Gestión de Proyectos: Claves para el Éxito y la Prevención de Fallos

Fracaso de un Proyecto: Causas y Consecuencias

Un proyecto se considera un fracaso cuando:

• Excede su presupuesto en más del 10%.
• Se completa con 3 meses de atraso o toma más de 12 meses en alcanzar el 85% de su capacidad de diseño.
• No alcanza su objetivo principal.
• Genera sobrecostos.
• Sufre retrasos significativos.
• Provoca accidentes a personas o bienes.
• Presenta fallos de permisos.

Las causas principales de fracaso incluyen:

• Débil desarrollo en fases: 70%
• Discontinuidad del equipo del proyecto: 63%
• Proyecto a suma alzada: 42%
• Nuevas tecnologías: 50%
• Errores al inicio: 40%

Proyecto Exitoso: Definición y Características

Un proyecto exitoso cumple o excede las expectativas de los participantes (stakeholders) en términos de:

• Alcance
• Tiempo
• Costo
• Calidad
• Resultados

Es crucial reconocer que los participantes tienen diferentes necesidades y expectativas, y que existen tanto requerimientos identificados como no identificados.

Las características de un proyecto exitoso son:

• Participación efectiva del dueño.
• Definición clara de objetivos acordados.
• Planificación efectiva.
• Compromiso y alineamiento del equipo.
• Motivación del equipo de proyecto.
• Capacidad del equipo.

Etapas Clave de un Proyecto

1. Etapa Conceptual

En esta fase inicial, se define la oportunidad de negocio y se realiza un análisis de factores principales. Incluye:

• Diseños muy preliminares.
• Algunos sondajes.
• Análisis de alternativas y competitividad.
• Identificación de permisos (propiedad, agua).
• Elaboración de un PEP preliminar.

2. Etapa de Prefactibilidad

Marca el inicio del equipo de proyecto y el desarrollo de la solución elegida. Se caracteriza por:

• Plan minero preliminar.
• Diagrama de flujo (flow sheet).
• Avances de sondajes y pruebas.
• Un PEP más avanzado.
• Identificación de riesgos, seguridad y medio ambiente.
• Presentación de permisos.
• Aprobación de fondos.

3. Etapa de Factibilidad

En esta etapa, se completan las pruebas y reconocimientos mineros. Los entregables clave son:

• Estimación de costos definitivos.
• Cotización de equipos principales.
• Ingeniería y gestión detalladas.
• PEP terminado.
• Permisos obtenidos.
• Contrato de venta.
• Evaluación económica terminada.

4. Etapa de Detalle

Se enfoca en la ejecución y la preparación para la construcción. Implica:

• Instalación del equipo de proyecto del dueño y contratistas.
• Adquisición de equipos y materiales.
• Manejo de contratos.
• Control de cambios.

5. Etapa de Puesta en Marcha

Es la fase final antes de la operación plena. Incluye:

• Pruebas de operación en vacío.
• Traspaso de maquinaria al dueño.
• Afinado de instrumentos.
• Pruebas con carga y puesta en marcha.
• Documentación completa.
• Informe final.
• Cierre financiero.

Roles Clave en la Gestión de Proyectos

Gerente de Proyectos

Debe mantener el entusiasmo del proyecto y asegurar la calidad técnica del mismo.

Ingeniero de Proyecto

Evalúa el trabajo del contratista, toma acciones correctivas y asegura la calidad del diseño.

Ingeniero Especialista

Revisa equipos y responde consultas específicas.

Conceptos y Metodologías Esenciales

Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral)

Es un sistema de gestión que integra varios factores para facilitar mejores decisiones. Permite definir, seguir y alcanzar logros. Se basa en cuatro perspectivas clave:

• Finanzas
• Cliente
• Procesos Internos de Negocio
• Aprendizaje y Crecimiento (Desarrollo de personas y conocimiento de la empresa)

KPI (Key Performance Indicator - Indicador Clave de Rendimiento)

Un KPI cuantifica el rendimiento de actividades en función de metas y objetivos. El flujo de valor se representa como:

DATOS > INFORMACIÓN > BRECHA > ACCIÓN > VALOR

Al gestionar los datos de manera efectiva, se está creando valor.

Lean Six Sigma

Es una metodología que busca mejorar procesos reduciendo la variabilidad y logrando reducir y/o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente. La meta es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de oportunidades.

PEP (Plan de Ejecución del Proyecto)

El PEP establece los objetivos del proyecto y el plan detallado para alcanzarlos, identificando los principales problemas involucrados. Sus características son:

• Es de conocimiento común para todos los involucrados.
• Cubre todos los aspectos del proyecto.
• Se enfoca en la ejecución.
• Se actualiza constantemente.

Planifica la ejecución sin dejar aspectos fuera.

Contenidos del PEP

Un Plan de Ejecución del Proyecto típicamente incluye:

• Resumen ejecutivo.
• Objetivos del proyecto.
• Roles de los participantes.
• Seguridad.
• Protección del medio ambiente.
• Ambiente de negocio.
• Recursos y adquisiciones.
• Contratos.
• Control de calidad.
• Operaciones.
• Plan de revisión.
• Seguros.
• Logística e infraestructura.

Nota importante: La forma en que se ejecuta un proyecto influye significativamente en su costo y programa.