Gestión de Stocks y Almacenamiento Eficiente

Las existencias, también denominadas stocks, son fundamentales para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. Si se analiza la actividad de cualquier empresa, se observará que debe disponer de una serie de medios materiales para su correcto funcionamiento. Una vez realizado el aprovisionamiento, todos los materiales deben permanecer correctamente almacenados para que estén controlados en todo momento y no se originen deficiencias que puedan impedir la correcta prestación del servicio. Los productos almacenados reciben el nombre de existencias o stocks.

El Almacén y sus Funciones

Un almacén es el lugar donde se colocan, clasifican y custodian todos los materiales adquiridos para su consumo en una empresa. Las funciones del almacén son:

• Recibir los materiales procedentes del exterior, efectuando un control cuantitativo y cualitativo de los mismos y devolviendo aquellos que no cumplan las condiciones acordadas en el pedido efectuado al proveedor.
• Colocar los productos recibidos de forma organizada en el interior del almacén, de manera que se conozca el lugar de emplazamiento de cada material y se pueda acceder a él de forma cómoda e inmediata.
• Conservar los materiales en perfecto estado utilizando las medidas de seguridad adecuadas, manteniéndolos a una determinada temperatura y en envases y embalajes idóneos.
• Llevar un registro de existencias en el almacén que permita conocer el número de cada uno de los artículos almacenados. La relación de todos los artículos existentes en el almacén se denomina inventario.

Condiciones Correctas de Almacenamiento

Para mantener el nivel de calidad de los productos, se debe garantizar que se respetan siempre las condiciones de almacenamiento (y también el transporte), se evita la contaminación de los materiales, se realiza la rotación adecuada de los productos almacenados y que se conservan en zonas con un grado adecuado de seguridad.

Para que el almacenamiento de los productos sea óptimo, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• El personal que interviene en el almacenamiento debe tener experiencia y capacitación adecuadas para garantizar que se conservan y manejan de forma correcta.
• Los productos y materiales deben almacenarse en las condiciones especificadas por el fabricante.
• Si se requiere un almacenamiento a temperatura específica, las zonas reservadas para ello deberán estar equipadas con termómetros que habrá que registrar periódicamente.
• Los almacenes deben estar limpios y exentos de polvo y plagas.
• Se tomarán precauciones adecuadas para evitar derrames, roturas y ataques por microorganismos.
• El edificio deberá tener una sola planta y dos puertas.
• Evitar los apilamientos excesivos.
• Establecer las separaciones adecuadas de productos no compatibles.
• Dejar los pasillos con espacio suficiente para el paso del personal y las mercancías.
• Utilizar preferiblemente estantería de metal en lugar de armarios.
• El lugar de almacenaje tiene que tener ventilación.
• Las paredes y el suelo deben ser lisos y de material adecuado.
• Disponer de detectores de fuga (incendio, humo).
• Disponer de medios suficientes para la extinción de incendios.
• Los trabajadores deben estar informados de los riesgos específicos de su lugar de trabajo y observar siempre las normas.

Conceptos Clave de Gestión de Stocks

Existencias mínimas

Es la cantidad de un producto que avisa de la necesidad de reponer dicho producto.

Existencias máximas

Es la cantidad de un producto por encima de la cual no es aconsejable almacenar.

Stock de seguridad

Es el nivel de existencia que debe mantenerse para evitar el riesgo de quedarse sin producto.

Punto de pedido

Es el nivel de existencias en el que es necesario realizar un nuevo pedido. Es una cantidad mayor que el stock de seguridad.