Guía Completa sobre Albaranes y Recepción de Mercancías: Proceso y Verificación

Documentación que Acompaña la Mercancía: Albaranes y Recepción

El Albarán o Nota de Entrega

El albarán o nota de entrega es un documento que confecciona el vendedor en el que se detallan las mercancías que se remiten al cliente. No es un documento obligatorio en las operaciones de compraventa. El albarán se confecciona por cuadruplicado. Cada copia tiene un destino diferente:

• Albarán original y copia (2) se remiten al cliente junto con la mercancía. El cliente devuelve firmada la copia (2).
• Otra copia (3) se remite al departamento de ventas para confeccionar la factura.
• La copia 4 se remite al almacén como justificante de la salida de la mercancía.

Contenido del Albarán

El albarán contiene, además de los datos del emisor y receptor, los datos de la mercancía que se envía: cantidad, descripción, etc.

Tipos de Albaranes

• Albaranes valorados: Son aquellos en los que se hace constar el precio individual y total de la operación. Este albarán permite que el comprador pueda conocer el valor de la mercancía sin tener que esperar la factura.
• Albaranes sin valorar: No se valora económicamente el producto, solo se hace constar la cantidad y la descripción de la mercancía. Solo se busca acreditar que una mercancía ha sido entregada satisfactoriamente.

Recepción y Verificación de Mercancías

La Recepción

En la recepción, el cliente se encarga de admitir los pedidos solicitados y deberá disponer de una relación de los pedidos enviados en función de los plazos de entrega. La mercancía va acompañada del albarán de entrega del transportista.

El proceso de recepción por parte del cliente se compone de las siguientes fases:

1. El cliente debe comprobar la coincidencia entre los datos de los documentos de llegada y el pedido al cual corresponde.
2. Ordena la descarga de los productos.
3. Cuenta los bultos descargados y verifica que no existen daños externos.
4. Comunican los daños al departamento de compras, para que este realice la reclamación oportuna.
5. Anota los desperfectos encontrados en el albarán del transportista.

La Verificación

Consiste en realizar una inspección de los productos recibidos.

1. Recuento físico de la mercancía recibida. Se da fe de que se ha recibido lo que se ha solicitado.
2. Se comprueba que lo recibido coincide con lo relacionado en el albarán de entrega.
3. Se envían los datos de identificación a los departamentos de compras y contabilidad con sus anomalías.
4. Se da alta de la mercancía en el almacén.

El objetivo principal de la recepción es descubrir los errores que se hayan producido.

Resultado de la Verificación

• La verificación es conforme: se acepta la mercancía y se firma el albarán ‘’conforme’’.
• La verificación no es conforme: por mercancía en mal estado o falta de mercancía. Se deberá indicar la anomalía producida en el documento de entrega, en el apartado correspondiente del albarán dedicado a observaciones.