Gestión y Organización de la Documentación Empresarial

1. Organización de la Documentación

Se trata de trabajos sistemáticos de la actividad administrativa para conservar documentación y cumplir las normas legales.

1.1. Recepción de documentación

Llegada de documentación -> Recepción y clasificación -> Apertura y comprobación -> Diferenciar:

• Correspondencia personal (no abrir)
• Correspondencia a nombre de la empresa (abrir) -> Registro de entrada -> Distribución a los departamentos.

CORRESPONDENCIA, FAX Nº fax Y CORREO ELECTRÓNICO

1.2. Salida de documentación

Elaboración de la documentación -> Comprobación ->

Clasificación:

• Destino
• Tipo de envíos

Registro de salida -> Peso y franqueo ->

Salida:

• Oficina correos
• Empresa mensajería
• Envío por valija

1.3 Medios de envío de correspondencia y paquetería

• Envío de documentos
• Envío de paquetería y HomePaq
• Tienda online Comandia by Correos
• Marketing directo (publibuzón, sellos personalizados…)

2. Archivo de documentos y sistemas de clasificación

Objetivos que el archivo debe perseguir:

• Tener acceso rápido a la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
• Guardar la documentación el tiempo que sea útil.
• Establecer un archivado de toda la documentación empleada y necesaria de forma sistemática.
• Tener un sistema eficaz de reproducción de documentos.
• Archivar en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Archivo centralizado

• La tarea de archivo es realizada por profesionales.
• Establece un único criterio de ordenación y clasificación.
• Ahorro de espacio, material e instalaciones.
• Economía de tiempo en clasificación, localización y colocación de los documentos.

Archivos descentralizados

• Mayor proximidad a los documentos.
• No hay necesidad de formular peticiones de documentos.
• En grandes empresas existe el archivo descentralizado para algunos documentos, con un control centralizado.

Archivo activo

• Contiene los documentos de consulta frecuente.

Archivo semiactivo

• Contiene documentos que presentan menor vigencia y una consulta menos frecuente; periódicamente habrá que determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, así como los documentos que deben ser destruidos porque no se consideran de ninguna utilidad.

Archivo inactivo

• Se conservan de forma definitiva los documentos que, aunque han perdido su valor operativo, retienen su valor histórico y documental