Gestión de Stocks y Rotación de Existencias: Optimización y Rentabilidad

LA GESTIÓN DE STOCKS. LA ROTACIÓN DE EXISTENCIAS

1. LA GESTIÓN DE STOCKS

La empresa pretende:

• Gestionar los stocks
• Rentabilizar la inversión
• Ser cada vez más competitivos

Una buena gestión de stocks implica:

• Prever el volumen de ventas en un periodo de tiempo
• Reducir costes (de almacenaje y del precio de coste)
• Ofrecer un servicio rápido y eficaz

El almacenaje es un coste añadido a los productos.

Las nuevas técnicas de logística permiten:

• Un coste de almacenaje menor
• Un servicio de entrega al cliente en menor tiempo
• Que la mercancía llegue al destino en la cantidad, calidad y momento que se necesitan.

2. LOS STOCKS O EXISTENCIAS

Stocks, existencias o mercancía: conjunto de productos que tiene la empresa almacenados para su utilización o venta posterior.

• Stock empresa industrial: Materia prima + producto semiterminado + producto terminado
• Stock empresa comercial: producto terminado

2.1 Diferencias entre stock y surtido

Stock → la cantidad almacenada de cada uno de los productos. El número de artículos disponibles para la venta. El stock tiene un valor económico que hay que gestionar. Debe haber un equilibrio entre la demanda de mercado y los fondos económicos que la empresa invierte en el stock.

• Stock económico → productos que son propiedad de la empresa y pueden estar en el almacén, en tránsito, en proceso de elaboración o en exposición para su venta.
• Stock físico → productos que están en el almacén

Surtido → el conjunto de productos de diferentes marcas, modelos, formatos… que pone la empresa a disposición de los clientes.

• Surtido amplio: gran variedad de marcas, modelos
• Surtido escaso: pocas marcas

• Surtido amplio + stock amplio / stock reducido
• Surtido reducido + stock amplio / stock reducido

Sector 1 → empresas muy especializadas, pocas líneas de producto que comercializan en profundidad.

• Ejemplo: almacena grandes cantidades de pocas referencias (surtido reducido + stock amplio)
• Ejemplo: venta en exclusiva de una marca determinada.

Sector 2 → venden muchas marcas de productos

• Ejemplo: artículos de muchas marcas, muchas referencias almacenadas, pero pocas cantidades de cada referencia (surtido amplio + stock reducido)

Ejemplo → un almacén embotella una bebida de gran aceptación, por el atractivo de la marca y el prestigio del fabricante. El producto resulta rentable porque se transportaba en barriles y el porte de grandes cantidades es muy barato. Si el consumo desciende y no tiene otros productos para compensar la venta, tendrá que cerrar el almacén. Para evitar la dependencia de un único producto podrá diversificar la actividad: almacenando varias líneas de productos o embotellando para otras marcas.

Ventajas de la especialización:

• Saber hacer
• Disminución de costes porque hay economías de escala.
• Mayor satisfacción de los clientes.

2.2 Aprovisionamiento del stock

El aprovisionamiento del stock son actividades que realiza la empresa para abastecerse de los productos necesarios para la venta o fabricación. Hay una coordinación entre los departamentos de la empresa (compra, fabricación, almacén, ventas, contabilidad…). Funciones departamento comprar vs. Departamento de aprovisionamiento. Comprende:

• Planificación y gestión de compras
• Almacenaje
• Existencias mínimas

Funciones del stock almacenado:

• Regular los ritmos de producción y ventas. (ventas irregulares…)
• Los pedidos grandes generan más costes de almacenaje.
• Ventajas en el precio de compra (para cantidades grandes). Pero si compramos más de lo necesario genera costes de almacenaje inútiles.
• Permite cubrir variaciones de la demanda o retrasos en la entrega.

Una buena gestión de aprovisionamiento significa:

• Producto necesario
• Cantidad adecuada
• Momento adecuado
• Al menor coste posible.

Objetivos de la empresa cuando planifica el aprovisionamiento:

• Inventario suficiente
• Volumen óptimo de pedido (tener en cuenta múltiples variables)
• Minimizar la inversión en stocks (mínimo capital invertido)
• Sistema de información eficiente (compras, producción, ventas…)
• Eficiencia en el departamento de compras: buenos precios de transporte, buenos proveedores….

2.3 Clasificación de los stocks según su finalidad

• Stock activo → los artículos que tiene la empresa para hacer frente a la demanda durante un período de tiempo determinado.
• Stock de seguridad → para evitar la falta de existencias.
• Stock óptimo → el equilibrio que permite cubrir toda la demanda y a su vez consigue la mejor rentabilidad almacén-capital invertido.
• Stock cero → just in time. Aprovisionar en el momento en que se necesitan las materias. Solo la cantidad necesaria. Muy usado en la industria del automóvil. El ahorro en gastos de almacenaje y gastos financieros es superior al ahorro en descuentos, rappels, precio bajo por gran cantidad…
• Stock de temporada o estacional → venta estacional. Ejemplo: estufas, ropa verano/invierno…
• Stock de especulación → para hacer frente a las variaciones de la demanda o a subidas esperadas de precio. Ejemplos: previsión aumento precio fruta o cereales…. Retirar modelo de coche (taller mecánico acumulan piezas repuesto)
• Stock en tránsito → stock que está en el transporte, en almacenes de tránsito o en almacén de venta. También el que está en diferentes fases de producción.
• Stock de recuperación → artículos usados y susceptibles de recuperación (envases y embalaje, palets, cajas…). Reciclaje de piezas de ordenadores….
• Stock muerto → artículos viejos o artículos nuevos que ya no sirven. (material obsoleto).

Rotura de stock

Consecuencias:

• Pérdida de ventas y/o clientes
• Parar el proceso de producción
• Pagar igualmente costes fijos.

Causas rotura de stocks:

• Pedidos inadecuados
• Retraso envío pedidos
• El proveedor no puede servir una parte del pedido

3. LA GESTIÓN DE LAS EXISTENCIAS

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿Cuándo debemos emitir un pedido?
• Solicitar los productos necesarios pero sin tener capital inmovilizado en el almacén.

Dificultades que nos encontraremos:

• Prever la demanda, ventas futuras
• Surtido variado y varias unidades de cada referencia
• Los proveedores no siempre pueden cumplir los plazos acordados.
• Aumento de costes cuando hacemos muchos pedidos pequeños. Si hacemos pedidos pequeños, perdemos rappels, descuentos….

Equilibrio:

• Inventario suficiente con mínimos costes de inversión
• Conocer el VOP (Volumen Óptimo de Pedido) y el PP (Punto de Pedido)
• Conseguir el equilibrio entre stock mínimo y necesidades de la empresa / clientes.

3.1 Variables que afectan a la gestión del stock

A) Nivel de servicio ofertado: cantidad de productos disponibles en stock para cada referencia. ¡Ojo! Productos que pueden afectar más negativamente la rotura de stocks .... (ABC…)

B) Previsión de ventas:

• Ventas históricas
• Tendencia de las ventas en ese producto
• Situación del mercado y de la competencia
• La previsión de ventas hechas por los comerciales
• Promociones y descuentos

C) Costes relacionados con el stock almacenado

• Costes de almacenaje:
  • Coste capital invertido
  • Costos por riesgos del producto: mermas, roturas, deterioros, obsolescencia
  • Costes del local
  • Instalaciones y maquinaria
  • Costes mantenimiento producto en buen estado
• Costes aprovisionamiento:
  • Teléfono, fax, personal administrativo
  • Material oficina
• Costes de rotura de stocks:
  • Beneficios que dejará de ganar
  • Posible pérdida de cliente
  • Pérdida de la venta

D) El plazo de entrega de los proveedores

• Realización del pedido
• Envío del pedido
• Preparación de los materiales (proveedor)
• Duración del transporte
• Recepción de las mercancías
• Preparación de las mercancías para su venta

4. LA ROTACIÓN DEL STOCK Y EL PMM

Rotación del stock → el número de veces que durante un período de tiempo se renuevan las existencias y recuperamos la inversión del capital invertido. Cuando la empresa compra materias primas hace una inversión y esta no se recupera hasta que vende los productos fabricados y cobra los créditos de los clientes. Este ciclo es más largo en la empresa industrial que en la comercial.

Periodo medio de maduración (PMM) → es el tiempo que transcurre, desde que se realiza la inversión monetaria en materias primas y otros gastos de fabricación hasta que cobramos de los clientes. El PMM se divide en 4 subperiodos:

• Periodo de almacenaje de materias primas → el tiempo que las materias primas permanecen almacenadas hasta que se incorporan al proceso de fabricación.
• Periodo de fabricación → el número de días o tiempo que tarda en fabricar.
• Periodo de ventas → el tiempo desde que el producto terminado está almacenado hasta que se vende a los clientes
• Periodo de cobro → el tiempo que tarda en cobrar a los clientes (contado, 30-60 o 90 días) fórmulas de rotación y PMM en la resolución de los ejercicios prácticos.

VALORACIÓN DE EXISTENCIAS. INVENTARIO

1. INTRODUCCIÓN

• Objetivo: conocer en todo momento el valor de las existencias (unidades físicas x valor monetario de cada unidad física)
• Inventario: recuento físico de unidades.

2. VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

• Se registran todas las entradas y salidas del almacén mediante medios informáticos (escáner, lector óptico de código de barras…). Debemos saber el coste unitario de cada artículo.

3. EL INVENTARIO

• Permanente: se registran todas las entradas y salidas con escáner.
• Por inspección de los artículos: obligatorio al final del ejercicio. Recuento físico.

Planificación del inventario por recuento de existencias:

• Decidir el periodo de recuento para no interferir en otras actividades.
• Preparar el material y los medios necesarios
• Ordenar el almacén para que los productos estén en el lugar que les corresponde.

Métodos para realizar el inventario físico:

• Control por sectores → el inventario se hace por secciones del almacén.
• Control por cupones → el recuento se hace por familias, gamas, referencias….