Guía Completa de Informes, Formularios y SQL para Bases de Datos

Informes en Bases de Datos

Definición: Los informes son una forma efectiva de presentar datos de manera impresa o en pantalla, permitiendo una visualización clara y estructurada de la información.

Uso: Se utilizan para crear etiquetas de correo, agregar logotipos e imágenes, agrupar registros y calcular totales, entre otras funciones.

Características: La información proviene de una tabla o consulta. Parte de la información es estática y se almacena como parte del informe. Los informes presentan los datos de manera gráfica.

Creación de un Informe

Existen dos alternativas para crear un informe:

1. Modo Vista Diseño (MVD): Se crea manualmente desde el principio, permitiendo modificaciones menores.
2. Asistente: Automatiza el proceso, guiando paso a paso. Para utilizarlo, sigue estos pasos:
   1. Crear una consulta parametrizada.
   2. Ir a Crear, sección Informes, y aplicar el Asistente para Informes.
   3. Seleccionar la consulta y todos los campos disponibles.
   4. Elegir el modo de visualización de los datos.
   5. Determinar los datos para el encabezado del informe.
   6. Seleccionar campos para resumen (suma, totales).
   7. Dejar la distribución predeterminada.
   8. Elegir el estilo, dar un nombre al informe y finalizar el asistente.
   9. Modificar el informe en vista diseño para ajustar la visualización de los campos.

Formularios en Bases de Datos

Definición: Los formularios se utilizan para mostrar o editar datos de una tabla o consulta, controlando el acceso a los datos. Permiten insertar elementos gráficos (controles) para facilitar el manejo y visualización de la información.

Controles utilizados: Cuadro de texto, etiqueta, botón comando, cuadro de lista, subformulario, líneas, etc.

Herramientas para Crear Formularios

1. Mediante vista de diseño.
2. Asistente para formularios.
3. Automáticamente.
4. Mediante el uso de gráficos dinámicos.

Conceptos de las Herramientas

1. Vista de diseño: Se abre un formulario en blanco y se integran los objetos deseados.
2. Asistente: Utiliza una función gráfica con pasos preestablecidos para crear el formulario.
3. Automáticamente: Se selecciona una consulta en el panel de exploración para crear un formulario simple.
4. Gráficos dinámicos: Se crea un formulario basado en gráficos dinámicos preestablecidos por el usuario.

Estructura de un Formulario

1. Encabezado de formulario: Información variable para todos los registros.
2. Encabezado de página: Títulos o encabezados de columna en la parte superior de cada página impresa.
3. Detalle: Muestra los registros, uno o todos los que quepan en la página.
4. Pie de página: Información en la parte inferior de la página impresa (fecha o número).
5. Pie de formulario: Información invariable para todos los registros, aparece en la última página.

Fundamentos de SQL

Lenguajes de programación: Son conjuntos de símbolos y palabras que permiten dar instrucciones a las computadoras.

1. Lenguaje máquina: Instrucciones directas a la computadora.
2. Bajo nivel: Instrucciones en lenguaje ensamblador, traducidas a lenguaje máquina.
3. Alto nivel: Lenguaje independiente de la máquina, necesita un programa para traducirlo a bajo nivel.

Definición de SQL: Lenguaje universal para realizar consultas en bases de datos relacionales, definir la estructura de la base de datos, manipular información y gestionar permisos de acceso.

Organización de SQL

1. Lenguaje de definición de datos (DDL): Define la estructura de la base de datos (CREATE, DROP, ALTER).
2. Lenguaje de manipulación de datos (DML): Permite seleccionar, insertar, eliminar o actualizar datos (SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE).
3. Lenguaje de control de datos (DCL): Gestiona la seguridad y el control de acceso.

Utilización de SQL

SELECT: Comando más utilizado, con cláusulas para manipular datos de forma precisa.

Cláusulas:

• FROM: Origen de los datos (tabla).
• WHERE: Condiciones para los registros a seleccionar.
• GROUP BY: Separa registros en grupos específicos (SUM, COUNT).
• HAVING: Condiciones para cada grupo (con GROUP BY).
• ORDER BY: Ordena los registros (ascendente o descendente).

Funciones de Agregado

Realizan cálculos sobre un conjunto de valores y devuelven un solo valor.

• AVG: Promedio de valores.
• COUNT: Número de registros.
• SUM: Suma de valores.
• MAX: Valor más alto.
• MIN: Valor más bajo.

Sintaxis SQL

SELECT (tabla.campo, tabla.campo) FROM (tabla);

• *: Todos los registros de una tabla.
• .: Separador entre tabla y campo.
• ;: Final de la consulta.

Consulta parametrizada: SELECT, FROM, WHERE ((clientes.codigocliente)=[código]);

Entorno SQL: Área de trabajo para diseñar consultas sin tablas, asistentes o QBE.

Funciones de Agregado en SQL

AVG(tabla.campo) COUNT(tabla.campo) MIN(tabla.campo) MAX(tabla.campo) SUM(tabla.campo)

FIST(tabla.campo) LAST(tabla.campo): Primer y último valor de un campo.

STDEV(tabla.campo) STDEVP(tabla.campo): Desviación estándar de una población.

VAR(tabla.campo) VARO(tabla.campo): Varianza de una población o muestra.

Cláusulas SQL

ORDER BY: SELECT FROM [WHERE] ORDER BY tabla.campo [ASC, DESC];

GROUP BY: SELECT FROM GROUP BY tabla.campo1, tabla.campo2; (ORDER BY al final)

HAVING: SELECT FROM GROUP BY HAVING tabla.campo=criterio de grupo (puede ir ORDER BY al final)

Campos Calculados

Campos cuyos valores se obtienen mediante un cálculo. Se utilizan en SQL, vista diseño e informes. AS se usa para nombrar el nuevo campo en SQL. En vista diseño, debe ser [NOMBRE:].

Macros en Bases de Datos

Objetos que ejecutan instrucciones de forma automática mediante botones comando. Pueden tener varias instrucciones en un orden específico.

Creación de Macros

1. Solapa Crear, conjunto Macros y códigos, seleccionar Macros.
2. Se abren dos módulos: entorno macro y menú de acciones.
3. Elegir una acción de la lista desplegable.
4. Elegir el formulario a abrir.
5. Elegir cómo se mostrará el formulario al abrirlo.
6. Cerrar el cuadro de opciones y guardar la macro.

Botones Comando

Permiten realizar acciones predeterminadas (con macros). Aceleran operaciones. Se pueden usar botones predefinidos o crear uno personalizado.

Asignar una Macro a un Botón Comando

1. Abrir la base de datos.
2. Crear un formulario en blanco.
3. Formulario en vista diseño.
4. Solapa Diseño, controles, elegir botón.
5. Dibujar un rectángulo sobre el formulario.
6. Se abre el asistente de botones: categorías y acciones.
7. En categorías, buscar 'Otras' y en acciones, seleccionar 'Ejecutar macro'.
8. Seleccionar una macro.
9. Elegir el diseño.
10. Colocar un nombre y cerrar el asistente.
11. Rediseñar en vista diseño.