Grupos de Mejora en Organizaciones: Roles y Funciones
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Los grupos de mejora son nombrados por la dirección de la organización para buscar soluciones a un problema concreto, determinado por esta. Su cometido será establecer los objetivos a alcanzar y decidir las acciones a emprender para lograrlos, al finalizar el grupo se disolverá. La dirección se encargará de supervisar e implantar las medidas que proponga. Este método de trabajo se utiliza cuando debe afrontarse un problema que afecta a diversas áreas o departamentos de la organización y requiere una solución urgente. El grupo estará formado por 4-5 personas, preferentemente con formación en las técnicas grupales, con experiencia en técnicas de análisis y diagnóstico.
La dirección decidirá cuál es el problema prioritario, los objetivos, las personas idóneas para tratarlo, y se compromete a adoptar la solución que se proponga.
Coordinador: llevará el seguimiento del trabajo en grupo, coordinará, resolverá las dificultades logísticas, verificará el progreso del grupo e informará a la dirección.
Moderador: facilitará la comunicación entre participantes, asignará responsabilidades, establecerá plazos, etc.
Secretario: redactará las actas de las reuniones y se hará cargo de la documentación que se posea o que se vaya generando.
Círculos de calidad o grupos de participación
Son pequeños grupos de operarios, compuestos generalmente por entre 4-10 personas, que desarrollan voluntariamente actividades de mejora en su propio centro de trabajo, constituyen las organización básica en el ámbito del personal. Actualmente en los círculos de calidad se introduce al operario que realiza la tarea ya que tendrá sobre ella un dominio experto. Las tres áreas fundamentales:
Preparación/consulta: participando en la normalización de los procesos, operaciones y procedimientos (POP), colaborando en la definición de sus necesidades de formación y siendo consultado por los cuadros y técnicos jerárquicos sobre problemas relacionados con los POP.
Gestión/mantenimiento: gestionando de forma autónoma los POP, verificando por el autocontrol los resultados de su trabajo y localizando anomalías.
Mejora: presentando ideas y sugerencias destinadas a la mejora y cooperando en la realización de proyectos de mejora de los POP.
Los temas a resolver deberán ser voluntarios, aunque la dirección podrá sugerir temas. La dirección podrá rechazar un tema a tratar por ya haberse tratado o exista otro grupo tratándolo ese mismo tema.
Como órgano de coordinación deberá existir un comité de los círculos de calidad, para definir los objetivos del programa, planificar su introducción en la organización, asegurar los recursos necesarios y delegar en el coordinador de cada grupo.
Los objetivos a alcanzar serán: contribuir a la mejora y desarrollo de la organización, incrementar la participación en la definición de procedimientos de trabajo, crear un buen ambiente de trabajo y desarrollar las capacidades del personal.
Coordinador: le corresponde tanto la implantación del programa general como la formación del personal participante. Deberá reunir una alta formación y experiencia, diplomacia, capacidad de convencimiento entre otras.
Moderador: será el encargado de la coordinación del grupo de trabajo, deberá ser tenaz, tener capacidad de síntesis, de reacción ante situaciones imprevistas y de escuchar y entender las opiniones. Por el contrario como misiones en el círculo de calidad tendrá entre otras la de asegurar que cada componente del grupo acepte las reglas, garantizar la participación efectiva, aportar sugerencias y ayudar a tomar decisiones, etc.
Secretario: deberá ser un componente del grupo con la misión de preparar la orden del día, redactar las actas y el registro de la documentación. Dirección: no deberá intervenir en la formación de los grupos ni en la selección y desarrollo de los proyectos. Para conseguir los objetivos propuestos la organización debe estar preparada para que las soluciones adoptadas sean rápidamente estudiadas y contestadas, los grupos deberán empezar con trabajos no demasiado complicados que se irán incrementando en dificultad, apoyo de la dirección y formación de los integrantes del grupo.