Gestión y Optimización de Almacenes: Estrategias para Mejorar la Eficiencia

Almacenaje: Procedimiento Sistematizado

El almacenaje es un procedimiento sistematizado que implica la aplicación de recursos humanos y materiales para lograr el funcionamiento eficiente de los almacenes de una empresa.

Objetivos del Almacenaje

• Almacenar productos para adecuar la demanda interna.
• Garantizar un suministro continuo.
• Optimizar recursos financieros.
• Reducir los tiempos de los procesos de fabricación y comercialización.
• Mejorar la calidad de los productos y el servicio al cliente.

Condiciones para un Almacenaje Eficiente

• Instalaciones adecuadas.
• Recepción cómoda y rápida.
• Fácil entrada y salida de los productos.
• Entregas rápidas.
• Reducir los costes.
• Minimizar las operaciones de manipulación y movimientos de mercancías.
• Disminuir las tareas administrativas.

Definición de Almacén

Un almacén es el lugar donde se guarda, ordenadamente y bajo criterios de rentabilidad, el stock de la mercancía cuyo destino es la venta o la incorporación al proceso productivo.

Tipos de Almacenes

Según su función en el sistema logístico de la empresa:

• Plataformas logísticas.
• Almacenes de tránsito o de consolidación.
• Almacenes locales o regionales.

Según su función en el proceso productivo de la empresa:

• Materias primas, materias auxiliares, productos semielaborados, productos terminados, subproductos, recambios e información.

Según el régimen de propiedad:

• Propios, copropiedad, leasing y alquilados.

Según los sistemas de manipulación de las mercancías:

• Almacenes tradicionales.
• Almacenes inteligentes.

Etapas del Almacenaje

Localización

Se consideran factores como los costes de transporte, del suelo, y los efectos legales y ambientales. Se multiplican los puntos por los valores obtenidos y se elige la localización con la puntuación más alta.

Diseño en planta o layout

Se busca el aprovechamiento óptimo del espacio, la optimización de los movimientos de mercancía, la flexibilidad ante posibles modificaciones y el cumplimiento de la seguridad laboral.

Zonificación

Incluye zonas de recepción para la entrada de mercancías, zona de almacenaje, de expedición para la salida de mercancías, de servicios administrativos y del personal, de devoluciones, de mantenimiento y de envases vacíos.

Distribución del espacio

• En línea recta.
• En herradura.

Sistemas de Almacenaje

Estáticos (no se pueden mover por sí mismos)

• Bandejas y cajas.
• Palés y accesorios (soportes de carga).
• Contenedores.
• Estanterías.

Dinámicos (se pueden mover por sí mismos)

• Carretillas elevadoras.
• Armarios rotativos.
• Carruseles.
• Transelevadores: elementos que trabajan en pasillos estrechos.
• Dispositivos de carga global.

Auxiliares

Máquinas que se usan para automatizar las tareas auxiliares:

• Clasificadoras.
• Embaladoras.
• Etiquetadoras.

Elección de los Sistemas de Almacenaje

Se deben considerar:

• La previsión de la demanda.
• El volumen de stock necesario para cubrir dicha demanda.
• La rotación de ese volumen de stock.

Proceso de Gestión de Almacenaje de Stock

Fases

Entrada de mercancías

• Recepción.
• Inspección de la mercancía.
• Registro de la mercancía.
• Descarga.

Almacenamiento

• Ubicación.
• Conservación.

Salida de mercancías

• Preparación de pedidos.
• Expedición de la mercancía.
• Embarque.

Indicadores de Calidad en la Gestión de Almacén (ISO 9001)

El proceso de almacenamiento de mercancías, según la norma ISO 9001, busca asegurar que los materiales sean manipulados, almacenados y mantenidos en condiciones óptimas en cuanto a estado e identificación.

• Coste de unidad almacenada: Controla el coste unitario de las mercancías. A menor valor, más eficiente es la gestión del almacén.
• Coste de unidad despachada: Controla el coste unitario de la mercancía que sale del almacén. A menor valor, más eficiente será la gestión del almacén.
• Coste de superficie: Controla el coste del metro cuadrado del almacén en referencia al coste total del almacenaje. Cuanto menor sea el valor, más eficiente será la gestión del almacén.

1. Los Stocks o Existencias

Conjunto de productos acumulados en el almacén, que poseen valor económico y permanecen en él hasta su utilización o posterior venta.

Objetivos de la Gestión de Stocks

• Tener la menor cantidad de stock almacenada, reduciendo su coste.
• Evitar rupturas de stock.

Para conjugar ambos objetivos contradictorios, se tiene en cuenta:

1. El nivel del stock a almacenar de cada artículo. Este nivel guardará mucha relación con la demanda.
2. El momento en el que pedir a los proveedores, es decir, determinar el punto de pedido.
3. La cantidad a pedir en cada pedido, lo que llamamos lote económico de pedido o volumen óptimo de pedido.

1.1. Clasificación de Stocks según su Función o Finalidad

• Stock activo: Se ajusta a la demanda prevista en un periodo determinado. Evoluciona entre un nivel máximo (capacidad del almacén, el capital invertido en existencias y los costes derivados de la gestión de almacén) y un nivel mínimo (cantidad menor inventariable a partir de la cual hay que reabastecerse, cuando no hay existencias con las que producir).
• Stock de seguridad: Se añade al activo para hacer frente a un desabastecimiento debido a un retraso en el suministro, a una modificación o variación en la demanda.
• Stock óptimo: Busca cubrir las previsiones óptimas de ventas y la mejor rentabilidad (reducción de costes de almacén).
• Stock medio: Promedio de stock que tiene la empresa en el almacén.
• Stock de temporada: Para hacer frente a un aumento esperado de las ventas por cambio de temporada.
• Stock de especulación: Se planifica antes de que surjan las necesidades.
• Stock just in time: Adquirir la cantidad necesaria en el momento preciso; resulta ser el stock óptimo.

Margen Comercial

Es la diferencia que existe entre los ingresos que se obtienen en la comercialización de un producto y el coste total (costes de adquisición y costes de posesión).

Índice de Rotación de Stocks

Es el número de veces que un producto se repone en el almacén, recuperando la inversión realizada y obteniendo el margen comercial, en un periodo determinado de tiempo.

Gestión de Stock

1. Previsión de la demanda.
2. Análisis.
3. Mantenimiento.
4. Control y reposición de mercancías.

Clasificación de Stocks

Por su Duración (tiempo de vida útil de la mercancía)

• Perecedero.
• No perecedero.
• Con fecha de caducidad.

Por su Aplicación (utilidad que tienen las mercancías para la empresa)

• Comercial: Productos que componen el surtido de la empresa o la oferta comercial de la empresa a sus clientes. En autoservicio, se denomina stock de presentación.
• Industrial: Productos que se incorporan al proceso productivo.

Por su Función (papel que cumplen en la empresa)

• De ciclo o normales: Cubren la demanda habitual en la empresa.
• De seguridad: Tienen la función de evitar rupturas de stock.
• De especulación: Aprovechan precios bajos para comprar más de lo habitual.
• De anticipación: Destinados a servir posibles ventas estacionales o especiales.
• De tránsito: Todas las mercancías inmersas en los distintos canales de producción o comercialización. De este modo, hay mercancías en ruta (en el transporte), en embalaje (en el proceso de salida), en curso (en el proceso de fabricación).
• Muerto: No tienen ningún uso para la empresa.
• Dormido: Aquella parte de las mercancías que no se han utilizado en mucho tiempo.
• Reutilizable: Mercancías desechadas que pueden ser reutilizadas.

Por su Gestión (incidencia en la gestión de las existencias)

• Operativo: Reaprovisionamientos de mercancías que se utilizan habitualmente.
• Físico: Cantidad de producto disponible.
• Neto: Stock físico menos los pedidos no servidos a clientes.
• Disponible: Stock neto más los pedidos no recibidos de los proveedores.

Por su Valor (valor económico que representan en relación con el stock total) - Sistema ABC

• Grupo A: Pocas unidades físicas (80%) que tienen mucho valor económico.
• Grupo B: Porcentaje medio respecto a las unidades físicas (40%) y respecto al valor económico (25%).
• Grupo C: Muchas unidades físicas (40%) que representan poco valor económico (5%).

Composición de las Existencias

• Materias primas: Materiales que usa la empresa para la producción de otros bienes.
• Otros aprovisionamientos: Elementos y conjuntos incorporables al proceso productivo para elaborar el producto final, pero que no son la base de dicho producto.
• Combustibles: Facilitan el proceso, pero no se incluyen en el producto.
• Repuestos.
• Materiales diversos: No se incorporan al producto.
• Embalajes.
• Envases: Recipientes que contienen el producto.
• Productos en curso: Se encuentran a la espera de ser integrados en la siguiente fase del proceso de producción.
• Productos semiterminados: Completado el proceso de producción, pero no están preparados para la venta.
• Productos terminados: Existencias en los almacenes a la espera de ser vendidas.
• Subproductos: Se fabrican con restos de materia prima recuperable.
• Residuos: Desechos generados en las actividades de producción.
• Materiales recuperados: Regresan al almacén después de haber sido utilizados en el proceso de producción.
• Existencias comerciales: Productos adquiridos por las empresas comerciales que no son sometidos a ningún proceso de producción. Se conocen también como mercaderías.