Gestión de Nóminas: Obligaciones de Cotización a la Seguridad Social y Retenciones IRPF

Obligaciones del Empresario y el Trabajador ante la Seguridad Social (SS)

A) Obligaciones del Empresario

Inscripción de Empresas

Todo empresario, antes de iniciar su actividad, debe solicitar su inscripción como empresa en la Seguridad Social (SS). Esta inscripción es única y válida para todo el territorio nacional y para toda la vida de la empresa.

• Se realiza mediante el Modelo Oficial TA.6.
• La Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) asigna un número denominado Código de Cuenta de Cotización (CCC), compuesto por 11 dígitos.
• El empresario debe indicar si opta por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o por una mutua colaboradora para cubrir los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales.
• Cualquier variación en los datos, extinción o cese de la actividad debe ser comunicado a la TGSS.

B) Afiliación del Trabajador

La afiliación es un acto obligatorio para todas las personas incluidas en el sistema de la Seguridad Social. Es un acto único y válido para toda la vida.

• La afiliación la realiza el empresario antes de que el trabajador comience a trabajar.
• Si el empresario no lo hace, puede ser realizada por los trabajadores.
• Si ninguno de los anteriores lo realiza, la Dirección Provincial de la Tesorería puede realizarla de oficio.
• Al trabajador se le asigna un Número de Afiliación a la Seguridad Social (NASS), que consta de 12 dígitos. Es un número vitalicio y único.

Movimientos del Trabajador

Alta

Aquella que se produce cada vez que el trabajador inicia o reanuda su actividad laboral.

Baja

Se produce cada vez que el trabajador cesa su actividad laboral.

Variación de Datos

Aquella que surge cuando, tras dar de alta al trabajador, alguno de los datos remitidos varía.

Modelos de Solicitud

• Las solicitudes de afiliación se formalizarán mediante la presentación del Modelo TA.1.
• Las altas, bajas o variaciones de datos se realizarán en el Modelo TA.2.

Cotización a la Seguridad Social

La cotización es el recurso económico más importante para la financiación de la Seguridad Social. Consiste en exacciones económicas obligatorias a cargo de los empresarios y los trabajadores.

Contingencias por las que se Cotiza

1. Contingencias Comunes: Consisten en la exacción destinada a la cobertura de las situaciones incluidas en el Régimen General de la SS (enfermedad común, accidente no laboral, maternidad, jubilación, etc.).
2. Contingencias Profesionales: Destinadas a cubrir los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidos como consecuencia del trabajo. Se dividen en dos cuotas (estas contingencias solo las paga el empresario):
   • Cuotas por incapacidad temporal.
   • Cuotas por invalidez, muerte o supervivencia.
3. Cotización por Horas Extraordinarias: Que a su vez pueden ser:
   • Por fuerza mayor.
   • Horas extraordinarias propiamente dichas.
4. Otros Conceptos de Recaudación Conjunta:
   • Desempleo.
   • Formación Profesional (FP).
   • Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) (solo a cargo del empresario).

Además de cotizar, el empresario debe ingresar su parte y la del trabajador, previamente descontada de su nómina.

Elementos para el Cálculo de la Cotización

Los elementos necesarios para hallar la cotización son:

• Base de Cotización.
• Tipo de Cotización.
• Cuota de Cotización.

Documentos de Cotización a la SS

La liquidación e ingreso de las cuotas a la SS se llevan a cabo mediante los modelos TC.1 y TC.2 (abreviado).

• El TC.2 se trata de la relación nominal de los trabajadores con sus bases de cotización.
• El TC.1 es donde se reflejan las cuotas correspondientes a la empresa y a los trabajadores.

Retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

El IRPF es un impuesto que se liquida anualmente, pero existe una recaudación a cuenta que realiza el empresario mensualmente y la ingresa en la Agencia Tributaria trimestralmente.

• Este ingreso se realiza mediante el Modelo 111.
• Además, el empresario deberá presentar un resumen anual en el Modelo 190.

Proceso de Cálculo de las Cuotas de la Seguridad Social

El proceso de cálculo de las exacciones (cuotas) se realiza de la siguiente forma:

Base de Cotización x Tipo de Cotización = Cuota de Cotización

Los conceptos por los que se cotiza constituyen las contingencias protegidas por el régimen de la Seguridad Social:

• A cargo del empresario y del trabajador: Enfermedad común, accidente no laboral, desempleo, Formación Profesional (FP).
• Solo a cargo del empresario: Accidentes de trabajo, enfermedad profesional y FOGASA.

A) Base de Cotización

Es la cuantía económica sobre la que se debe aplicar el tipo de cotización para hallar la cuota. Las empresas deben calcular cada mes las siguientes bases de cotización:

1. Por contingencias comunes.
2. Por contingencias profesionales.
3. Por cotización de conceptos de recaudación conjunta.
4. Por cotización adicional por horas extraordinarias.

B) Base de Cotización por Contingencias Comunes

Las cotizaciones obtenidas a partir de esta base sirven para financiar las prestaciones derivadas de enfermedades comunes, accidentes no laborales, maternidad y jubilación. Esta base de cotización se obtiene por la suma de:

• Remuneración mensual.
• Parte proporcional de pagas extraordinarias.
• Pagos con periodicidad superior al mes.

Cuota de Retenciones sobre el IRPF

Es una deducción que la empresa debe realizar al trabajador en la nómina. Para determinar la cuota, habrá que aplicar un tipo a la base.

Cálculo de la Base de Retenciones del IRPF

Se sumarán todas las contraprestaciones que deriven directa o indirectamente del trabajo personal, y en particular:

• Salario base y complementos.
• Dietas de viaje y gastos de locomoción cuya cantidad exceda de los límites establecidos legalmente.
• Las indemnizaciones derivadas del trabajo en su cuantía que exceda de la obligada por el empresario.

Tipo de Retención

Los tipos a aplicar son progresivos, se irán incrementando según aumente el salario anual del trabajador, pero también dependen de la situación personal del trabajador.

El Salario y sus Componentes

Definición de Salario

Conjunto de exacciones económicas, tanto dinerarias como no dinerarias, que la empresa abona a sus empleados como compensación por los servicios prestados.

Clasificación de la Retribución

1) Según el Medio de Pago

• Retribución Dineraria.
• Retribución en Especie: Consiste en la entrega de determinados bienes o beneficios al trabajador (como vivienda, vehículo, etc.). No puede superar el 30% del total de las percepciones dinerarias.

2) Según el Método de Pago

• Salario por Unidad de Tiempo: Se retribuye exclusivamente el tiempo trabajado, sin tener en cuenta el rendimiento del trabajador.
• Salario por Unidad de Obra: Se retribuye el trabajo efectivamente realizado (por ejemplo: por piezas, por metros cuadrados), independientemente del tiempo invertido en su realización. Su forma más extrema es el trabajo a destajo.
• Salario Mixto: Comprende una cantidad fija por tiempo trabajado y una cantidad variable en función del trabajo realizado.

Devengos

Cantidades que percibe el trabajador por diversos conceptos:

1) Percepciones Salariales

• Salario base y plus convenio.
• Complementos salariales (personales, de puesto de trabajo, por calidad o cantidad).
• Horas extraordinarias.
• Gratificaciones extraordinarias.
• Participación en beneficios.
• Salario en especie.

2) Percepciones No Salariales

• Indemnizaciones o suplidos (dietas de viaje, gastos de locomoción, plus transporte, etc.).
• Prestaciones de la Seguridad Social.
• Indemnizaciones por traslado, suspensiones o despido.
• Otras percepciones no salariales.

Conceptos Económicos de Referencia

Salario Mínimo Interprofesional (SMI)

Es la cantidad mínima que puede percibir un trabajador por una jornada de 40 horas semanales (puede ser mejorado por convenio colectivo o contrato individual).

IPREM (Indicador Público de Renta de Efectos Múltiples)

Es el indicador o referencia de nivel de rentas para acceder a determinadas prestaciones, beneficios o servicios públicos, como por ejemplo, becas. Se fija cada año en la Ley de Presupuestos del Estado tras la consulta del Gobierno con los sindicatos u organizaciones sindicales más representativas.