Gestión de Proyectos: Planificación, Ejecución y Control para el Éxito

Administración

El arte de integrar planificación, dirección, control y evaluación en una obra.

Planificación

Etapa previa del proyecto (conocimiento) para un avance fluido.

• Fijar objetivos.
• Establecer el mejor proceso.
• Programar fechas o plazos.
• Determinar recursos.
• Predeterminar controles de ejecución.

Principios básicos:

• Acción previsoria.
• Actividad creadora.
• Hechos concretos.
• Trabajo en equipo.

Proyecto

Secuencia definida de eventos con un principio y un final determinado, centrada en alcanzar un objetivo.

Características:

• Conjunto único de objetivos.
• Duración limitada bien definida.
• Imprescindible un jefe de proyecto.
• Cuenta con material y presupuesto.
• Integra esfuerzos de empresas afectadas.

Objetivos:

• Determinar el objetivo.
• Ser específicos (números, fechas).
• Clarificar el ámbito (personas, tiempo).

Fases:

• Crear plan inicial.
• Gestionar el plan.
• Seguimiento del proceso.
• Ajustar el plan.
• Comunicar el proceso.
• Comunicar cambios en la programación.

El Triángulo del Proyecto

Es un modelo de administración de proyectos en el que el tiempo, el costo y el ámbito están representados como los tres lados de un triángulo. Cualquier cambio realizado en uno de los lados afectará al menos a uno de los otros dos lados.

Ámbito

Son los productos o servicios que serán proporcionados por un proyecto y el trabajo requerido para su entrega. Se deberán considerar dos aspectos sobre el ámbito:

Ámbito del producto:

Describe la calidad, características y funciones del producto.

Ámbito del proyecto:

Describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del producto.

Administrador de Proyectos

Las principales responsabilidades del director de proyecto son la coordinación, recopilación y distribución de la información del proyecto. Utiliza técnicas de gestión de proyectos para alcanzar objetivos. Para ello, identifica los requisitos, establece objetivos claros y posibles, equilibra las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos, y adapta las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas. Es la columna vertebral de la obra; su tarea es: coordinar, supervisar, estimar, planificar y evaluar el proyecto.

Las 9 áreas de conocimiento en la dirección de proyectos: Integración, Alcance, Plazos, Costes, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones.

Procesos del Proyecto

Iniciación, Planificación, Ejecución, Control, Cierre.

Matriz de Responsabilidad

Distribuye, motiva, comunica, coordina.

Organización

Dividir tareas en unidades (departamentos, subsidios) que tienen responsabilidades.

Funciones:

Cómo actuar, cómo agruparse, quién lo hará, jerarquía.

Ventaja:

Ordena asignando trabajo efectivo.

Desventaja:

Crea fronteras entre departamentos.

Dirección

Permite tener jefes en varios lados con su propia organización, manteniendo la comunicación con sus subalternos. Incluye: motivación, liderazgo, comunicación efectiva, negociación, manejo de conflictos.

Motivación

Interesar en el trabajo, recompensa/rendimiento, buenas recompensas, tratar a la gente como tal, alentar la participación y colaboración.

Productividad

Producto/valor.