Guia Completa per a l'Organització d'Esdeveniments Esportius

Activitat i Calendari

És recomanable elaborar un cronograma de l'esdeveniment esportiu on es mostri la temporalització i es visualitzi la planificació temporal del projecte.

Organització i Metodologia

S'estableix la manera en què es gestionarà el projecte de l'esdeveniment. A continuació, es detallen els aspectes clau a considerar:

• Com es repartiran les responsabilitats de l'execució.
• Com es realitzarà la coordinació entre entitats en aquelles activitats que ho requereixin.
• Com es pretén incorporar la participació dels destinataris o implicats.
• Quina serà la metodologia de treball a seguir.

Nota: Aquests elements s'han de desenvolupar, detallar i plasmar al projecte.

Recursos Humans

Organigrama: Totes les persones que intervenen en el projecte.

Protocol

El protocol reuneix el conjunt d'actuacions relacionades amb l'organització que tenen com a finalitat el reconeixement, la representació i la presència dels diferents agents que intervenen en l'esdeveniment esportiu: esportistes, autoritats, patrocinadors, etc.

Consisteix en la realització de diferents actes (cerimònies, premis, invitacions, etc.), així com les relacions públiques i l'atenció als col·lectius esmentats.

Per a tot això, caldrà que hi hagi una figura responsable del protocol.

Objectius Generals del Protocol

• Informar i ajudar els convidats i assistents a l'esdeveniment esportiu.
• Enriquir el desenvolupament de l'esdeveniment des del punt de vista de la seva organització.
• Evitar i/o resoldre dificultats, problemes i situacions que puguin sorgir durant l'esdeveniment esportiu en el marc de les relacions socials i institucionals.

Objectius Específics del Protocol

• Atendre les persones relacionades amb l'esdeveniment esportiu.
• Ordenar les diferents actuacions amb flexibilitat, diàleg i negociació, però aplicant els reglaments i les normes pertinents.

El protocol ens obligarà a jerarquitzar espais, temps i persones, així com a dissenyar la logística d'ajuda necessària.

Atenció Sanitària

Normalment són empreses externes, encarregades de prevenir riscos i donar cobertura a emergències que es puguin produir. També inclouen serveis de fisioteràpia, control de dopatge, vigilància, etc.

Comunicació de l'Esdeveniment

Entenem la comunicació en un esdeveniment esportiu com el conjunt coordinat d'accions i eines que, de forma corporativa i comercial, busquen un efecte positiu, donant-se a conèixer als possibles consumidors i a la societat en general, utilitzant els diferents canals i mitjans que permeten arribar al públic destinatari.

L'objectiu general se centrarà en què el màxim nombre de persones sàpiguen de l'existència de l'esdeveniment i, a més, repercutirà de forma molt positiva en la captació de possibles patrocinadors.

Objectius Específics de Comunicació

• Informar l'opinió pública dels diferents aspectes organitzatius a través de diferents mitjans de comunicació convencionals.
• Difondre informació a públics objectius.
• Aconseguir credibilitat, prestigi i reputació.
• Donar cobertura publicitària mitjançant diferents suports.
• Servir com a punt d'informació.
• Facilitar l'intercanvi d'idees amb usuaris potencials.
• Facilitar les tasques administratives (ex: inscripció).
• Atendre les persones interessades de forma directa.

Programes de Comunicació

Per aquest motiu, s'haurà de generar una sèrie de programes que s'encarregaran d'aquestes accions:

1. Programa de relació amb els mitjans de comunicació.
2. Programa d'edició de suports (tríptics, eslògans, fulletons, suport digital...).
3. Programa de difusió a internet, xarxes socials, pàgina web, correu electrònic...
4. Programa d'atenció directa.
5. Programa de comunicació comercial i institucional (sponsors, patrocinadors, rodes de premsa, ambaixadors de l'esdeveniment).