Guia Completa de Documents Administratius Públics: Característiques i Ús

1. Característiques Especials dels Documents Administratius Públics

Indica quines característiques especials tenen els documents administratius públics que els diferencien dels altres documents:

• Documents de comunicació.
• Documents de constància.
• Documents dels ciutadans.

2. Característiques dels Documents dels Ciutadans

Explica les característiques que diferencien els documents dels ciutadans dels altres tipus de documents:

• Documents Administratius de constància: Serveixen per acreditar determinats fets i actes.
• Documents dels ciutadans: Són els que els particulars adrecen a l'Administració.

3. Suports Documentals i Requisits

Enumera els suports documentals que coneguis. Quins requisits han de reunir perquè se'ls consideri com a suports dels documents administratius públics?

• Gràfics: El contingut està representat per formes, signes o color, com en els plànols, els mapes, els dibuixos, els gràfics.
• Sonors: Són els que conserven els sons, per exemple, discos i cintes magnetofòniques.
• En imatge: Utilitzen com a suport les fotografies, els vídeos, les pel·lícules, etcètera.
• Informàtics: Són llegibles per un ordinador (fitxes perforades, etc.).

4. Formes de Referència Documental

Explica les formes de referència que coneguis:

• N/Ref.: La nostra referència (de qui redacta el document).
• V/Ref.: La vostra referència (del document al qual respon).

Referència Numèrica

Consisteix en assignar als documents un número d'identificació.

Referència Alfabètica

S'escriuen les inicials del nom i els cognoms de qui redacta el document.

Referència Alfanumèrica

Consisteix en la combinació de les referències numèriques i alfanumèriques.

5. Significat de les Referències

Què poden significar les referències següents en els documents administratius?

1. N/Ref.: 7.943 — Numèrica.
2. N/Ref.: CRS/PCC — Alfabètica.
3. N/Ref.: APD/CCP-321 — Alfanumèrica.

6. Referenciació de Documents

Referencia aquests documents:

1. Ofici redactat per Jesús Benítez Pérez i mecanografiat per Carmen Santallana Gutiérrez. — Alfabètica
2. Document de contestació a l'anterior que es registra amb el número 8.254. — Numèrica
3. Resposta als documents de l'apartat b. — Alfabètica
4. Ofici registrat amb el número 843, enviat per Asunción Villa Zubieta i mecanografiat per Matias Cabrero del Monte, responent a l'ofici 731-PQM7 TAC.1-PQM/TAC. — Alfanumèrica

7. Frases per Iniciar la Redacció d'un Ofici

Escriu cinc frases que puguin servir per començar la redacció d'un ofici.

8. Fórmules de Salutació i Acomiadament en Documents Públics

Quines fórmules de salutació i d'acomiadament s'utilitzen en els documents públics? En quins casos es poden utilitzar els tractaments honorífics?

En els documents administratius, es poden utilitzar les següents fórmules de salutació:

• Distingit senyor / Distingida senyora
• Senyor / Senyora
• Benvolgut senyor / Benvolguda senyora

Els tractaments honorífics s'utilitzen amb el format: Tractament + nom i cognom/s, càrrec. Exemple: Honorable senyor Francesc Mons, conseller d'Economia.

O bé: Càrrec, tractament + nom i cognom/s. Exemple: El conseller d'Economia, Honorable senyor Francesc Mons.

9. Abreviacions i Referències a Disposicions Administratives

Indica com s'escriuen les abreviacions i les referències a disposicions administratives quan s'utilitzen per primera vegada en un document:

1. Butlletí Oficial de l'Estat — (BOE)
2. Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya — (DOGC)
3. Parc Mòbil Ministerial — (PMM)

10. Tipus de Documents Administratius: Interns i Externs

Explica les maneres en què, en els documents administratius, es pot escriure la localitat i la data.

Els documents administratius es poden classificar en:

1. Interns: Un document és intern quan l'emissor i el destinatari pertanyen a la mateixa Administració pública.
2. Externs: Un document és extern quan el destinatari és un òrgan o una unitat d'una Administració pública diferent a la de l'emissor, quan és un ciutadà o quan es tracta d'una entitat privada.

11. Identificació de l'Emissor i el Destinatari

Com s'identifica l'emissor d'un document? I el destinatari?

L'emissor s'identifica a la part superior del document, mentre que el destinatari s'identifica a la part inferior.

12. Oficis i Notes Interiors: Definició i Diferències

Explica què són i per a què serveixen els oficis. Indica quina és la diferència entre els oficis i les notes interiors.

Els principals documents d'informació són:

1. L'Ofici: És el document que utilitzen els òrgans i les unitats de l'Administració per comunicar-se entre ells i amb els particulars.
2. La Nota Interior: En canvi, la nota interior l'utilitzen els òrgans o les unitats d'un mateix òrgan superior per comunicar-se entre ells.