Gestión de Proyectos: Roles, Fases y Claves para el Éxito del Equipo

Los Interesados en un Proyecto

Necesidades y Expectativas

• Necesidades: Lo que buscamos resolver.
• Expectativas: Lo que esperan recibir como producto/servicio.

Una buena definición de alcances y las habilidades blandas serán fundamentales para alcanzar el éxito en el relacionamiento con clientes internos o externos.

Miembros del Equipo de Proyecto

Especialistas que usan sus habilidades para contribuir a obtener los entregables del proyecto.

Pueden reportar directa o indirectamente al Director de Proyecto.

Responsabilidades de los Miembros del Equipo

• Identificar alternativas técnicas de solución.
• Implementar una solución dentro de los plazos y el presupuesto definido.
• Coordinarse con los responsables de: dirección del proyecto, aseguramiento de calidad, otras áreas técnicas, etc.
• Participar en la planificación y seguimiento del proyecto.

Fases de un Proyecto

Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases.

Una fase del proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera lógica, que culmina con la finalización de uno o más entregables.

La estructuración en fases permite la división del proyecto en subconjuntos lógicos para facilitar su dirección, planificación y control.

Roles Clave en el Proyecto

Rol: Ingeniero de Diseño

Encargado de la fase de diseño del proyecto, visualizando la problemática y diseñando una solución adecuada para el problema.

Diseño Preliminar

Fase inicial del diseño de un proyecto, donde se visualiza a grandes rasgos la problemática y se genera una solución a grandes rasgos.

Deberá posteriormente generar un diseño básico, asociado a estudios de factibilidad económica y financiera de los proyectos, y así evaluarlos para definir una alternativa de solución.

Se deberán considerar todos los factores de importancia para tomar esta decisión: restricciones funcionales y no funcionales, límites presupuestarios, manteniendo como norte la necesidad de la organización.

Deberá trabajar en el diseño final, el cual incluirá detalladamente los aspectos de la construcción del mismo en los instrumentos adecuados.

Rol: Ingenieros de Ejecución

Será muy importante conocer el entorno y la problemática técnica asociada, pero será aún más fundamental poder liderar al equipo para sortear las dificultades que puedan enfrentar.

Debemos en esta fase enfocarnos en los objetivos de las actividades de acuerdo con lo planificado.

Cobra fundamental importancia la visión, capacidad de comprensión y habilidad resolutiva para sortear los problemas de la mejor forma.

El personal técnico tendrá a cargo la “construcción”, mientras que los ingenieros tendremos a cargo el control de la operación.

Trabajo en Equipo y Superación de Imprevistos

Existirán a lo largo del proyecto fases de control y replanificación, analizando y sorteando las situaciones imprevistas.

Deben minimizarse en la mayor medida posible los riesgos durante la planificación, para sufrir menos imprevistos durante la ejecución.

Es en la resolución de conflictos cuando las habilidades blandas se transforman en clave.

La Importancia de la Horizontalidad

Las metodologías de gestión modernas hablan de la horizontalidad y los procesos, para que la correcta comunicación pueda producirse. Cada especialista se transforma en “dueño” de su proceso y toma decisiones respecto de este.

Por ejemplo, una decisión técnica de alta complejidad en la ejecución del proyecto no debería ser tomada sin la autorización del ingeniero de ejecución y diseño en consenso.

El Equipo como Clave del Éxito

De la sinergia que el equipo desarrolle depende el éxito del proyecto.

El complemento de habilidades en el equipo logrará el éxito; todos los puntos de vista deben ser considerados en la toma de una decisión.

Siempre debe mantenerse el foco en la planificación y consecución del objetivo inicial.