Grupos y Equipos de Trabajo: Tipos, Elementos y Desarrollo

Los grupos de trabajo son unidades colectivas orientadas a la tarea, compuestas por un pequeño número de miembros organizados y que interactúan entre sí y con su ambiente para conseguir determinados objetivos grupales. Elementos: pequeño número de miembros, compuestos por personas que se organizan entre sí mediante normas del grupo, roles desempeñados, etc. Alcanzan objetivos grupales con algún grado de eficacia, lo que afectará inevitablemente al desempeño de la organización.

El equipo se forma una vez que los grupos de trabajo han madurado. El equipo de trabajo es un grupo de trabajo, pero no todos los grupos de trabajo son equipos.

Tipología de los Grupos

Nivel de Formalidad

• Grupos formales: Son unidades de la estructura organizativa diseñados y establecidos por la propia organización para alcanzar los objetivos de la misma. Son grupos de trabajo que obedecen a una combinación planificada de personas para la realización de las tareas previamente fijadas vinculadas a la misión, objetivos y planes de la organización.
  • Grupos de mando, verticales o funcionales: Son los encargados de desarrollar las actividades rutinarias de la empresa.
  • Grupos de tareas o interfuncionales: Son grupos formales por medio de los cuales los miembros de una organización interactúan entre sí para desarrollar la mayoría de las actividades no rutinarias de la empresa.
• Grupos informales: Son el resultado de diferentes relaciones espontáneas. Al no estar diseñados por la organización, no persiguen el desarrollo de los objetivos organizacionales, sino satisfacer las necesidades individuales de sus miembros. Estos grupos se rigen por las normas que establece el propio grupo.
  • Grupos de interés: Logran y mantienen la cohesión de sus miembros por la existencia de un interés o preocupación común sobre un tema específico. Se disuelven cuando se alcanza el objetivo.
  • Grupos de amistad: Existen en las organizaciones debido a la afinidad personal que tienen sus integrantes. Suelen extender sus relaciones a actividades fuera del centro de trabajo. Suelen cambiar a lo largo del tiempo a medida que surgen nuevas amistades o se deterioran las existentes.

Estos grupos presentan aspectos:

• Disfuncionales: Objetivos en conflicto, limitaciones de la producción, conformidad, anulación de la ambición, la inercia y la resistencia al cambio.
• Funcionales o beneficios: Mejoran la comunicación dentro de la empresa, suponen una válvula de escape para las emociones de los individuos, permiten la integración del sistema total de una forma más eficaz y compensan las deficiencias en las habilidades de un administrador.

Dimensión Temporal

• Grupos permanentes: Forman parte de la estructura organizativa y están dirigidos a la realización de las actividades habituales de la organización. Estructura estable y duradera.
• Grupos temporales: Se crean para la realización de actividades específicas (no repetitivas) y desaparecen. Dan flexibilidad.

Grado de Autonomía del Grupo

• Grupos dirigidos desde el exterior.
• Grupos autodiseñados: El desempeño del grupo depende más del grupo en sí que de la dirección externa del mismo.
• Grupos autodirigidos: La dirección externa es responsable de diseñar el contexto organizacional, mientras que el grupo en sí es el responsable de la ejecución del trabajo. Mejoran la calidad, la productividad y el servicio al cliente, dotan a la organización de mayor flexibilidad, y aumentan el compromiso del empleado con la organización.

Otros Tipos de Grupos: Los Grupos Virtuales

Están formados por personas que se encuentran geográfica u organizacionalmente dispersas y que usan las tecnologías de la información y la comunicación para colaborar en el desarrollo de proyectos y así alcanzar objetivos comunes. El éxito en la gestión de los grupos virtuales proviene de la tecnología y la aplicación de unas reglas y modos de funcionamiento diferentes a los utilizados en los grupos tradicionales donde sus miembros se encuentran localizados físicamente en el mismo lugar.

Elementos de los Grupos

Tamaño del Grupo

• Grupos pequeños (entre 2 y 10 personas).
• Grupos grandes: Más recursos, pero menos interacción.

Liderazgo del Grupo

• Grupos informales: El líder surge de manera informal entre los miembros.
• Grupos formales: El líder puede ser el propio administrador, puede ser designado por éste o puede ser designado por los miembros del grupo.

Normas del Grupo

Entre los aspectos que pueden ser controlados se pueden citar la jornada de trabajo, horarios, vestimenta, cómo compartir la información, etc. Las normas definen las fronteras de lo que es un comportamiento aceptable, proporcionando un marco de referencia entre lo correcto o incorrecto.

Roles de los Miembros del Grupo

• Rol de especialista de tareas: Invierte tiempo y energía en ayudar al grupo a alcanzar su objetivo.
• Rol socioemocional: Apoyan las necesidades emocionales de los miembros del grupo.
• Rol no participativo o disfuncional: Personas que contribuyen poco.

Cohesión del Grupo

Es el grado en el cual los miembros de un grupo se sienten vinculados al mismo, es uno de los aspectos que más impacto tiene sobre el desempeño y eficacia del grupo. Más participación en el grupo, más conformidad con las normas, más logro de los objetivos del grupo, más moral y más estabilidad.

Estatus

Es la posición o jerarquía que ocupa cada persona en un grupo. Las personas con mayor estatus son las que tienen mayor posibilidad de influencia sobre los demás.

Tareas del Grupo

La interdependencia se refiere a que el trabajo realizado por un miembro del grupo influye en el trabajo que realizan los demás. Por tanto, el grado de interdependencia de la tarea afecta al desempeño del grupo.

Composición

Atendiendo al grado de semejanza entre los individuos, es decir, similitud de características demográficas, de personalidad, habilidades y capacidades, experiencia, etc., pueden encontrarse:

• Grupos homogéneos.
• Grupos heterogéneos.

Formación y Desarrollo de Grupos

Etapas en la formación y desarrollo de los grupos:

1. Formación: Se producen los primeros contactos entre miembros, establecen ciertas normas características, el administrador debe hacer sentir al trabajador especial, existe incertidumbre y confusión.
2. Conflicto: Los miembros comienzan a discutir, debatir y experimentar entre sí. Se intenta avanzar hacia los diferentes roles de liderazgo.
3. Normativa: El grupo pasa a ser más eficaz, comienza a estar más cohesionado y los miembros pasan a tener un consenso sobre los objetivos del grupo y cómo deben actuar para alcanzarlos. Existe una colaboración y cooperación entre los miembros.
4. Desempeño: Madurez plena del grupo, sus normas, estructura y jerarquía se encuentran perfectamente definidas.
5. Terminación: Conseguidos los objetivos y finalizadas las tareas, la cohesión empieza a disminuir, dando lugar, primero a la desvinculación de algunos miembros y después a la desaparición final del grupo (siempre y cuando los grupos no sean permanentes).

Características de los Grupos Eficaces

• Rendimiento.
• Satisfacción de los miembros.
• Capacidad de cooperación continuada.

Factores que afectan a la eficacia de un grupo de trabajo: El contexto de su creación, la naturaleza de sus miembros y la de sus tareas. Estos tres elementos configuran lo que se denomina clima de trabajo. Un clima favorable para el trabajo en grupo depende de: confianza mutua, empatía activa, juicio clemente, valentía y ayudar.

Ventajas y Puntos Débiles de los Grupos

Ventajas: Mejorar el desempeño, mejorar la capacidad de respuesta a los clientes, mejorar la innovación y mejorar la motivación y satisfacción de los empleados.

Puntos débiles: Consumen más tiempo. Conformismo con la situación y no realizar juicios críticos por miedo a ser excluidos del mismo. Controlar y manipular al resto desvirtuando así los objetivos. Menosprecio o rechazo hacia otros, dando así lugar a la aparición de sentimiento de inseguridad y pérdida de autoestima de dichos individuos. Pereza social.

Equipos de Trabajo

Conjunto de personas, altamente cohesionadas, con habilidades complementarias y responsabilidades, tanto individuales como conjuntas, que trabajan hacia la consecución de un objetivo común. Son grupos maduros cuyos miembros tienen cierto grado de interdependencia y motivación que les permite alcanzar objetivos comunes.

Similitudes con los Grupos de Trabajo

• Se forman cuando interactúan dos o más personas.
• Ofrecen una estructura sólida para el trabajo y la interacción de sus miembros.
• Sus integrantes desempeñan funciones específicas en términos técnicos, de liderazgo, de resolución de problemas y emocionales.
• Los miembros comparten uno o más objetivos.

Diferencias con Respecto a los Grupos de Trabajo

• Todos los equipos de trabajo son grupos de trabajo, pero no todos los grupos de trabajo llegan a convertirse en equipos; un grupo se convertirá en equipo cuando los miembros estén dispuestos a ayudarse entre sí para alcanzar un objetivo de la organización.
• Los equipos se caracterizan por tener miembros con habilidades complementarias, las cuales permiten alcanzar un propósito común del que todos los componentes del equipo son mutuamente responsables.
• En los grupos de trabajo, los miembros son responsables de su trabajo individual y, por tanto, no lo son del resultado del grupo, mientras que en los equipos de trabajo se comparten los objetivos del rendimiento y, consiguientemente, los individuos son responsables de los resultados finales.
• En los grupos de trabajo la interacción es menor a la que se produce en los equipos de trabajo, ya que el equipo implica un sentido de misión compartida y de responsabilidad colectiva.