Gestión de Proyectos: Monitoreo, Evaluación y Planificación Estratégica Situacional

Ciclo del Proyecto

El ciclo del proyecto implica su planificación y ejecución. Se inicia con una estrategia convenida, seguida de la formulación, ejecución y evaluación. Estas fases se pueden desglosar en: diagnóstico, planificación, aplicación y evaluación.

Monitoreo

El monitoreo es el registro continuo de acontecimientos durante un período determinado. Se lleva a cabo durante el proyecto y es un proceso continuo de actividades que deben ir registrándose. Con el monitoreo se puede hacer una comparación de lo realizado con lo planificado.

Evaluación

La evaluación es el control del logro de ciertos estándares o criterios establecidos. Se refiere a los objetivos y resultados. En base a los indicadores, se mide el impacto de las intervenciones al nivel de los objetivos y resultados.

El monitoreo posee elementos de evaluación, es decir, interpretación de datos por los que se genera la información.

Sistemas de Información

• Sistema de Información I: Son conocimientos orientados con una finalidad.
• Sistema de Información II: Los datos solos no generan ninguna información, sino que deben analizarse e interpretarse para generar conocimiento acerca de la finalidad en cuestión.
• Sistema de Información III: La cantidad de información debe ser la necesaria; la preparación y recolección de datos sin límites no sirve.

Los responsables de un proyecto deben estar informados para poder tomar decisiones. Se debe aclarar lo siguiente: quién necesita la información, qué información necesita, para qué, cuándo y a quién se pasará la información.

Monitoreo y evaluación forman la base de conocimientos para gestionar un proyecto en todos los niveles que abarca la matriz de planificación del proyecto (MPP).

Criterios de Operacionalización: Viabilidad y Factibilidad

Viabilidad: Posibilidad de concretar algo gracias a sus características o circunstancias.

• Análisis de Viabilidad: Estudio que predice el éxito o fracaso del proyecto.
• Viabilidad Técnica: Características tecnológicas o naturales involucradas en el proyecto.
• Viabilidad Económica: Recursos financieros existentes con los que se puso en marcha el proyecto y las ganancias eventuales que se obtendrán.

Factibilidad: Disponibilidad de recursos para llevar a cabo un objetivo o meta señalada.

Estudio de Factibilidad: Sirve para recolectar datos relevantes sobre el desarrollo de un proyecto y así poder tomar la mejor decisión. Debe representar los gastos y los beneficios. Se apoya de tres aspectos básicos:

• Factibilidad Técnica:
  • Mejorar el sistema actual.
  • Disponibilidad de tecnología que satisfaga las necesidades.
• Factibilidad Económica:
  • Tiempo del analista.
  • Costo de estudio.
  • Costo del tiempo del personal.
  • Costo de desarrollo y adquisición.
• Factibilidad Operativa:
  • Operación garantizada.
  • Uso garantizado.

Factibilidad Organizacional: Determina si existe una estructura funcional/divisional de tipo formal e informal.

Factibilidad Política: El proyecto propuesto debe respetar los acuerdos, convenios y reglamentos de la empresa.

Factibilidad Sociocultural: Debe existir personal capacitado para llevar a cabo el proyecto, y usuarios que empleen los servicios o productos.

Planificación Estratégica Situacional (PES)

La PES propone nuevos elementos mediante los cuales se prevé lograr situaciones y objetivos, y determinar el potencial del oponente que se mueve en diversos escenarios.

Se concibe como un proceso dinámico que exige al planificador imaginación y creatividad, creando confianza.

Se estructura de acuerdo a la complejidad del problema y los distintos niveles jerárquicos de gobierno.

Tipos de Estrategias

• Cooperativa: Consenso de las partes mediante una negociación.
• Cooptativa: El actor logra que el otro se sume a su proyecto sin modificaciones.
• Conflicto: Se dirime en las relaciones de fuerza.

Contraste entre Planificación Tradicional y Planificación Estratégica Situacional

Planificación Tradicional: Determinista, objetivista, predicción única, plan por sector, certeza total, cálculo técnico, sujetos como agentes, sistema cerrado, teoría de control de un sistema.

Planificación Estratégica Situacional: Indeterminista, subjetivista, varias propuestas en escena, plan por problema, incertidumbre y sorpresas, cálculo tecnopolítico, los sujetos como actores, sistema abierto, teoría de participación de un grupo.

Características de la PES

• El diagnóstico único y objetivo es reemplazado por la explicación situacional.
• El planificador no solo se relaciona con las cosas.
• Los sujetos que planifican son varios y persiguen objetivos conflictivos.
• El planificador supone necesariamente vencer o sortear las resistencias de los otros al plan propio.