Gestión de Proyectos: Estructura, Tipos y Herramientas

Proyecto:

Un complejo, no rutinario esfuerzo limitado por presupuesto, recursos y especificaciones, con el objetivo de satisfacer al consumidor.

Características de un proyecto:

• Tiene objetivos establecidos.
• Tiene una duración con un principio y final.
• Requiere participación de toda la organización.
• Tiene requerimientos específicos en cuanto a costos y resultados esperados.

Administrador de Proyectos:

Dirección temporal, no repetitiva y que actúa frecuentemente de manera independiente a la organización.

• Organiza los recursos.
• Relación directa con el cliente.
• Brinda dirección, coordinación e integración al equipo del proyecto.
• Guía y supervisa, no toma decisiones finales.
• Es responsable del resultado y éxito del proyecto.

Principales tipos de estructuras organizativas:

Organización funcional

Ventajas:

• Sin cambio de estructura (Sin alteración radical).
• Flexibilidad (personal)(Al terminar el proyecto se retorna a las tareas usuales).
• Alta experiencia profesional.
• Simple transición posterior al proyecto (Planes de carrera normales dentro de las divisiones funcionales).

Desventajas:

• Falta de enfoque (Distintas prioridades para cada unidad).
• Mala integración (Visión individual de las partes/unidades del proyecto).
• Lentitud (Falta de comunicación horizontal).
• Falta de propiedad (Falta de motivación ya que es una carga adicional a las funciones habituales del personal).

Equipos dedicados a proyectos

Ventajas:

• Sencillo (Los equipos de proyectos funcionan de forma independiente).
• Rápido (Dedicar toda su atención).
• Cohesivo (Meta común).
• La integración de funciones cruzadas (Especialistas de diferentes áreas).

Desventajas:

• Costoso (Asignación especial de recursos).
• Conflictos internos (La división entre proyectos).
• La experiencia técnica puede ser limitada.
• Difícil transición posterior al proyecto (Relocalización de recursos).

Estructuras matriciales

Ventajas:

• Eficiente (Es posible compartir recursos entre los proyectos y funciones).
• Fuerte enfoque de proyectos (Si se cuenta con Jefe y Admin. de proyectos).
• De transición simple posterior al proyecto (Flexible).

Desventajas:

• El conflicto disfuncional (Posible tensión entre los gerentes de proyecto y gerentes funcionales).
• Lucha interna (Situación en la que se compartan recursos) (Ambiente tensión por tratar con muchos jefes).
• Lento en la toma de decisiones.

EDT:

Un esquema jerárquico (mapa) que identifica los productos y elementos de trabajo que participan en el proyecto. Define la relación del “producto final” con sus componentes y subcomponentes. El más adecuado para el diseño y construcción de proyectos que tengan resultados tangibles en lugar de proyectos orientados a los procesos.

Paquete de trabajo:

Es el nivel más bajo de la EDT:

• Define el trabajo.
• Identifica tiempo para completar un paquete de trabajo.
• Identifica un presupuesto por fases para completar un paquete de trabajo.
• Identifica recursos necesarios para completar un paquete de trabajo.
• Identifica las personas responsables de las unidades de trabajo.
• Identifica los puntos de monitoreo para medir el éxito (e.g. hitos importantes).

Tiempo de Holgura:

El tiempo de holgura representa el tiempo en que las actividades pueden retrasarse sin demorar el proyecto.

Ruta Crítica:

La ruta de la red que tiene el menor tiempo de holgura.

• Retraso de estas actividades demoraría todo el proyecto.
• Se presta mucha atención a las actividades de la ruta crítica.

Sensibilidad:

Es una función del número de rutas críticas y la cantidad de tiempo de holgura.

Los administradores valoran la sensibilidad para determinar cuánta atención deben dedicarle a administrar la ruta crítica.

Red poco sensible:

Una red con una ruta crítica y con actividades (no críticas) con mucho tiempo de holgura.

Red muy sensible:

Una red con muchas rutas críticas y con poco tiempo de holgura.