Gestión de Proyectos: Entorno Organizacional, Ciclo de Vida y Procesos Clave

Culturas y Estilos de Organización en la Gestión de Proyectos

Los proyectos y la gestión de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo.

También puede influir en el proyecto el nivel de madurez de la gestión de proyectos de la organización y sus sistemas de gestión de proyectos.

La Organización y el Ciclo de Vida del Proyecto

La cultura, el estilo y la estructura de la organización influyen en la forma en que se llevan a cabo sus proyectos.

Culturas y Estilos Organizacionales

Las culturas y estilos organizacionales son fenómenos de tipo grupal conocidos como normas culturales, que se desarrollan con el tiempo.

Las normas incluyen enfoques establecidos para iniciar y planificar proyectos, los medios considerados aceptables para realizar el trabajo y las autoridades reconocidas.

Las culturas y estilos de organización se manifiestan en experiencias comunes entre los miembros de la organización, tales como:

• Visión, misión, valores, creencias y expectativas compartidas
• Normas y políticas
• Sistemas de motivación

La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas a través de la práctica y el uso común a lo largo del tiempo.

Comunicación en la Organización

El éxito de la gestión de proyectos de una organización depende en gran medida de un estilo de comunicación eficaz. Los gerentes de proyectos deben ser capaces de comunicarse eficientemente con todas las partes interesadas.

Estructuras en la Organización

Las estructuras organizacionales pueden clasificarse en varios tipos:

• Orientada a proyectos: Los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico.
• Funcional: En este tipo de estructuras jerárquicas, cada empleado tiene un jefe y las personas se agrupan por especialidades.
• Matricial: Se mantiene la estructura funcional, pero se crea una estructura orientada a proyectos.

Tipos de Estructuras Matriciales

Las estructuras matriciales son de tres tipos:

• Matricial fuerte
• Matricial débil
• Matricial balanceada

Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización son los planes, procesos y políticas.

Se agrupan en dos categorías:

• Procesos y procedimientos
• Base de conocimiento corporativa

Actores Sociales del Proyecto (Interesados)

Los actores sociales o interesados del proyecto son personas u organizaciones que pueden afectar o verse afectadas por el proyecto.

El equipo de dirección del proyecto debe identificar tanto a los interesados internos como a los externos.

El director del proyecto debe gestionar la influencia y las expectativas de los diversos interesados. Los interesados negativos, si no son atendidos, podrían impedir el avance del proyecto.

Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es una serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.

El ciclo de vida del proyecto proporciona un marco de referencia básico para dirigir el proyecto.

Las fases del ciclo de vida del proyecto son:

• Inicio
• Planeación
• Ejecución
• Control
• Cierre

El ciclo de vida del proyecto puede documentarse con ayuda de una metodología y puede ser determinado o conformado por los aspectos únicos de la organización.

Proceso

Un proceso es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre sí. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas utilizadas.

Grupos de Procesos de la Gestión de Proyectos

Los grupos de procesos son:

• Inicio
• Planeación
• Ejecución
• Monitoreo y Control
• Cierre

Descripción de los Grupos de Procesos

• Grupo de Procesos de Iniciación: Define y autoriza el proyecto.
• Grupo de Procesos de Planificación: Define y refina los objetivos y planifica el curso de acción requerido.
• Grupo de Procesos de Ejecución: Integra personas y otros recursos para llevar a cabo el proyecto.
• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar medidas correctivas.
• Grupo de Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto y la fase del mismo.