Gestión de Pacientes y Documentación Clínica en el Ámbito Sanitario

La Unidad de Gestión de Pacientes y Documentación Clínica

Es la Unidad que se encarga de articular, en el ámbito de la Atención Primaria y Especializada del área de salud, la ordenación, coordinación y priorización de las actividades que se producen alrededor de la asistencia médica. Su fin es mantener la eficiencia en la utilización de recursos y la cohesión de la organización frente al paciente y su proceso asistencial, garantizando el acceso a las prestaciones en condiciones de igualdad efectiva.

Se hace necesario, además, disponer de sistemas de información homogéneos, fiables y suficientes, que posibiliten los procesos de gestión, la elaboración de indicadores de rendimiento y utilización, y los controles de demanda asistencial. Es una estructura de apoyo en el hospital, basada en el concepto de gestión de pacientes como área responsable de gestionar el flujo de los mismos por los distintos servicios que la Gerencia de Atención Integrada (GAI) ofrece, así como tramitar su documentación clínica y la información asistencial generada.

Es un servicio no asistencial encargado de facilitar el acceso del usuario a la asistencia sanitaria especializada en régimen ambulatorio o de hospitalización, y de gestionar la historia clínica. Tiene un carácter multidisciplinar.

Objetivo: Organizar y gestionar la información clínica

El objetivo principal es organizar y gestionar toda la información clínica generada a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales del paciente.

1. Gestionar la historia clínica

• Identificar la historia clínica: Creación, actualización y mantenimiento del fichero de pacientes en el centro, garantizando su coherencia, integridad, fiabilidad y la confidencialidad de la información.
• Diseñar y mantener actualizado el formato: Normalización de la documentación clínica del centro para su correcta homogeneización, en colaboración con la comisión de historias clínicas.
• Clasificar, integrar y coordinar: Toda la información clínico-asistencial generada, independientemente de su soporte físico.
• Controlar la calidad: Supervisión de la calidad de la historia clínica.
• Garantizar la accesibilidad: Elaborando la normativa acerca de la localización, el préstamo y la devolución de las historias clínicas, estableciendo mecanismos que aseguren su disponibilidad y velen por su confidencialidad.

2. Gestionar y organizar los archivos de documentación e historias clínicas

• Custodiar, prestar y recepcionar las historias clínicas.
• Realizar el seguimiento de la documentación prestada.
• Identificar, mantener y tratar la documentación clínica de menor probabilidad de uso asistencial posterior.
• Evaluar la actividad y el control de calidad del Archivo de historias clínicas.

3. Organizar y gestionar operativamente la codificación clínica

• Definir las fuentes de datos del sistema de información clínico.
• Tratar la información clínica extraída de las historias clínicas: indización, elaboración y validación de la información recogida en el episodio asistencial para configurar el CMBD (Conjunto Mínimo Básico de Datos).
• Recuperación, análisis y difusión de la información tratada.
• Controlar la calidad del sistema de información clínico, desarrollando medidas para garantizar su fiabilidad.

Información asistencial

Objetivo: Desarrollar sistemas y dispositivos adaptados a las necesidades de los diferentes usuarios y a la elaboración y el análisis de la información sobre la producción asistencial y de cuantos elementos influyen en ella, como apoyo en la toma de decisiones.

Gestión de pacientes

Objetivo: Organizar y gestionar el flujo de pacientes por los distintos servicios que el hospital ofrece.

1. Organizar y gestionar operativamente el acceso y la demanda

Conlleva la organización y gestión operativa de:

• El acceso de los usuarios a las prestaciones de asistencia especializada en el ámbito correspondiente, garantizando en todo momento el principio de equidad.
• La demanda de asistencia especializada en régimen ambulatorio, de hospitalización y quirúrgica.
• El registro de pacientes atendidos en Urgencias.

2. Gestionar y coordinarse con otras instituciones

Gestionar y coordinarse con otras instituciones sanitarias para las derivaciones intercentros.

3. Colaborar con el área de gestión del hospital

Colaborar en la recogida de datos para la facturación.

4. Establecer cauces de comunicación

Establecer los cauces de comunicación y coordinación necesarios con la Atención Primaria.