Gestión de Presupuestos, Unidades de Obra y Planificación de Proyectos

Presupuestos y Unidades de Obra

El departamento de mantenimiento es un departamento interno. Su objetivo es mejorar el funcionamiento de la empresa sin salir de sus ámbitos. Los presupuestos que se realizan son de uso interno y su principal función es evaluar los costes para la gestión financiera. Los presupuestos que suelen efectuarse son los que corresponden a algunos procesos de montaje, con un coste lo suficientemente elevado para que requieran autorización, y los presupuestos de mantenimiento anual.

Un presupuesto se puede definir como el resultado de la suma de los productos de la cantidad necesaria de cada unidad de obra por su precio unitario.

La unidad de obra es el elemento base del presupuesto, constituido por el conjunto de recursos mínimo susceptible de ser cuantificado. Las unidades de obra se organizan en distintas categorías/capítulos de manera jerárquica:

• Materiales en general.
• Material específico.
• Mano de obra organizada por la especialidad del trabajador.
• Otros gastos (transporte, dietas...).

Cálculos, Mediciones y Tarifas

La medición suele ser el punto crítico de la confiabilidad de un presupuesto, ya que en algunas unidades de obra no siempre es fácil prever cuántas unidades serán necesarias. En los materiales individualizables, la tarea de medición tiene que ser directa. Basta con tener el número de unidades necesarias y reflejarlas en el presupuesto.

La mano de obra es un caso especial, ya que no siempre se puede prever con precisión cuánto tiempo será necesario para realizar una tarea. Para efectuar la medición de la mano de obra necesaria para llevar a cabo una determinada tarea, será necesario:

• Descomponer la tarea en partes de acuerdo con la especialidad necesaria para ejecutarla.
• Determinar el número de personas que la llevarán a cabo.
• Calcular el número de horas necesarias según la especialidad.
• Crear una partida para cada especialidad con la suma de las horas dedicadas por todas las personas involucradas.

En ocasiones, el nivel de incertidumbre a la hora de realizar la medición correctamente provoca que no todas las partidas se puedan calcular con una precisión mínima. Estas partidas suelen corresponder a tareas complejas, en las que coexisten muchos elementos difíciles de medir o estimar con precisión y que tienen cierto riesgo de aparición de imprevistos. En estas partidas no se calcula el precio unitario. Estas partidas se denominan partidas alzadas y en ellas se omite la medición y se calculan globalmente. Estas partidas deben evitarse, y más si suponen una parte significativa del presupuesto.

Una vez determinadas las mediciones, para calcular las partidas, se deben introducir los precios unitarios. Para ello, lo normal es utilizar tarifas. Los precios del material vienen determinados por los proveedores.

Planificación de Proyectos

Los documentos de planes de proyecto/obras son documentos globales que recogen toda la información relativa al desarrollo, ejecución y/o implementación de un proyecto. Según el objetivo final del proyecto, la documentación puede clasificarse en tres grupos:

• Externa o complementaria.
• Interna.
• Parcialmente interna.

Externa o Complementaria al Proyecto (Plan de Proyecto)

Se centra en el DESARROLLO del proyecto. Es común en proyectos cuyo objetivo final es crear un producto concreto que se producirá en determinadas cantidades. Destinada a la gestión interna en el transcurso del proyecto que permita un buen seguimiento de este.

Interna (Plan de Obra)

Se centra en la EJECUCIÓN del proyecto. Se utiliza en proyectos de construcción, de implementaciones y de puestas en marcha. Forma parte de la documentación del proyecto. Esta documentación tiene que llegar al cliente, especialmente en casos de gestión externa.

Parcialmente Interna

La documentación se suele dividir en dos: plan de proyecto y plan de obra. Es típico en proyectos mixtos que no solo cubren el desarrollo sino fases posteriores de producción, implementación o puesta en marcha.

Contenido de la Documentación de Planificación

La documentación relativa a planificación deberá recoger, entre otros elementos:

• Actividades o tareas.
• Dependencias entre ellas.
• Recursos asignados.
• Estimaciones temporales junto a sus correcciones a medida que el proyecto se desarrolle.
• Objetivos totales y parciales.
• Fases y los hitos que los delimitan.
• Marco temporal.
• Información de seguimiento.