Glosario de Conceptos Clave en Organización de Eventos y Protocolo Empresarial

Conceptos Clave en Eventos y Protocolo

Este glosario recopila y define términos fundamentales en el ámbito de la organización de eventos, reuniones y protocolo empresarial, esenciales para profesionales del sector.

Tipos de Eventos y Encuentros

Anfitrión

Persona que organiza un acto o evento, ya sea de forma informal o formal.

Cronograma

Planificación de un evento donde se especifican las actividades a realizar y el tiempo en que se ejecutarán. Es un sistema que establece las actividades de un evento, su duración y las personas responsables de llevarlas a cabo.

Conferencia de Prensa

Reunión organizada para dar a conocer una opinión o información a un grupo de periodistas acreditados.

Foro

Reunión para la libre expresión de ideas, moderada por un coordinador.

Mesa Redonda

Reunión donde varios expositores (entre 3 y 6) mantienen puntos de vista sobre un tema, permitiendo el debate. Su objetivo es ofrecer información objetiva y requiere la presencia de un moderador.

Desayuno de Trabajo

Cita matutina de un grupo de personas para analizar un tema concreto e intercambiar ideas, generalmente con la presencia de un moderador.

Almuerzo de Trabajo

Encuentro para conversar sobre un tema particular de manera más relajada, mientras se disfruta del almuerzo.

Brunch de Trabajo

(Del inglés breakfast + lunch). Evento que se desarrolla en el horario intermedio entre el desayuno y el almuerzo.

Vino de Honor

Acto social que acompaña a otro evento de mayor envergadura. Se ofrece vino dulce, de Oporto o de Jerez, sin servicio de catering.

Vernissage

Acto de inauguración o comienzo de una exhibición de arte o de distintas expresiones artísticas.

Brindis

Acto que acompaña un reconocimiento, entrega de premio u homenaje. Suele realizarse antes de una comida en honor al homenajeado y se sirve vino espumoso.

Exposición

Reunión de expositores para una exhibición pública sin venta directa a los visitantes (divulgación sin venta). Su objetivo es mostrar los progresos alcanzados en un país o región, o la actividad de una industria o comercio.

Muestra

Exposición realizada por un único expositor.

Feria

Exposición donde se vende lo que se exhibe (divulgación con venta).

Showrooms

Espacio de exhibición de productos destinados a la venta, expuestos en mostradores o exhibidores.

Reuniones y Formatos de Aprendizaje

Asamblea

Reunión formal y reglamentaria de una institución o empresa. Requiere la redacción de un acta y un temario u orden del día, ya que los temas de discusión y decisión no son libres. Es el máximo órgano de decisión de una institución y rige su destino.

Asamblea Ordinaria

Reunión que se realiza en una fecha y horario preestablecidos entre los miembros.

Asamblea Extraordinaria

Reunión especial convocada para tratar temas que no fueron contemplados en el cronograma original.

Curso

Seminario extendido en el tiempo. Es una reunión de estudio y trabajo de grupo reducido, enfocada en el aprendizaje activo.

Debate

Discusión grupal e informal sobre un tema, con una duración inferior a 1 hora. Se realiza con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Generalmente, participan grupos de menos de 15 personas.

Seminarios

Grupo reducido de personas que investiga o estudia un tema determinado en reuniones planificadas.

Workshop

Taller práctico (del inglés workshop). Grupos de hasta 15 personas con un coordinador que toma nota de las conclusiones.

Simposios

Reunión de personas capacitadas en un tema específico, con exposición de expertos. Los participantes exponen individualmente en menos de 20 minutos y no se organiza debate.

Coloquio

Reunión informal de especialistas donde se discute un problema sin llegar necesariamente a un acuerdo o conclusión.

Conferencia

Reunión donde se congregan representantes de distintas organizaciones, países o regiones para tratar asuntos políticos o diplomáticos.

Ciclo de Conferencias

Serie de varias conferencias consecutivas que se pronuncian en un mismo periodo de tiempo. Pueden o no tener congruencia temática.

Teleconferencia

Comunicación a distancia (vía satélite o internet) donde un expositor puede realizar su conferencia a una audiencia remota.

Gestión y Logística de Eventos

Presupuesto

Previsión detallada de gastos e ingresos para la organización de un acto o evento protocolario.

Punto de Equilibrio

Momento en que los gastos se equiparan con los ingresos dentro de un presupuesto, indicando que no hay pérdidas ni ganancias.

Reunión

Encuentro de personas en un lugar determinado para realizar o organizar una actividad concreta. Comúnmente, implica un mínimo de 10 participantes y una duración de 4 horas en un espacio contratado.

Aspectos de Protocolo y Etiqueta

Etiqueta

Conjunto de normas y elementos relacionados con el vestuario, la ornamentación y la gestualidad de las personas en un contexto social o profesional.

Precedencia

Criterio para ubicar a las personas en un orden determinado, basado en normas formales u objetivos establecidos.