Gestión de Proyectos Multimedia

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Escrito el 19 de Octubre de 2024 en español con un tamaño de 24,49 KB

Gestión de Proyectos: Tema 1 - Introducción

Definición de Proyecto

El PMI (Project Management Institute) define un proyecto por sus características clave. Todos los proyectos son temporales y se dan a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único que:

Tiene un conjunto de actividades interrelacionadas, con inicio y final definidos, que usa recursos limitados para conseguir un objetivo determinado.
Debe realizarse en un tiempo establecido, con un alcance concreto y con recursos específicos (humanos, financieros, capital físico) que, además, son normalmente escasos y compartidos.
Debe hacerse con un nivel de calidad esperado.

Características Básicas de los Proyectos

Temporalidad: Indica un inicio y final bien definidos. Se define en etapas.
Entregables: Se generan productos, servicios o cualquier tipo de resultado.
Influencia del entorno: Están condicionados por situaciones del entorno, desarrollándose en un contexto de riesgo e incertidumbre.
Restricciones: Pueden ser de diversa índole: tecnológicas, económicas, legislativas.
Etapas: Se desarrollan en etapas, iniciando por una fase de definición, seguida de planificación, ejecución y control.

Tipos de Proyectos

Se clasifican según diversos criterios:

Sector de la economía:
1. Sector primario (producción animal y vegetal, pesca, forestal)
2. Sector secundario o industrial (construcción, industria manufacturera y extractiva)
3. Sector terciario o servicios
Área de influencia: Local, regional, nacional, multinacional.
Ejecutor:
1. Públicos: Realizados por instituciones públicas, con presupuesto público y finalidad de bienestar social.
2. Privados: Realizados por personas físicas o jurídicas con recursos privados, buscando la maximización de beneficios.
3. Mixtos: Realizados entre los sectores público y privado.

Ciclo de Vida del Proyecto

Etapas o fases que componen el proyecto, desde el inicio hasta el final, generalmente secuenciales.

Definición
Planificación
Ejecución
Control
Cierre

Relación entre fases:

Secuencial: Una fase comienza al terminar la anterior.
Solapada: Una fase puede comenzar antes de que termine la anterior.
Adaptativa o iterativa: Se repiten fases (ej. en metodologías ágiles).

Los costes e incertidumbre son elevados al inicio y disminuyen gradualmente. La influencia sobre el proyecto es mayor al principio.

Stakeholders (Interesados)

Personas u organizaciones cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto. Pueden surgir conflictos debido a la diversidad de intereses. La dirección del proyecto debe comunicarse con los stakeholders, buscando satisfacer sus necesidades y expectativas, y abordar cualquier conflicto.

Diferentes Stakeholders y Responsables del Proyecto

Internos: Responsables del proyecto, equipo del proyecto, promotor (inversor), áreas de marketing, ventas, RRHH, atención al cliente.
Externos: Clientes, socios, otras empresas, instituciones financieras, organismos reguladores.

Agentes de Dirección del Proyecto

Participan activamente en el proyecto. De ellos depende alcanzar los objetivos.

Equipo de Dirección del Proyecto

Define los roles y responsabilidades de los stakeholders.

Director del Proyecto

Responsable de alcanzar los objetivos. Debe tener capacidad técnica, liderazgo y comunicación.

Equipo del Proyecto

Lleva a cabo las actividades y tareas específicas.

Promotores

Impulsan el proyecto, incidiendo en los beneficios. Se encargan de la financiación y recursos.

Usuarios

Utilizan el producto o servicio final.

Proveedores

Suministran los recursos necesarios.

Gestión de Stakeholders

Establecimiento, desarrollo y mantenimiento de las relaciones entre el equipo directivo y los interesados. Busca la satisfacción de las necesidades dentro de los límites pactados. Es un proceso iterativo.

Proceso de Planificación de la Gestión de Interesados

Clarificar cómo afectará el proyecto a cada interesado.
Desarrollar maneras de lograr la participación de todos.
Respetar los intereses de los stakeholders y el objetivo del proyecto.

El control del compromiso de los stakeholders se basa en supervisar las relaciones y ajustar las estrategias.

Proceso de Gestión de Proyectos

Definición de Gestión de Proyectos

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas.

Ventajas

Cumplimiento de objetivos
Satisfacción de interesados
Mayor predictibilidad
Proactividad
Mayor probabilidad de éxito
Respuesta ante el riesgo
Optimización de recursos
Control sobre tiempo y costes
Visión a largo plazo

PMBOK del PMI

Aplica estándares universales a la gestión de proyectos. Describe los 5 pasos para hacer un proyecto: iniciar, planear, ejecutar, controlar y cerrar. Contiene procesos y técnicas de gestión de proyectos. Es una guía de referencia.

Métodos para la Gestión de Proyectos

Un método, según el PMI, es un sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas usadas por quienes trabajan en una disciplina. No se trata de encontrar un método correcto, sino el que mejor se adapte al proyecto.

Waterfall

Planifica los proyectos por completo y luego los ejecuta por fases. Enfoque simple, que valora la planificación sólida. Hacer un buen plan y ejecutarlo.

Procedimiento: El trabajo se planifica por adelantado y se ejecuta en secuencia (requisitos, diseño, implementación y pruebas). Cada fase debe completarse antes de comenzar la siguiente.

Ventajas: Resultados finales predecibles para presupuesto, calendario y alcance.

Inconvenientes: Poco tiempo para adaptar el plan. Los cambios requieren solicitudes. Poco margen para revisar y adaptar una vez completada una tarea.

Waterfall inapropiada en: Proyectos con componente creativa.

Waterfall útil en: Proyectos cortos con requisitos fijos y bien documentados.

Lean

Racionaliza y elimina lo innecesario para ofrecer más con menos. Se centra en la eficiencia. Comienza con identificar el valor y luego maximizarlo a través de la mejora continua, optimizando el flujo de valor y eliminando lo innecesario.

3Ms (Muda, Mura, Muri):

Muda: Eliminación de desperdicios.
Mura: Eliminación de irregularidades.
Muri: Eliminación de la sobrecarga.

Procedimiento:

Enfocarse en el valor (definido por el cliente).
Visualizar el flujo de valor.
Aumentar el rendimiento del proceso.
Mejora continua.

Kaizen Blitz: Práctica de Lean donde se reúnen los interesados para solucionar un problema justo cuando se presenta.

PRINCE2 (Projects In Controlled Environments)

Gestión de proyectos controlada. Divide los proyectos en múltiples etapas, cada una con planes y procesos. Define entradas y salidas para cada etapa.

Procedimiento: Énfasis en la justificación del proyecto. Identificar una necesidad clara, beneficios realistas y evaluación de costes.

Responsable: Una junta del proyecto es responsable del éxito. Define la estructura para el equipo, y el gerente del proyecto supervisa las actividades diarias.

Ventajas: Brinda mayor control de recursos y capacidad de reducir el riesgo. Exhaustiva para proyectos empresariales grandes y predecibles. Aclara el entregable y asegura el enfoque en la viabilidad.

Desventajas: Proceso laborioso y costes elevados para proyectos pequeños.

Agile

Conjunto de valores y principios para desarrollar software. Énfasis en la adaptabilidad, comunicación y entrega iterativa.

Principios:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
Software funcionando sobre documentación completa.
Colaboración del cliente sobre negociación de contratos.
Responder al cambio sobre seguir un plan.

Características: Tareas que se conciben, ejecutan y adaptan según la situación. Enfoque incremental e iterativo. Adaptabilidad, comunicación y entrega continua.

Ventajas: Excelente para entornos dinámicos con requisitos cambiantes.

Scrum

Equipo pequeño, multifuncional y autogestionado que entrega rápido. Mejora la comunicación, trabajo en equipo y velocidad de desarrollo.

Características: Equipos pequeños y multifuncionales (9 personas). Trabajo dividido en iteraciones (sprints) de 4 semanas. Reuniones diarias para informar del progreso y obstáculos.

Scrum Master: Facilita y dirige las reuniones. Responsable del cumplimiento de las reglas de Scrum.

Extreme Programming (XP)

(No se proporciona información en el texto original)

Kanban

Mejora la velocidad y calidad de la entrega aumentando la visibilidad del trabajo en progreso y limitando la multitarea. Centrado en principios Lean.

Características: Proceso ligero y flexible. No tiene roles prescritos. Mejora el rendimiento aumentando el enfoque.

Reglas básicas:

Visualizar el trabajo (ej. en pizarra Kanban).
Limitar el trabajo en progreso.
Medir el tiempo que tarda en cerrar cada tarea.

Ideal para: Entornos operativos o de mantenimiento con prioridades cambiantes. Trabajos que requieren rendimiento constante (soporte, mantenimiento). Proyectos con componente creativa.

Scrumban

Combina Kanban y Scrum. Limita el trabajo en progreso (Kanban) con una reunión diaria (Scrum).

Características: Trabajo en progreso limitado. Scrum diario con revisiones y retrospectivas (solo cuando es necesario).

Beneficios: Flexibilidad y enfoque adaptativo a la planificación.

Bueno para: Proyectos con visión poco clara, requisitos en evolución o sin hoja de ruta clara. Proyectos que incluyen trabajo de soporte y mantenimiento.

Problemas en la Gestión de Proyectos

Incorrecta definición del proyecto (alcance).
Expectativas poco realistas.
Error en la definición del método.
Mala estimación de tiempo o recursos.
Falta de seguimientos periódicos.
Incorrecta asignación de roles y funciones.
Falta de integración y comunicación.
No involucrar a todo el equipo.
Cese del proyecto antes de lo previsto.
Incumplimiento de plazos.
No realizar un análisis de riesgos.
Sobrecostes.
No analizar retrospectivamente el proyecto.

Variables de la Gestión de Proyectos

Tiempo, Riesgo, Calidad, Alcance y Coste.

Planificación del Tiempo

Fases de Inicio de un Proyecto

Definición (conceptualización)
Planificación

Definición (Conceptualización)

Objetivos:

Conocer el tamaño del proyecto: Identificar la necesidad, los requerimientos y el producto final.
Establecer la viabilidad: Determinar si el proyecto alcanza sus objetivos con tiempo, esfuerzo y coste asumibles.

Requerimientos (según PMBOK): Condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar u otros documentos formales.

Planificación

Objetivo: Definir y preparar las condiciones de trabajo, estableciendo recursos, calendario y costes para lograr los objetivos.

Planificación del calendario:

Enumeración de tareas.
Organización cronológica de tareas (secuenciar el tiempo y relaciones de dependencia).
Estimación de la duración.
Asignación de recursos (personas y equipos).
Diagrama de Gantt.
Diagrama de red (CPM y PERT).
Identificación del camino crítico y holguras.

Diagrama de Gantt

Modelo gráfico de barras horizontales que muestra la secuencia de actividades, asignación de recursos y dependencias en una línea de tiempo.

Eje vertical: Tareas, tiempo asignado y recursos.
Eje horizontal: Línea de tiempo.

Análisis de Red (CPM y PERT)

Útiles cuando existen relaciones de dependencia entre actividades y recursos limitados. Representan las actividades con flechas y los sucesos con círculos (nodos).

Aplicación de técnicas de red:

Determinar las actividades necesarias.
Buscar el plazo mínimo de ejecución.
Buscar relaciones temporales entre actividades.
Identificar actividades críticas.
Identificar el camino crítico.
Determinar y cuantificar holguras.
Señalar actividades a forzar si hay retrasos.
Determinar el coste mínimo del proyecto.

Consideraciones para las actividades:

Definición clara de inicio y fin.
Dependencias entre actividades (precedencia lineal).
Precedencia convergente (varias actividades preceden a una).
Precedencia divergente (una actividad precede a varias).
Actividades ficticias para indicar relaciones de preferencia.

Gestión de Recursos y Riesgos

Recursos

Se dividen en tres categorías: humanos, materiales y técnicos, y financieros. La cantidad y calidad afectan directamente al proyecto.

Recursos Humanos

Perfiles profesionales en proyectos multimedia:

Equipo de contenido
Equipo artístico
Equipo técnico
Equipo de explotación

Formas de ampliación del equipo:

Contratación
Trabajador autónomo (freelance)
Subcontratación

Jefe de Proyecto

En algunos proyectos actúa como coordinador, en otros tiene capacidad de decisión y ejecución.

Funciones del jefe de proyecto:

Colaborar con el cliente en la definición de objetivos.
Planificar el proyecto.
Dirigir y coordinar los recursos humanos.
Mantener comunicación con cliente, proveedores y empresas colaboradoras.
Tomar decisiones y medidas correctoras.
Informar al cliente del estado del proyecto.

Recursos Materiales y Técnicos

Infraestructuras físicas y software.

Recursos Financieros

Financiación necesaria para cubrir los costes de los recursos humanos y materiales.

Gestión de Riesgos

Se aborda tras la planificación del tiempo.

Proceso:

Identificación de riesgos.
Evaluación de probabilidad e impacto.
Documentación.
Plan de contingencia para riesgos medios y altos.
Gestión de acciones.
Evaluación de resultados.
Repetir el proceso.

Identificación de riesgos: Análisis de proyectos pasados, opinión de expertos, análisis de escenarios, brainstorming, SWOT o DAFO.

Análisis de riesgos: Probabilidad de ocurrencia e impacto en el proyecto. Matriz de riesgos.

Gestión Económica

Coste vs. Precio

Es fundamental distinguir el coste (cuánto cuesta producir) del precio (cuánto se cobra).

Cálculo de Costes

Naturaleza de los costes (clasificación):

Según la elaboración del proyecto:
1. Costes directos (asociados directamente al proyecto).
2. Costes indirectos (no aplicables a un producto específico).
Según la dependencia de la producción:
1. Costes fijos (independientes de la producción).
2. Costes variables (dependen de la producción).
Fórmula: Coste total = Coste fijo + (Coste variable * cantidad)
Costes externos e internos:
- Costes externos: Generados por la contratación de servicios externos.
- Costes internos: Corresponden a la actividad de la empresa (estructura y recursos humanos).

Costes Externos

Razones para la contratación de servicios externos:

Especialización del proveedor.
Falta de recursos internos.
Imposibilidad de encajar la tarea en el calendario.

Limitaciones de la subcontratación: Derechos de propiedad intelectual, costes y plazos de realización.

Costes Internos

Estructura: Materiales, suministros, servicios exteriores, gastos administrativos.

Recursos Humanos: Salarios y otros gastos de personal (seguridad social, formación).

Elaboración del Presupuesto

Documento contable con una previsión de gastos.

Objetivos del presupuesto:

Conocer las necesidades financieras.
Facilitar el control de costes.
Tener en cuenta el calendario de vencimientos.

Elementos del presupuesto: Personal, técnicos, equipos, software, comunicaciones, instalaciones, suministros, impuestos, seguros, gastos financieros.

Componentes del Coste en Etapas del Proyecto

Conceptualización: Recursos internos y externos.
Producción:
- Realización del diseño
- Creación y edición de contenido textual y gráfico (textos, traducción, edición, imágenes, audiovisuales, contenido de fuentes ajenas).
- Desarrollo informático
Postproducción: Control de calidad, producción de soportes físicos, publicación, publicación en internet.

Análisis Financiero

Parámetros de una inversión: Vida útil, pago de la inversión, flujos de caja.

Fórmula 1: Flujo de caja = Cobros - Pagos

Fórmula 2: Flujo de beneficio = Ingresos - Costes

Criterios de evaluación de inversiones:

Valor Actual Neto (VAN)
Plazo de Recuperación (Pay-back)
Tasa Interna de Rendimiento (TIR)

Análisis de escenarios (What if analysis): Determina la influencia de las variaciones en los parámetros de la inversión sobre la rentabilidad.

Ratios

Retorno de la Inversión (ROI): (Beneficios - Inversión) / Inversión * 100
Rentabilidad Económica (ROA): BAII / Activo total * 100
Rentabilidad Financiera (ROE): Beneficio neto / Patrimonio neto * 100

Otros: CAC (Coste de Adquisición de Cliente), Ticket Medio, Returning Customers, Lifetime Value.

Fuentes de Financiación

Objetivos:

Obtener recursos financieros al mínimo coste.
Determinar la estructura financiera más conveniente.
Seleccionar las inversiones con máxima rentabilidad esperada.

Clasificación según titularidad:

Fuentes de financiación propias (pasivo no exigible).
Fuentes de financiación ajenas (pasivo exigible).

Ejecución y Control

Organización de los Equipos de Trabajo

Equipos centralizados
Equipos descentralizados
Equipos jerárquicos

Estructura del Proyecto

Organización funcional
Organizaciones matriciales
Organización por proyecto (grupo de proyecto)

Organización Funcional

Organización jerarquizada con departamentos especializados.

Ventajas: Existencia de una autoridad clara.

Desventajas: Posible falta de especialistas en un proyecto. Asignación de personal a tiempo parcial.

Organizaciones Matriciales

Doble dependencia (funcional y de proyecto).

Características: Flexibilidad. Permite a los departamentos funcionales concentrarse en competencias específicas.

Ventajas: Asignación eficiente de recursos especializados.

Desventajas: Doble reporte (gerente funcional y director de proyecto).

Organización por Proyecto (Grupo de Proyecto)

Personal dedicado a tiempo completo al proyecto.

Características: Frecuente en empresas con varios proyectos simultáneos. Pequeñas unidades con su propio responsable.

Ventajas: Clara asignación de responsabilidades. Enfoque claro.

Desventajas: Duplicación de recursos. Reasignación de personal al finalizar el proyecto.

Definición de Actividades de Seguimiento y Control

Seguimiento

Análisis de la situación real del proyecto para comprobar costes, retrasos y cumplimiento de la calidad.

Información: Planificada (versiones del proyecto) y real (flujos de caja, entregables, uso de recursos).

Control

Definición de estándares para medir la productividad y calidad. Comparación con la planificación inicial y ajustes posteriores. Toma de decisiones y acciones correctivas.

Etapas de control:

Establecer el estándar.
Supervisar la ejecución.
Aplicar la acción correctiva.

Técnicas para el seguimiento y control: Diagramas de Gantt, CPM, diagramas de identificación de puntos de control, diagramas de control del proyecto, diagramas de hechos importantes, diagramas de control gráfico del presupuesto.

Supervisión y Calidad en la Ejecución del Proyecto

Formas de supervisión:

Revisiones periódicas de desarrollo
Comprobaciones
Inspecciones
Auditorías

Aplicar la Acción Correctiva

Alternativas para corregir problemas de tiempo:

Recuperar el tiempo perdido en próximos pasos.
Ofrecer incentivos para cumplir plazos.
Emplear más recursos.

Alternativas para corregir problemas de presupuesto:

Recuperar gastos excesivos en lo que queda por hacer.
Reducir el alcance del proyecto.
Obtener más financiación del cliente.

Modelo de Madurez

Marco de referencia que define niveles de madurez en áreas de interés.

Organización madura vs. inmadura: Una organización madura tiene procesos definidos, roles claros y proyectos de alta calidad. Una organización inmadura tiene procesos improvisados, se excede en plazos y presupuestos, y la calidad está en riesgo.

Niveles de madurez (CMMI):

Inicial (básico)
Administración de proyectos estandarizada (consistente, repetible)
Métodos y técnicas estándar (integrado, organizado)
Desempeño estandarizado (comprensivo, administrado)
Optimizado (mejora continua)

Cierre del Proyecto

Incluye pagos finales, finalización de contratos y evaluación del cumplimiento de la calidad por parte de los proveedores.

Inconvenientes: Problemas de definición del alcance, errores no detectados hasta fases posteriores, costes adicionales por reparaciones o modificaciones.

Evaluación Post-Cierre

Revisión para aprender del proyecto, tanto de los aspectos positivos como negativos. Documentación del proceso como evidencia de la gestión de calidad.

Resumen: Aceptación del producto por el cliente, cierre de contratos y pagos, y lecciones aprendidas.

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