Gestión de Proyectos: Definición, Recursos y Estrategias de Administración

Fundamentos de la Gestión de Proyectos

Preguntas Frecuentes al Trabajar con Proyectos

• ¿Cuál es la fecha de terminación?
• ¿Qué recursos son necesarios?
• ¿Qué función desempeña cada uno de los integrantes del equipo?
• ¿Qué tareas faltan por completar?

¿Qué actividades realiza el administrador o planificador de proyectos?

El administrador de proyectos:

• Dirige y coordina la realización del proyecto.
• Determina una fecha de entrega y organiza el trabajo.
• Calcula, en base al tiempo disponible, cuántas personas son necesarias para cada tarea y reúne al personal idóneo.
• Toma decisiones, según su presupuesto.
• Fija las fechas de finalización para cada parte del proyecto y se las comunica a los participantes.
• Da seguimiento, evalúa el proceso y comprueba los resultados.

¿Cómo se define un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades y recursos que se planean para concretar un objetivo, sobre la base de un presupuesto determinado y en un periodo de tiempo limitado.

¿Para qué es adecuado el planteamiento de un proyecto?

Es adecuado para organizar las tareas en el tiempo, coordinarlas y controlar que los gastos se ubiquen dentro del presupuesto.

¿Qué se debe hacer cuando se planea un proyecto?

Se debe generar un proyecto flexible, que cuente con puntos de control para dirigir su rumbo a partir de las evaluaciones de seguimiento.

¿Qué son los recursos en un proyecto?

Son los elementos que se requieren para llevar a cabo el proyecto. Este concepto no se aplica solo a los objetos (como el espacio de trabajo, equipo, maquinaria e insumos), sino también a las personas.

¿Quién es el administrador de un proyecto?

Es una persona responsable que se encarga de la planeación, diseño, seguimiento y supervisión, tanto del personal como de lo que sucede durante su implementación.

Actividades Clave en la Administración de Proyectos (PM)

1. La definición del proyecto.
2. Creación de un plan de proyecto.
3. Fijación de la fecha de inicio.
4. Especificación de tareas.
5. La duración de las tareas.
6. Asignación de recursos.
7. Vinculación de tareas.
8. Revisión del plan.
9. Definición de líneas de base.
10. Los valores reales.
11. El seguimiento del proyecto.
12. Realizar ajustes.
13. La evaluación del proyecto.

Características y Planificación

Características de cualquier proyecto

• Esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio.
• Duración solo de un periodo con una fecha final establecida.
• Realización de un trabajo que se logra solo con el compromiso de sus integrantes y la disponibilidad de materiales y equipamiento.

¿Qué es un plan de proyecto?

Es un modelo que anticipa cómo será el proyecto real. Es una herramienta que permite tantear cómo será el proyecto real para analizar qué se piensa que va a pasar y qué se desea que suceda.

Gestión de Recursos

Aspectos Clave de los Recursos

• La disponibilidad: Cuándo un recurso podrá aplicarse a una tarea y cuánto puede hacer.
• El costo: Cuánto dinero se requiere para costear los recursos.

¿De qué se encarga la administración de recursos?

La administración de recursos se encarga de:

• Definir el calendario de disponibilidad de cada recurso, es decir, establecer cuándo se podrá contar con él y cuándo no.
• Asignar los recursos necesarios a cada tarea.

Tipos de Recursos

• Recursos de trabajo: Los constituyen tanto los integrantes del proyecto como el equipamiento necesario para llevar adelante las tareas que les son asignadas.
• Recursos materiales: Son todos los elementos, suministros o dotaciones necesarios para completar las tareas requeridas para el proyecto.

Seguimiento y Control

¿Qué diferencias existen entre las revisiones y los seguimientos?

En la revisión se identifican cuáles son las tareas críticas del proyecto por medio de la ruta crítica. En cambio, el seguimiento implica ver detalles del proyecto, como quién hizo qué trabajo, cuándo finalizó y cuál fue su costo.

El Triángulo del Proyecto

¿Qué factores conforman el triángulo del proyecto?

Tiempo, costo y alcance.

¿Qué consideraciones se deben tomar en cuenta en el triángulo del proyecto?

Hay que conseguir que las tareas se concreten cuando tienen que hacerlo. Se deben evaluar las implicaciones de los siguientes escenarios:

• ¿Qué pasa si la duración del proyecto disminuye?
• ¿Qué pasa si el presupuesto disponible para el proyecto se reduce?
• ¿Qué pasa si el alcance del proyecto se extiende?

Herramientas de Administración de Proyectos

Herramientas populares para la administración de proyectos

• Microsoft Project
• EProject Enterprise
• Planner
• TASSC: Estimados
• Gantt Project
• Project KickStart