Guía Completa sobre Fedatarios, Registros y Documentación Empresarial

Fedatarios Públicos y su Rol en la Legalización de Actos

Los fedatarios públicos, como notarios y otros funcionarios, son quienes dan fe pública, un poder otorgado por el Estado para legalizar actos y acuerdos. Esta capacidad asegura la validez jurídica de los mismos. Entre las figuras más comunes se encuentran los Letrados de la Administración de Justicia, Notarios y Registradores.

Registros Oficiales de las Administraciones Públicas

Dentro de las administraciones públicas, existen diversos registros con funciones específicas:

• Registro Mercantil: Es público y obligatorio para empresas comerciales y sociedades mercantiles. Su objetivo es dar publicidad a los actos y hechos relevantes para que terceros puedan conocer la situación jurídica de las empresas.
• Registro de la Propiedad: Inscribe y archiva derechos sobre bienes inmuebles, proporcionando seguridad jurídica al establecer la propiedad y los derechos asociados.
• Registro de Bienes Muebles: Inscribe la propiedad y gravámenes sobre bienes muebles, así como actos y resoluciones judiciales o administrativas relacionadas.
• Registro de la Propiedad Industrial: Protege diferentes tipos de derechos a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM):
  • Diseños industriales: Protegen la apariencia externa de los productos.
  • Marcas y nombres comerciales: Signos distintivos.
  • Patentes y modelos de utilidad: Protegen invenciones con fines industriales.
  • Topografías de semiconductores: Protegen el trazado de circuitos integrados.

Documentación de Constitución y Modificación de Empresas

La documentación necesaria para la constitución y modificación de empresas incluye:

1. Escrituras públicas:
   • Constitución: Otorgada ante notario por los socios fundadores, quienes deben asumir la totalidad de las participaciones o acciones. Se requiere certificación negativa, DNI de los socios, certificado bancario del capital social, estatutos y otros datos relevantes.
   • Modificación: Requiere un acta de reunión donde se decidan los cambios.
2. Estatutos: Documento que establece el funcionamiento de la sociedad.
3. Libros:
   • De actas: Registro de decisiones y acuerdos importantes, presentado telemáticamente para su legalización.
   • De acciones nominativas: Registro de accionistas en sociedades anónimas y comanditarias por acciones.
   • De socios: Registro de socios en sociedades limitadas.
   • De contratos: En caso de sociedades unipersonales.
   • De contabilidad: Incluye los libros obligatorios como inventarios, diario, de socios y de actas.

Libros de Contabilidad y Fiscalización

Dentro de los libros de contabilidad, la fiscalización se realiza mediante la auditoría de cuentas, llevada a cabo por auditores supervisados por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). El depósito de estados financieros se realiza ante el registro mercantil.

Empresa y Administración Electrónica

La incorporación de tecnologías en la administración facilita la creación de empresas a través de CIRCE y permite realizar trámites en línea mediante la sede electrónica. Las notificaciones telemáticas son cada vez más comunes.

Ventajas e Inconvenientes de la Administración Electrónica

Ventajas: Ahorro de costes y tiempo, mayor flexibilidad y comodidad, mayor productividad.

Inconvenientes: Dificultad de acceso, falta de formación o interés en nuevas tecnologías, desconfianza en la seguridad.

El uso de la administración electrónica contribuye a la protección del medio ambiente.

Seguridad Electrónica y Protección de Datos

La Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPD) asegura el manejo seguro de datos personales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) supervisa su cumplimiento. Los emprendedores deben inscribir sus ficheros en el Registro General de Protección de Datos y obtener el consentimiento claro para el tratamiento de datos.

Impuestos y Costes en la Adquisición de Vivienda

Al comprar una vivienda, se deben considerar impuestos como el ITPAJD y el IVA/IGIC, así como otros costes como gastos notariales, registro de la propiedad, transacción, hipoteca, inscripción, cancelación de hipoteca y seguro de vida.