Guia Completa de Gestió Documental: Arxiu, Classificació i Codificació

Classificació i codificació del material d'arxiu

La classificació és una tècnica per a la identificació i el reagrupament sistemàtic d'elements similars segons unes característiques comunes.

La codificació és l'assignació de nombres, lletres o altres símbols als elements d'un tot, segons un pla sistemàtic, per tal de distingir-ne les diferents categories i les diferents partides dins de cada categoria.

Tipus de codificació

1. Codificació amb símbols alfabètics.
2. Codificació amb símbols numèrics.
3. Codificació amb símbols alfanumèrics.

Sistemes de classificació

• Classificació per noms en ordre alfabètic.
• Classificació per noms en ordre numèric.
• Classificació per noms en ordre geogràfic.
• Classificació en ordre cronològic.

Classificació per noms en ordre alfabètic

En la classificació per noms en ordre alfabètic, el material es classifica sobre la base dels cognoms de la persona a qui va dirigit el document i després s'ordena segons una seqüència alfabètica, aproximadament igual que es fa en la guia telefònica segons els noms dels abonats.

Avantatges:

• Senzillesa del pla de classificació.
• Familiaritat amb el criteri d'ordenació.
• Elasticitat.
• El baix cost.
• La facilitat de localització del material.

Inconvenients de la classificació per l'ordre alfabètic:

• Els criteris d'ordenació del material no són únics.
• Cal personal molt preparat si el material és abundant.
• Com més augmenta el material, més freqüents són els casos d'homonímia.
• L'ordenació de les dades manualment és difícil.

Criteris per a la tramesa de documents a l'arxiu inactiu

La tramesa s'ha de fer en dates prestablertes, de manera que s'evitin les acumulacions de material i la feina d'aquest departament es pugui repartir en el temps.

Normes per a l'expurgació (arxiu semiactiu a inactiu)

1. Els documents obsolets s'han de destruir immediatament.
2. Les carpetes ja alleugerides han de passar a l'arxiu inactiu.
3. Si tota una carpeta ha perdut el seu valor i ha passat el període de conservació, s'ha de destruir.
4. La persona responsable de l'arxiu inactiu s'ha d'encarregar de posar en lloc segur els documents confidencials.

Modalitats de conservació de documents a l'arxiu inactiu

1. Conservar els documents en l'estat en què es troben.
2. Conservar els documents en dimensió, pes i volum i destruir-ne l'original.

Petició de consulta i full de sortida de document

Cal omplir una petició de consulta escrita seguint un formulari i lliurar-la a la persona responsable de l'arxiu.

Cada cop que s'extregui un document de l'arxiu cal fer una anotació en un full anomenat "sortida de document". Aquest ha de contenir:

• El nom del document extret.
• La data de retirada.
• El nom de la persona o la denominació del departament o unitat a qui s'ha deixat el document.