF del vendedor y comprador.
• Identificación del documento: Fecha y lugar donde se identifica donde se hace el pedido y el número de orden que lo pone el vendedor.
• Documentación de la mercancía: Lo que se pide y sus características. El precio, la cantidad, el código del producto...
• Condiciones de compra: (cómo se va a pagar, dónde, cómo va a ser la entrega…)
• La declaración de voluntad.

Albarán

Es un documento que emite el vendedor en el que se relacionan las mercancías enviadas.

Sirve para acreditar la entrega. Se realizan 3 copias, una para el vendedor, otra para el comprador y otra para la agencia de transportes. Cada albarán tiene que corresponder con el pedido.

Estructura del albarán:

• Identificación de las partes: Comprador y vendedor (nombre, domicilio, NIF).
• Identificación del documento: Fecha, lugar, número del pedido al que corresponde, número de albarán.
• Identificación de la mercancía: Código del producto, unidades, descripción, precio, etc.
• Condiciones de entrega: Quién lo entrega, cuándo y dónde lo entrega y el número de bultos.
• Aceptación del comprador: El comprador firma cuando recibe el pedido.

Factura

Documento expedido por el vendedor a cargo del comprador que acredita jurídicamente la compraventa de productos o la prestación de servicios. Siempre tiene que ser por escrito.

Identificación de las partes:

• Los datos del comprador y vendedor, NIF y domicilio.

Identificación del documento:

• Lugar y la fecha en la que se emite.
• Número correlativo del documento, hacer referencia al pedido y al albarán al que corresponde.

Descripción de la operación:

• Descripción de los productos, precio unitario, precio total (sin el IVA), aparte el tipo de IVA.
• Descuentos, los gastos que ocasiona la compraventa, el recargo si existiese alguno y por último el precio total.

Información sobre el pago:

• Fecha y forma de pago.

Tipos de IVA

Dependiendo de los casos el IVA variará:

• General: 21%
• Reducido: 10% (Alimentos, árboles y plantas, etc.)
• Superreducido: 4% (Cosas básicas)