Guía Completa de Documentos Empresariales: Tipos, Estructuras y Ejemplos

Documentos Empresariales: Tipos y Estructuras

Comunicado Interno o Memorándum

El mensaje debe ser breve y ágil para una rápida comprensión. Si la información es extensa, debe desarrollarse como un anexo.

Informe

Documento que describe datos, hechos o acontecimientos relacionados con un asunto. Puede incluir gráficos, fotografías, organigramas y anexos.

Estructura del Informe

• Portada: Título del informe, nombres de redactores y destinatarios, y fecha.
• Introducción: Presenta los objetivos principales.
• Desarrollo: Información objetiva, dividida en apartados. Puede incluir gráficos, tablas, estadísticas, etc.
• Conclusiones: Analizan e interpretan los datos (excepto en informes expositivos).
• Recomendaciones
• Anexos: Bibliografía, fuentes consultadas, etc.

Convocatoria

Escrito que cita a personas para una reunión. Lenguaje neutro y conciso para evitar interpretaciones erróneas.

Estructura de la Convocatoria

• Título: Tipo de reunión y nombre del organismo, asociación o grupo.
• Convocatoria: Cita a los destinatarios, indicando motivo, fecha, hora y lugar.
• Orden del Día: Generalmente inicia con la "lectura y aprobación del acta de sesión anterior" y finaliza con "ruegos y preguntas".
• Cierre: Fecha, lugar de la convocatoria y firma del presidente.

Acta

Relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Imprescindible para el desarrollo conforme al orden del día y para registrar las decisiones.

Estructura del Acta

• Encabezamiento: Nombre de la empresa o institución.
• Relación de Asistentes
• Lugar y Fecha de la Reunión
• Hora de Comienzo y Finalización
• Orden del Día
• Resumen de los Temas Debatidos y Decisiones
• Firma del Secretario y Aceptación y Firma del Presidente

Certificado

Documento que comprueba un hecho. Emitido a instancia del receptor por una persona autorizada.

Estructura del Certificado

• Encabezamiento: Nombre o logotipo de la empresa emisora. Si el emisor es una persona, debe incluir su nombre y cargo.
• Cuerpo: Inicia con la expresión "Certifico" y detalla el hecho o circunstancia.
• Cierre: Fecha en letra, precedida de frases como: "Y para que conste a los efectos oportunos, firmo el presente certificado en...".

Notas de Recepción de Llamadas Telefónicas y Visitas

Documentos breves para transmitir mensajes.

Estructura

• Destinatario: Persona a la que llaman o visitan.
• Remitente: Persona que llama o visita y nombre de la empresa.
• Motivo de la Llamada o Visita
• Número de Teléfono
• Mensaje: Breve y claro.

Textos Protocolarios

Documentos formales enviados por cortesía, sin fines comerciales. Pueden ser cartas, tarjetas de empresa o tarjetas en blanco.

Tipos y Características

• Saluda: Comunica información breve. Se escribe en tercera persona y no se firma.
• Invitación: Invita a un acto o celebración. Redacción sobria, formal y elegante.
• Felicitación: Dirigida a personas por diversos motivos, como éxitos profesionales o festividades.