Guía Completa para la Organización y Archivo de Papeles de Trabajo

Enviado por Chuletator online y clasificado en Economía

Escrito el 19 de Octubre de 2024 en español con un tamaño de 8,51 KB

ORGANIZACIÓN Y ARCHIVO: Como normas generales para la organización y archivo de los papeles de trabajo, podemos enumerar las siguientes:

Los papeles de trabajo irán convenientemente referenciados.
Se agruparán por secciones o áreas que se corresponderán fundamentalmente con las cuentas del balance de pérdidas y ganancias.
Separar los papeles de trabajo en 2 grupos o categorías:

* Papeles de trabajo permanentes: archivo permanente.
* Papeles de trabajo del ejercicio corriente: archivo del ejercicio corriente.

* Archivo permanente: contendrá todos aquellos documentos que contengan información relativa a la sociedad auditada que pueda ser de interés en auditorías sucesivas. Este archivo es especialmente importante en las auditorías recurrentes.

1. DATOS GENERALES:

Descripción de la historia y naturaleza del negocio.
Actividades de la empresa, domicilio social y ubicación de sus fábricas.
Organigrama.
Composición del consejo de administración.

2. INFORMACIÓN CONTABLE:

Plan de cuentas.
Descripción del sistema contable y tratamiento mecanizado de la información.
Normas o criterios especiales de contabilización.
Descripción de procedimientos.

3. ESCRITURAS Y CONTRATOS:

Resumen y copias de las escrituras de constitución, ampliaciones de capital, modificación de estatutos, compra-venta, etc.
Resumen o copia de contratos de préstamos, arrendamiento, comisiones, etc.
Pólizas de seguro sobre bienes, personas y responsabilidad con indicación actualizada del grado de cobertura de los riesgos de la entidad.

* Archivos del ejercicio corriente: incluyen la documentación relativa a los estados financieros sometidos a la auditoría del ejercicio corriente. Dentro de estos archivos, cabe destacar:

1. ARCHIVO GENERAL: los papeles referentes o asuntos generales deberán archivarse en una o varias carpetas consecutivas. El contenido de estas carpetas suele ser el siguiente:

Copia de auditoría, de la carta de recomendaciones.
Carta de presentación.
Confirmaciones de abogados.
Estados financieros definidos y provisionales.

2. ARCHIVO DE CONTROL INTERNO Y PLANIFICACIÓN: contendrá toda la documentación relativa al análisis del control interno de la sociedad y a la planificación del trabajo de auditoría a realizar.

Dentro de este archivo se incluirá la siguiente documentación:

Análisis por áreas del control interno.
Memorándum resumen de control interno.
Programa de trabajo.
Revisiones analíticas generales.
Control de tiempos.

3. ARCHIVOS POR ÁREAS: cada área o sección se corresponderá con una partida de los estados financieros. Dentro de cada área o sección se incluirá al menos la siguiente documentación:

Cédulas sumarias.
Memorándum resumen de la sección.
Programa de trabajo.
Cédulas de detalle.

FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno es un método digno de confianza que nos permite establecer funciones y responsabilidades del conjunto de recursos humanos de la empresa.
Es un plan adecuado y efectivo de todos los registros contables, así como también de todo movimiento económico de la organización.
Permite la separación adecuada de las obligaciones que tiene el personal.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Obtener información financiera, eficaz, correcta y segura.
Proteger los recursos empresariales, considerando como tal a todos los activos fijos de la empresa.
Fomentar la eficiencia y eficacia de las operaciones que desarrollan el conjunto de recursos humanos de la empresa.

OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO: el objetivo fundamental es suministrar evidencia de los procedimientos de trabajo realizados y los comentarios detallados que respaldan la opinión.

Planificar, coordinar y organizar las distintas fases del trabajo de auditoría.
Constituir un registro histórico de la información contable y los procedimientos empleados.
Servir de fuente de información y guía para la elaboración de futuros papeles de trabajo.
Ayudar al auditor a asegurarse de la correcta realización del trabajo.
Permitir el control del trabajo realizado mediante la revisión de los papeles de trabajo por un tercero competente.

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA

Revisión de informes de auditorías anteriores.
Estudio y evaluación del control interno.
Entrevistas con funcionarios responsables de cada área o sector.
Inspección de las áreas de trabajo, archivos, custodia de valores.
Inspección u observación de las diferentes operaciones económicas, financieras, administrativas y contables que realiza la empresa.
Revisión de los manuales de función.
Inspección y verificación de los contratos y otros documentos que maneja la empresa.

FINALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJOFacilita y respalda el informe de auditoría, mostrando un grado de control interno en cada área.
Mejora la calidad del examen.
Facilita la supervisión, revisión y control de responsabilidades.
Ayuda en el desarrollo profesional.
Respalda la opinión del auditor frente al requerimiento de otras instituciones.REGLAS PARA SU ELABORACIÓN
Su confección o elaboración debe ser exclusivamente con lápiz negro.
Debe planificarse su confección y presentación.
Debe existir o contener signos que abrevien su escritura.
Los signos empleados deben ser distintos en su significado o aplicación.
Deben ser ordenados mediante índices estructurados en base a signos, códigos o números.
Deben guardarse por un periodo mínimo de 5 años.CARACTERÍSTICAS Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO: deberán ser lo suficientemente completos y detallados como para que el auditor experimentado pueda obtener un entendimiento global de la auditoría.

Como características comunes que deberán contener unos nuevos papeles de trabajo, cabe destacar las siguientes:
1. Papeles de trabajo completos: En general, para que los papeles de trabajo puedan considerarse completos deben:
Identificar el alcance del servicio profesional encomendado.
Describir el trabajo realizado.
Identificar a los auditores que realizan y supervisan el trabajo.
Indicar las fechas en que se realizó y revisó el trabajo.
Expresar las conclusiones alcanzadas.
Incluir una adecuada referenciación cruzada.2. Papeles de trabajo concisos: Únicamente deberán prepararse aquellos papeles de trabajo que sean estrictamente necesarios y útiles para la realización del trabajo planificado.

3. Papeles claros: Al diseñar y elaborarlos, hay que intentar que su presentación y contenido permitan que una persona familiarizada con el trabajo pueda entenderlo sin problemas. Para ello, deberá tener las siguientes características:Buena ortografía y corrección en el lenguaje.
Nombres de empresas, lugares y personas bien expresadas.
Referenciación lógica y simple.
Reducido número de marcas de comprobación.

ÍNDICE DE REFERENCIA: son aquellos símbolos utilizados en los papeles de trabajo para que, ordenados de manera lógica, faciliten su manejo y archivo.

Se denomina cruzar referencias al hecho de referenciar los datos o comentarios de un papel de trabajo con otro por medio de la colocación de referencia del análisis con el cual se relaciona.

MARCAS DE CLASES: se denominan marcas de comprobación, tick-marks o simplemente ticks a los símbolos utilizados en la auditoría para explicar el trabajo realizado.

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