Gestión de Proyectos y Técnicas de Comunicación Organizacional

Feedback y Retroalimentación

El feedback permite que los individuos conozcan el efecto que su comportamiento tiene sobre los demás. El diagrama del proceso incluye: intenciones, acciones y resultados.

Tipos de Feedback

• Feedback positivo: Describa acciones y resultados de una manera directa e incluya alguna frase apropiada.
• Feedback negativo: Describir acciones y resultados, preguntar si eran los esperados; si la respuesta es no, preguntar qué acciones producirían los efectos deseados. Discuta diferentes cursos de acción y póngase de acuerdo sobre la forma de hacerle frente a las situaciones.

Negociación

La negociación es la discusión entre dos partes con el fin de llegar a un acuerdo sobre asuntos que las separan.

Pasos para una negociación efectiva

• Prepararse.
• Reduzca las diferencias de ideas.
• Escuche y tome notas.
• Sea creativo.
• Ayude a la otra parte.
• Haga intercambios.
• Discúlpese a tiempo.
• Evite los ultimátum.
• Fije plazos realistas.

Formas de resolver diferencias

Las diferencias pueden resolverse mediante: demandando, solucionando problemas, pactando o cediendo.

Fases de la Gestión de Proyectos

Fase 1: Definición

Definir el proyecto y elegir la estrategia adecuada.

Fase 2: Planeación

Desarrollar especificaciones, calendario y presupuesto. Organizar el grupo del proyecto y asignar deberes.

Fase 3: Puesta en práctica

Supervisar el progreso y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

Fase 4: Conclusión

Probar el resultado final, entregar al cliente, escribir el manual, adiestrar al personal del cliente y del proyecto, disponer de equipo y materiales, y evaluar la ejecución del proyecto.

La Planeación

La planeación es la disposición sistemática de tareas para el logro de un objetivo. El plan establece lo que se necesita lograr y cómo se debe lograr.

Principios de la planeación

• Factibilidad: Que lo que se planee sea posible de realizar.
• Cuantificación: La planeación será más técnica en cuanto más pueda ser cuantificada en tiempo y estándares.
• Objetividad: La planeación debe estar basada en hechos reales.
• Flexibilidad: Debe existir un margen de holgura aunque los planes sean precisos.
• Unidad y equilibrio: Todos los planes deben integrarse a un plan general y ser consistentes en sus propósitos.
• Precisión: Los planes deben elaborarse con bases exactas y concretas.
• Del cambio de estrategias: Rehacer el plan cuando se extienda en relación al tiempo.

Etapas de la planeación

Propósitos

Son fines esenciales que definen la razón de ser, naturaleza y carácter del grupo social. Son la base para la formulación de un plan. Sus características son:

• Básicos o trascendentales: Constituyen el funcionamiento de los demás elementos.
• Genéricos o cualitativos: Porque no se expresan en términos numéricos.
• Permanentes: Porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.

Objetivos

Representan el fin a alcanzar.

Estrategias

Definidas como el "arte del general". Sus etapas incluyen: determinación de los cursos de acción o alternativas, evaluación y selección de alternativas.

Políticas

Son una guía para orientar la acción o criterios generales que tienen por objeto orientar la acción. Las políticas deben:

• Fijarse por escrito y redactarse claramente.
• Ser conocidas por todos los niveles.
• Interpretarse y coordinarse con las demás políticas.
• Revisarse periódicamente.

Especies de políticas

• Externamente impuestas: La ley las impone.
• Políticas de apelación: Se forman a través de consultas que los jefes intermedios hacen a los superiores.
• Expresamente formuladas: Sirven para regir en términos generales un campo.
• Implícitas: Se originan de la costumbre.

Programas

Establecen la secuencia de acciones que habrán de realizarse y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.

Procedimientos

Planes que señalan la secuencia cronológica y la secuencia de actividades.

Presupuestos

Consisten en la determinación cuantitativa de los elementos programados.