Guia Completa de Gestió i Organització d'Esdeveniments

Definició i Conceptes Clau dels Esdeveniments

Què és un Esdeveniment?

Una eina de comunicació relacionada amb l’àrea de màrqueting i de relacions públiques d'una empresa o institució.

Objectius Clau dels Esdeveniments

• Sorprendre i despertar interès.
• Crear imatge de marca.
• Prendre contacte directe i personalitzat amb els assistents.
• Arribar al públic objectiu.
• Afavorir les relacions empresa-clients, usuaris i treballadors.
• Millorar la imatge de l’empresa.
• Enfortir equips de treball.
• Presentar canvis o novetats en l’empresa.

Oportunitats dels Esdeveniments

Els esdeveniments obren una porta per contactar en temps real amb clients potencials difícils de persuadir a través d'altres mitjans.

Riscos en la Gestió d'Esdeveniments

Ens exposem a la crítica dels diferents públics afectats per l'acció, que n'avaluaran la qualitat i la professionalitat.

Roles Clau: Promotor, Patrocinador i Col·laborador

Promotor

Organitza i finança l’acte; pot ser una entitat pública o privada.

Patrocinador

Aporta diners o materials a canvi de publicitat.

Col·laborador

Dona suport econòmic o material sense esperar promoció.

Pla Estratègic de Gestió d'Esdeveniments (PEGE)

• Ajuda a destacar-se davant la competència.
• És versàtil i adaptable a diferents pressupostos.
• Genera prestigi i beneficis intangibles més enllà dels econòmics.
• Ha de crear una experiència positiva i memorable vinculada a la marca o producte.
• Empreses amb límits publicitaris (com les de tabac o alcohol) utilitzen esdeveniments propis per comunicar-se de manera efectiva.

Tipus d'Esdeveniments: Una Classificació Detallada

Esdeveniments Comercials

Relacionats amb la publicitat i les relacions públiques, tenen com a objectiu generar visibilitat, impactar als mitjans i reactivar la distribució del producte. (Exemple: llançament d'un nou model de BMW)

Esdeveniments Interns

Busquen enfortir la relació entre treballadors, directius i col·laboradors externs, fomentant la cohesió i la comunicació interna. (Exemples: celebracions d'aniversari, viatges d'incentiu)

Esdeveniments Esportius

Esdeveniments Esportius Propis

Organitzats per la marca per associar-se a l’esport i generar una imatge positiva.
Exemple: Cursa El Corte Inglés a Barcelona.

Esdeveniments Esportius Patrocinats

La marca aporta diners per aparèixer visualment en l’esdeveniment. Són habituals en sectors amb restriccions publicitàries (com l'alcohol o el tabac).

Esdeveniments Culturals

Promoguts per entitats públiques o privades amb l'objectiu d'impulsar la cultura. Poden ser de caràcter propi o patrocinats, depenent del cost i la rellevància.

Exemples: premis literaris, temporades teatrals o musicals, exposicions.

Esdeveniments Festius

Celebracions populars que promouen valors i cultura, sense una marca comercial directa, però que poden comptar amb patrocinadors.

Exemples: Fira dels espàrrecs, cavalcada de Reis, festes majors.

Esdeveniments Oficials

Actes de caràcter polític o institucional organitzats per entitats públiques, la gestió dels quals recau en els equips de comunicació i protocol.

Exemples: presa de possessió, recepcions oficials, inauguracions públiques.

Organització d'Esdeveniments Específics

Visites Guiades a l'Empresa

Tipus de Visites Guiades

• Executius
• Empreses del sector
• Institucions
• Clients
• Proveïdors
• Escolars
• Jornades de portes obertes

Organització de Visites Guiades

• Control d'arribada i gestió de grups petits (15-20 persones).
• Assignar acompanyants.
• Definir itineraris i la decoració adequada.
• Preparar fulletons informatius i regals promocionals.
• Oferir un refrigeri.
• Convocar la premsa si hi ha personalitats destacades.

Inauguracions i Aniversaris Corporatius

El tall de cinta és vistós però efímer; destapar una placa és més durador. Cal cuidar detalls com les tisores, la cinta i la col·locació de la placa.

Convidats a Inauguracions i Aniversaris

• Accionistes
• Clients
• Proveïdors
• Treballadors
• Familiars
• Autoritats
• Jubilats
• Públic general

Organització d'Inauguracions i Aniversaris

• Triar la data.
• Enviar invitacions.
• Preparar l’espai.
• Rebre els assistents.
• Discursos.
• Descobriment de placa.
• Vi d’honor.
• Entrega de regals corporatius.

Presentació de Producte, Marca o Servei

Convidats a Presentacions

• Directius
• Treballadors
• Clients
• Públic objectiu
• Premsa

Organització de Presentacions

• Escollir el presentador i l'espai adequat.
• Preparar la demostració.
• Convidar la premsa.
• Limitar la durada a un màxim de 30 minuts.

Roadshows: Esdeveniments Itinerants

Els roadshows són esdeveniments itinerants que porten una acció de màrqueting a diversos llocs amb l'objectiu de captar clients, transmetre missatges clau i promocionar marques o productes, sovint incorporant espectacle i entreteniment.

Showrooms: Espais d'Exposició

Els showrooms són espais d'exposició, permanents o temporals, dirigits tant a professionals com al públic general. En aquests espais es mostren productes, materials promocionals i campanyes audiovisuals. Són especialment comuns en el sector de la moda.

Pop-up Stores: Botigues Temporals

Una pop-up store és una botiga temporal situada en llocs estratègics que permet a les marques, especialment les de comerç electrònic, augmentar la seva visibilitat i vendre directament. Aquest format ofereix una experiència de compra única i interactiva, ideal per atraure i fidelitzar clients.

Lliurament de Premis

Preparatius per al Lliurament de Premis

• Seleccionar el tribunal i els guardonats.
• Definir la data i el lloc.
• Dissenyar les invitacions.
• Preparar els obsequis.
• Elaborar el programa.

Organització del Lliurament de Premis

• Preparar l'espai.
• Rebre i acomodar els convidats.
• Presentar l'acte.
• Fer la lectura dels mèrits.
• Lliurar els premis.
• Oferir els discursos.
• Realitzar la clausura.
• Organitzar un còctel.
• Entregar el dossier de premsa als mitjans.

Rodes de Premsa, Comunicats i Dossiers

• Roda de Premsa

  Una convocatòria anticipada per a periodistes que inclou informació clara i concisa (motiu, data, hora, lloc). És fonamental preparar l'espai, la megafonia i assegurar una imatge corporativa impecable.

• Comunicats de Premsa

  Documents oficials enviats als mitjans de comunicació amb notícies rellevants (resultats, canvis, activitats). Han de ser concisos i captar l'atenció, seguint la regla de les 6 W (Què, Qui, Quan, On, Per què, Com).

• Nota de Premsa Embargada

  Un comunicat que no es pot publicar abans d'una data o moment concret establert per l'emissor.