Guía Completa de Aprovisionamiento Farmacéutico: Pedidos, Albaranes y Facturas

1. Identificación y Elaboración de Pedidos en Farmacia

1.1 Identificación de los Pedidos

Los productos suelen identificarse por códigos. Estos códigos son:

a) El código de barras: Sigue una normativa internacional aceptada por todos los países para la comercialización e identificación de los productos. Se llama codificación EAN.

Los lectores ópticos de la farmacia (OF) convierten la codificación de las líneas en una numeración unida a los productos y lo identifican para incorporarlos a la memoria de los sistemas informáticos.

b) El código nacional: Existe otro código que se encuentra en la mayoría de productos que se dispensan: el código nacional (CN), compuesto por 7 cifras. Este código debe solicitarse por parte de los laboratorios fabricantes al Consejo General de Colegios Profesionales de Farmacéuticos, que lo asigna para cada producto. Todo medicamento debe tener impreso en el cartonaje el CN en el ángulo superior derecho de la cara principal y en el cupón-precinto dispensables por la Seguridad Social (SS).

c) Código interno del proveedor: En algunos productos no hay código nacional, pero sí código de barras. Para elaborar el pedido, debemos asignarle el código interno del proveedor al que lo queramos solicitar.

Algunos carecen de CN y código de barras. En este caso, no hay más alternativa que solicitar al proveedor el producto por su código interno.

1.2 Elaboración y Emisión del Pedido

En la farmacia, el pedido se realiza de diferentes formas.

a) Control y reposición automática

La reposición diaria a los mayoristas se realiza mediante un sistema informático de gestión (farmalog).

Este sistema propone un posible pedido, ya sea por reposición automática de los productos vendidos o por el control automático de las existencias mínimas.

A medida que se registra cada producto que dispensamos, el sistema guarda la información y la pone a disposición de la persona responsable. Esta persona, si lo acepta, hace el pedido o puede rechazarlo y hacerlo posteriormente.

b) Sistema de reposición no automática

El ordenador proporciona información de las existencias, pero los pedidos se elaboran manualmente para transmitirlos al proveedor de diferentes formas, como puede ser:

• Visita personal: El representante del proveedor registra la compra en sus hojas de pedido. Pide una conformidad con la firma y el sello de la farmacia y entrega una copia al comprador.
• Teléfono: En estos pedidos, conviene guardar una copia del mismo y, si es posible, que el proveedor nos confirme lo solicitado.
• Fax: Podemos conservar la copia del pedido, pero conviene pedir la confirmación de su recepción.
• Correo electrónico: Los proveedores dan listados de productos en formato electrónico para facilitar el pedido.

2. Soporte Administrativo de la Gestión de Aprovisionamiento

Cada pedido produce un albarán, y cada albarán da lugar a una factura.

2.1 El Albarán

Es el documento que acompaña a las mercancías entregadas, en el que figuran detalladamente los productos entregados.

Encontramos los datos del proveedor y el cliente, la fecha de envío y el número de albarán. Algunas veces incluye el precio de los productos, los descuentos aplicados, el IVA de cada producto, el RE (si existe) y el importe total de la compra.

La persona que entrega la mercancía puede pedir que firmemos o sellemos el albarán.

Los mayoristas sirven los productos sin pedir ninguna firma.

Los Operadores Logísticos (OL) piden el sello en el albarán.

2.2 Las Facturas

Resume las condiciones de la operación y es la fuente de información fundamental para la contabilidad de la empresa.

Este documento debe contener:

• La denominación "factura" con su numeración correlativa.
• El lugar y fecha de emisión de la factura.
• La denominación social o nombre y apellidos y dirección con su número de identificación fiscal (NIF) o (CIF).
• La descripción de la operación, con los descuentos aplicados, el IVA y el importe total.

En el caso de los mayoristas, se acuerda un resumen mensual o dos resúmenes quincenales: una factura que recoge la cuantía de todos los albaranes.

Los laboratorios tienen pocas entregas; suelen emitir una factura por cada albarán.

2.3 Facturas a Clientes

La farmacia no está obligada a emitir facturas, pero sí a entregar el ticket de caja como recibo ante la petición voluntaria de un cliente. Podemos emitir una factura incluyendo todos los datos. Las aplicaciones informáticas pueden dar de alta a clientes con sus datos completos, lo que facilita la realización de las facturas correspondientes y guardar sus datos de compra en el sistema.

3. Gestión de Pago

Una vez recibida la factura, comprobamos que coincide con los productos del albarán correspondiente y que se cumplen las condiciones pactadas de precio y descuento. A continuación, se inicia el proceso de pago al proveedor en el plazo de pago acordado.