Gestión de Proyectos: Guía Completa para el Éxito

Gestión de Proyectos

Un proyecto es un plan de trabajo que elaboramos de manera racionalizada con el fin de alcanzar unos objetivos.

Diseño, Puesta en Práctica y Evaluación de un Proyecto

Características de un Proyecto:

• Flexible
• Económico
• Útil
• Coherente
• Sencillo
• Breve
• Claro
• Original
• Creativo

Preguntas Clave que un Proyecto debe Responder:

• ¿Qué se quiere hacer? = Naturaleza del proyecto
• ¿Por qué se quiere hacer? = Justificación
• ¿Para qué se quiere hacer? = Objetivos
• ¿Cómo se quiere hacer? = Metodología
• ¿Cuáles son los contenidos? = Actividades
• ¿A quiénes va dirigido? = Destinatarios
• ¿Dónde se va a hacer? = Ubicación espacial
• ¿Cuándo se va a hacer? = Temporalización
• ¿Quiénes lo van a hacer? = Recursos humanos
• ¿Con qué se va a hacer? = Recursos materiales y financieros
• ¿Cómo, con qué, cuándo y quién lo evaluará? = Evaluación

Fases de un Proyecto

1. Análisis y diagnóstico
2. Planificación
3. Ejecución
4. Evaluación

Para una mayor coherencia, el proyecto ha de ser dinámico (retroalimentado) y cíclico (con transformación).

Definición del Proyecto

• Título acompañado de eslogan (hacer clara referencia al objeto, evitar tecnicismos, ser preciso y hacer referencia a la institución)
• Presentación (resumen)

FASE 1: DIAGNÓSTICO

Tratar exhaustivamente la realidad del objeto de estudio:

• Entorno
• Personas
• Situaciones

Responde al qué y al por qué.

Para realizarlo debemos llevar a cabo:

• Recogida de información
• Establecimiento de prioridades y la previsión de recursos
• Análisis de las necesidades y la delimitación del problema
• Justificación del proyecto

1. La Recogida y el Análisis de la Información

Hay 4 ámbitos:

1. La teoría de partida
2. El marco jurídico y normativo
3. Análisis de las necesidades
4. La previsión de los procedimientos y recursos disponibles

Recogida de información acerca de:

• El entorno físico y ambiental
• La demografía y la población
• El estudio histórico
• El análisis socioeconómico del entorno

2. Establecimiento de Prioridades

Prioridad a las necesidades consideradas que la intervención proporcione mejores resultados.

Criterios:

• Tiempo
• Interés
• Importancia y urgencia
• Viabilidad
• Impacto
• Extensión
• Gasto económico
• Utilidad
• Expectativas de éxito
• Potenciar la participación

3. La Delimitación del Problema

Formular de manera clara y concreta el problema. Se construirá el diseño del proyecto. La delimitación se debe basar en un convencimiento para accionar las necesidades seleccionadas y priorizadas.

4. La Justificación del Proyecto

Exposición de los motivos importantes.

Planteamiento:

• Fundamentación teórica en cuanto al marco de referencia
• Argumentación del proyecto, síntesis
• Viabilidad y posibilidades de llevarlo a la práctica
• Previsión de resultados

FASE 2. LA PLANIFICACIÓN

En la planificación, debe decidirse qué es lo que se quiere conseguir con el proyecto de intervención y qué se va a hacer para conseguirlo.

Respuesta a:

• ¿Qué se desea conseguir? = Objetivos
• ¿Cómo se va a conseguir? = Actuaciones y metodología
• ¿Cuándo se va a conseguir? = Temporalización
• ¿Con qué se va a conseguir? = Recursos

1. Los Objetivos del Proyecto

Objetivos: metas que se desean conseguir a través de la intervención. Son el referente de los elementos y dan coherencia.

Deben ser:

• Claros (comprensibles)
• Factibles (posibles de alcanzar)
• Pertinentes (que tengan relación)

Hay 2 tipos de objetivos:

• Generales: propósitos principales del proyecto.
• Específicos: concreciones de los generales, caracterizados por:
  • Indicar metas realizables y evaluables
  • Desarrollar y concretar los generales
  • Permitir indicadores para la evaluación

Formulación de los objetivos:

• De abstracto a concreto
• De general a particular
• En infinitivo
• Una acción en cada objetivo
• Entendibles y evaluables

2. La Metodología

Cómo queremos desarrollar el proyecto. Estructura el trabajo. Actividades y tareas temporalizadas.

Actividades: recogen el conjunto de actuaciones que hay que llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos. Actividades secuenciadas y planificadas en el tiempo.

Según la finalidad:

• Asistenciales
• De sensibilización y concienciación
• De formación y orientación
• Difusión y comunicación
• Participación e implicación
• Cooperación y colaboración
• De organización y gestión
• Para la evaluación y el seguimiento

Tipos de actividades:

• De formación
• De difusión
• Artísticas
• Lúdicas
• Sociales

Tareas: acciones concretas necesarias para realizar una actividad. Para organizar y ver su secuencia = cronograma.

Temporalización: es la ordenación y la distribución en el tiempo de las diferentes actuaciones y la duración de cada una.

Instrumentos:

• Planning: calendario en el que se señalan todas las actividades que se tienen que realizar desde un principio hasta un final.
• Cronograma: representan de manera ordenada y precisa las diversas actividades. Tiene una doble característica: Secuencia (orden) y sincronía (paralelo o simultáneo).
• Horario: instrumento que sirve para representar la planificación diaria o semanal y es muy útil cuando se establecen varias actividades en un mismo día.

3. Los Recursos

Recursos humanos: son las personas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Incluye:

• El organigrama (refleja funciones y responsabilidades)
• Perfil profesional (funciones y tareas)
• Tipología de contrato y dedicación
• Formación o reciclaje
• Datos personales

Es importante el voluntariado, ya que presta su colaboración desinteresada.

Recursos materiales: son los espacios, instalaciones, equipos técnicos, instrumentos y objetos necesarios para desarrollar las actividades.

Hacen referencia a:

• Recursos fungibles (se agotan con su uso)
• Recursos inventariables (se usan muchas veces)
• Recursos espaciales (medios y espacios urbanos, infraestructuras, equipamientos)

Recursos económicos: financiación. Engloban los costes de proyecto y la forma de financiación.

La financiación se basa en un presupuesto que se compone de:

• Ingresos: se contabilizan como ingresos, subvenciones, patrocinadores, donaciones, venta de servicios, cuotas fijas o puntuales, aportaciones financieras de la propia institución, ingresos atípicos, otras formas de financiación como el crowdfunding.
• Gastos: incluyen gastos de personal, dietas, recursos materiales y técnicos, recursos espaciales, gastos por imprevistos.
• Saldo: es la diferencia entre ingresos y gastos. Evitar que sea deficitario (gastos superen ingresos).

Se desarrolla en dos niveles:

• Nivel global (previsión)
• Nivel concreto (especifica recursos necesarios)

Planificación de una Actividad

Tener en cuenta las actividades de los agentes. En la concreción de actividades se incluye:

• Denominación o título de la actividad
• Público destinatario
• Objetivo u objetivos específicos
• Desarrollo o descripción del contenido y proceso
• Horario y duración
• Organización
• Temporalización y distribución de las tareas
• Responsables de cada tarea
• Recursos necesarios
• Pautas de evaluación

Todo esto se recoge en la planificación.

FASE 3. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

La fase de ejecución supone la puesta en funcionamiento del proyecto. En ella se llevan a cabo las actividades y tareas planificadas.

Hay 3 tipos de actividades:

• De difusión, sensibilización, negociación e implicación
• Las necesarias para la consecución de objetivos
• Actividades de evaluación, seguimiento y control

FASE 4. LA EVALUACIÓN

La evaluación se ha de realizar en todas las fases: en el inicio, durante y al finalizar.

Según la intencionalidad hay cuatro funciones:

diagnostica, predictiva, orientadora o de control.