Gestión y Organización de la Producción de Espectáculos y Eventos

Determinación de procesos y fases de producción de espectáculos y eventos

Para planificar un espectáculo o evento es necesario identificar todas las tareas que se deben realizar desde el inicio hasta el final del proyecto. Estas se organizan en distintas fases de producción y se colocan en un orden lógico para poder trabajar de forma eficiente. Cada proyecto es diferente, ya que no requiere las mismas tareas una obra de teatro pequeña que un concierto o un gran evento; por eso es fundamental conocer el proyecto antes de planificarlo.

Una técnica muy útil es dividir el trabajo en partes más pequeñas. Se comienza con una tarea global (por ejemplo, organizar un espectáculo) y se descompone en tareas y subtareas más concretas. Las tareas deben tener:

• Un responsable asignado.
• Fecha de inicio y fin.
• Coste.
• Relación con otras tareas.

Fases principales de producción

Las fases principales de producción suelen ser:

• Planificación inicial: Incluye tareas como definir la idea, establecer objetivos, elegir el tipo de evento, realizar un plan de viabilidad, presupuesto y financiación.
• Contratación y diseño: Se organizan los recursos humanos y materiales; contratación de artistas y técnicos, diseño artístico, búsqueda de espacios, promoción y marketing, y ensayos.
• Ejecución y cierre: Se realiza el evento, incluyendo el montaje, ensayos técnicos, estreno, desmontaje, cierre y evaluación.

Es importante tener en cuenta que las tareas se pueden realizar al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo. Además, todas las tareas deben estar organizadas en un calendario donde se indique: qué se hace, quién lo hace, cuándo y cuánto dura.

Técnicas de construcción de planes de trabajo parciales

Para facilitar la ejecución de un proyecto es necesario elaborar un cronograma, donde se indiquen las fechas de inicio y finalización de cada tarea, lo que permite organizar el trabajo y controlar el tiempo. Para calcular la duración de cada actividad se utilizan distintos métodos:

• Experiencia previa en proyectos.
• Comparación con tareas parecidas.
• Análisis del alcance del trabajo y los recursos necesarios.

Sin embargo, cualquier estimación de tiempo tiene incertidumbre e imprevistos. Para mejorar la precisión se utiliza la técnica llamada método PERT, que se basa en tres valores:

• Tiempo optimista (o): Es el tiempo mínimo posible si todo sale bien.
• Tiempo probable (m): Es el valor más realista.
• Tiempo pesimista (p): Es el tiempo máximo si ocurren retrasos.

Con estos tres valores se obtiene un tiempo estimado mediante una fórmula matemática: e = (o + 4m + p) / 6. En algunos casos se usa una fórmula más restrictiva: e = (o + 3m + 2p) / 6, para obtener un valor más ajustado y realista.

Plan de emergencia y seguridad

El objetivo es garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales y ambientales. Los espectáculos públicos están regulados por leyes estatales, autonómicas y municipales, siendo los ayuntamientos los encargados de conceder las autorizaciones necesarias.

El promotor del espectáculo tiene la obligación de cumplir las condiciones técnicas y de seguridad, facilitar inspecciones, contratar un seguro de responsabilidad civil, devolver las entradas si se suspende y proteger los espacios naturales.

Para obtener la autorización, es necesario presentar documentación como:

• Datos del promotor.
• Proyecto técnico y fechas.
• Contrato con empresas de seguridad.
• Seguro de responsabilidad civil.
• Declaración responsable de prevención de riesgos laborales.

En la organización de un evento existen diversos riesgos laborales como el trabajo en altura, caídas, golpes, sobreesfuerzo, exposición a electricidad, ruido o iluminación intensa. Por ello, la empresa organizadora debe identificar estos riesgos, informar y proporcionar equipos de protección individual (EPIS).

También debe garantizar que las instalaciones y estructuras utilizadas cumplan la normativa de seguridad y aplicar medidas preventivas. El plan de emergencia recoge por escrito las medidas de prevención y las actuaciones que deben seguirse. Junto a este se encuentra el plan de autoprotección.

Según el Real Decreto 524/2023, es obligatorio disponer de un plan de autoprotección cuando el aforo sea superior a 2.000 personas en recintos cerrados o 20.000 personas en espacios al aire libre. Este debe incluir:

• Identificación del lugar y de los responsables.
• Descripción del evento.
• Análisis de riesgos.
• Recursos humanos y materiales.
• Programa de mantenimiento y actualización.

Además, se requiere un plan de seguridad que coordine a todo el personal encargado de proteger. Entre sus funciones están controlar el acceso y el aforo, vigilar el recinto, evitar la entrada de objetos peligrosos y colaborar en caso de emergencia o evacuación. El aforo máximo se calcula teniendo en cuenta la estructura del espacio y las vías de evacuación.