Guia Completa de Documents: Interns, Protocol·laris i Administratius

Textos d'Organització Interna

Avís i Anunci

Són missatges breus dirigits a un col·lectiu, per anunciar alguna cosa o avisar d'algun fet d'interès comú.

• Llenguatge senzill i redacció molt cuidada.
• Es posaran en un lloc visible i amb una mida de lletra gran.
• Redacció en primera persona.

Comunicat Intern

La seva estructura és la següent:

• Nom del document
• Emissor (apartat "De", indicant el càrrec)
• Destinatari (apartat "A")
• Assumpte
• Missatge
• Firma
• Data
• Informació complementària

Informe

És un document que recull la descripció de totes les dades o esdeveniments relacionats amb un determinat assumpte. Es redacta en primera persona i sol incloure:

• Portada
• Introducció
• Desenvolupament
• Conclusions
• Recomanacions
• Annexos

Convocatòria

És un escrit en el qual es cita una o diverses persones perquè assisteixin a una reunió. S'utilitza un llenguatge neutral i concís, informant el motiu de la reunió, el lloc, el dia i l'hora.

Acta

És la relació escrita del succés tractat i acordat en una reunió. En la reunió, un dels participants serà el secretari i elaborarà l'acta.

Certificat

Document que serveix per constatar un determinat fet. Es redacta en primera o tercera persona.

• Encapçalament: Nom o logotip de l'empresa.
• Cos: Expressió "CERTIFICA... QUE..."
• Tancament: "I perquè consti als efectes oportuns, signa el present certificat a Barcelona, a 20 de juliol del 2014."

Portada de Fax

És un full que acompanya i presenta un fax. Conté les dades de l'emissor i el destinatari.

Notes de Recepció de Visites o Trucades Telefòniques

Són notes breus que s'utilitzen per la persona que atén el telèfon o una visita per transmetre un missatge al destinatari corresponent.

Textos Protocol·laris

Són textos formals que s'envien per cortesia a una persona.

Saluda

És el document que s'utilitza per comunicar fonamentalment alguna informació breu a persones amb qui es manté o es vol mantenir una relació comercial.

• Identificació de la institució a la qual pertany el càrrec.
• La forma de salutació es redueix a la paraula SALUDA.
• Es redacta en tercera persona.
• Fórmula de comiat: "Es complau expressar-li el testimoniatge de la seva consideració."

Invitació

Document breu que s'utilitza per convidar el destinatari a un acte.

Felicitacions

Escrits dirigits a persones per motius diversos.

Notes de Regal

La seva finalitat és acompanyar un regal que no s'entrega personalment.

Condol

Missatge que s'utilitza per transmetre el sentiment que produeix la mort d'alguna persona.

Esquela

Són missatges publicats en la premsa per comunicar la mort d'algú i manifestar el condol.

Telegrama

És un missatge molt breu, senzill i urgent que s'envia mitjançant el servei de telègraf.

Textos Relacionats amb l'Administració Pública

Instància

Es redacta en tercera persona, ocupant el marge dret (aproximadament 1/3 del full). És un document que conté diverses peticions dirigides a promoure l'acció de l'òrgan administratiu. La seva estructura inclou:

1. Dades de la persona que fa la sol·licitud.
2. EXPOSA QUE...
3. DEMANA...
4. Localitat i data.
5. Signatura.
6. Organisme o càrrec al qual s'adreça.

Denúncia

Document que s'utilitza per posar en coneixement de l'Administració pública l'existència d'un determinat fet que podria obligar a la iniciació d'un procediment administratiu.

Al·legacions

Aporta als òrgans responsables dades o variacions per a la seva consideració.

Recurs

És el document que es dirigeix a l'Administració Pública que ha dictat una resolució amb la qual l'interessat no està d'acord.