Gestión de Perfiles de Puesto y Sistemas de Información de Recursos Humanos

Los perfiles de los puestos y la planificación

El perfil del puesto es el resultado de un estudio exhaustivo; se diseña y debe estar sujeto a cambios. A medida que pasa el tiempo, las necesidades de la organización evolucionan, por lo que tanto el perfil del personal como el del puesto tienen que cambiar. Se trata de dar respuesta a las necesidades de vacantes, distinguiendo entre las definitivas y las temporales.

El departamento de Recursos Humanos (RRHH) actuará de forma conjunta con el director de línea o departamento, y su colaboración permitirá elaborar el llamado perfil del puesto. El perfil lo elabora el departamento de RRHH ayudado por el órgano de línea. Se trata de una información que se presenta en forma de descripción y especificación de los puestos.

Descripción y especificación de puestos

• Descripción del puesto: Se entiende como un documento que recoge las actividades y obligaciones que implica esa situación, incluyendo: datos identificativos, descripción general, responsabilidades y relaciones con otras personas y departamentos.
• Especificación del puesto: Mediante esta se realiza una descripción del tipo de cualificaciones mínimas o necesarias que deben tener los trabajadores para ocupar el puesto.

Facilitar la labor de la Dirección de Recursos Humanos (DRRHH) expresa la medida que permite adaptarse a las diversas situaciones del entorno laboral.

Implantación de un Sistema de Información (SIRRHH)

Es una herramienta que permite a la Dirección de Recursos Humanos clasificar y organizar los elementos necesarios para la organización de las personas y sus actividades, así como establecer las características del puesto que ocupan. Este sistema constituye un subsistema dentro de la empresa y se utiliza para:

1. Analizar las condiciones de los empleados de la organización y del entorno externo.
2. Identificar los objetivos y realizar la planificación.
3. Elegir entre las distintas actividades que permitirán llevar a cabo los objetivos.
4. Evaluar los resultados de las actividades y objetivos.
5. Proporcionar retroalimentación (feedback).

Para que un sistema de información resulte eficaz, no tiene que estar necesariamente informatizado. Sin embargo, todo el proceso conlleva un coste; es una inversión para la organización, aunque los beneficios obtenidos son innegables.

Elementos del Sistema de Información

1. Entradas al sistema: Son los procedimientos utilizados para recopilar datos. La base de datos ha de ser mantenida y actualizada constantemente.
2. Soporte elegido: Es la elección de la forma o tecnologías seleccionadas para transformar los datos en información que resulte útil.
3. Salida de datos: Una vez procesados los datos, se producirá la salida de los mismos, la cual adquirirá diferentes formatos en relación al receptor de la información.

Modelos del SIRRHH

• Procesamiento de datos: El sistema es un mero almacén de datos donde los usuarios reciben informes periódicos.
• Sistema de información a la dirección: Enfocado en la toma de decisiones gerenciales.
• Sistema de apoyo de decisiones: El usuario puede solicitar al experto que efectúe algún tipo de simulación para prever escenarios.

Características y Habilidades del Sistema

Características principales:

• Flexibilidad.
• Confidencialidad.
• Facilidad de uso.
• Adaptabilidad.

Habilidades requeridas:

La información de este sistema debe ser precisa y relevante; no debe crear más problemas de los que resuelve y debe destacar siempre lo más importante.

Ventajas de la implementación

• Ausencia de procesos manuales.
• Eliminación de tareas repetitivas.
• Inexistencia de redundancia de información.
• Control manual en todas las tareas.
• Eliminación de flujos de información innecesarios en papel.
• Compatibilidad de datos y procesos en los diferentes niveles de la organización.
• Actualización constante de la información.

Áreas de aplicación del método

1. Inventario de personal: La empresa necesita conocer su potencialidad. A medida que la empresa crece, se necesitará un inventario informatizado frente al manual.
2. Selección: Si todos los datos de los expedientes se trasladan a una base de datos, se podrá cruzar y manipular esta información para encontrar al candidato ideal.
3. Formación: Las necesidades de formación de los empleados se manifiestan no solo cuando acaban de ser contratados, sino de forma continua durante su carrera.