Guia Completa per a l'Organització d'Esdeveniments: DMC, OPC i Més

Organització d'Esdeveniments: Una Visió General

Diversos actors intervenen en l'organització d'esdeveniments, cadascun amb un paper específic:

• Gestor de Destinacions (DMC): Acollir grups d'altres països i actuar com a coordinadors locals, gestionant transport, hotels, restaurants i activitats.
• Organitzadors Professionals de Congressos (OPC): Gestió de reunions i congressos per a associacions, incloent ponències i taules rodones.
• Agències de Viatge
• Empreses d'Incentius: Organitzen actes de motivació d'equips (team building) i activitats esportives a l'aire lliure.
• Agències de Comunicació: Empreses de màrqueting promocional, esdeveniments d'empresa i presentacions.

Actes Propis vs. Patrocini d'Actes

Actes propis: Organitzats per una companyia o institució per fer un comunicat.

Patrocini d'actes: Aportació de capital, tecnologia o recursos humans per a la celebració d'un esdeveniment aliè a la companyia per donar a conèixer una marca.

Coses en Comú: Actes Propis/Patrocini

• Difusió a través de mitjans de comunicació i màxima propagació mediàtica.
• Incidència de l'èxit o el fracàs sobre la marca.
• Transmeten emocions i sentiments com a missatge.
• Tenen lloc en indrets vinculats als espais de rutina del públic objectiu.
• Esdevenen transmissors de valors relacionats amb la marca.

Coses Diferents: Actes Propis/Patrocini

• El patrocini té un públic heterogeni, mentre que els actes propis tenen un públic selectiu.
• Els actes propis involucren una marca, mentre que els patrocinis poden involucrar-ne més d'una.
• Els actes propis tenen difusió en l'àmbit intern, mentre que els patrocinis arriben al públic assistent a l'acte i a més públic a través dels mitjans.
• Els actes propis tenen contacte directe amb el públic, mentre que els patrocinis tenen contacte amb els assistents però indirecte amb el públic objectiu que rep l'acte a través dels mitjans.

Fases del Procés d'Esdeveniment (PEGE)

1. Recerca: Quan arriba el client que vol que organitzem un esdeveniment, fer 5 preguntes clau: què, qui, quan, com, per què.
2. Disseny: Aportar diferents idees i creativitat, mantenint-se actualitzat i informat. Saber el lloc on ho farem i el material necessari.
3. Coordinació: Es demana precisió i responsabilitat per part del professional de l'esdeveniment, atenció continuada, assegurar tasques i seguir diàriament tot el que passa a l'esdeveniment (fer llista/checklist).
4. Avaluació

Planificació Pas a Pas

1. Pressupost
2. Lloc i data
3. Presentadors o mestres de cerimònies
4. Espais
5. Càtering
6. Contractes i assegurances
7. Material audiovisual i altres equipaments
8. Promoció
9. Sostenibilitat
10. Llista de tasques que s'han de fer molt abans
11. Pla de contingències (què pot sortir malament) + possibles solucions

Llista de Documents per al Dia de l'Esdeveniment

• Programa i cronograma de l'acte
• Pressupost
• Invitacions en paper
• Llista de convidats
• Pla de contingències
• Certificats o diplomes
• Díptics informatius/plànols de la ciutat
• Material per al dossier de premsa
• Checklist de coses que cal fer
• Checklist de seguiment de tasques

Després de l'Esdeveniment

El dia després:

• Enviar agraïments
• Redactar informe
• Reunió amb treballadors
• Ingressos/despeses
• Recollir
• Recull ressò mediàtic