Gestión de Inventarios y Costes: Claves para la Eficiencia Empresarial

Valoración de Existencias en Almacén

Existen diferentes métodos para valorar las existencias en un almacén, cada uno con sus propias características y aplicaciones:

• Precio Medio Ponderado (PMP): Calcula el valor medio de los productos existentes en el almacén.
• First In, First Out (FIFO): Asume que los primeros productos en entrar son los primeros en salir. Se utiliza un programa informático para calcular el valor económico del almacén. Es importante considerar si se utiliza un sistema FIFO o un cálculo medio de los distintos productos.
• Last In, First Out (LIFO): Asume que los últimos productos en entrar son los primeros en salir.

El Aprovisionamiento

El aprovisionamiento se compone de tres funciones principales:

1. Compras: Se encarga de la relación con los proveedores, realizando las compras y negociando las condiciones.
2. Almacenamiento: Gestiona el espacio físico donde se guardan los productos.
3. Gestión de inventarios: Controla el flujo de productos para realizar los pedidos en el momento oportuno.

A) Las Compras

El departamento de compras se ocupa principalmente de la relación con los proveedores, realizando las compras oportunas y negociando las condiciones de compra. Los factores a valorar a la hora de seleccionar proveedores son:

• Precio: No hay que obsesionarse con el precio más bajo, sino buscar un equilibrio con la calidad.
• Calidad: Debe ajustarse a las necesidades de la empresa.
• Descuentos: Pueden suponer un ahorro significativo.
• Condiciones de pago: Flexibilidad en los plazos y formas de pago.
• Plazo de entrega: Cumplimiento de los plazos acordados.
• Servicio postventa y garantía: Soporte y asistencia tras la compra.

Estilos de Relación con los Proveedores

Existen dos estilos principales de relación con los proveedores:

• Relaciones tradicionales: Se busca obtener la mejor ventaja frente al proveedor, con cambios constantes y fricciones en temas de calidad. Se caracteriza por una atmósfera de desconfianza mutua.
• Co-makership: Se establece una relación a largo plazo con pocos proveedores, basada en un objetivo común, confianza mutua y cooperación. Se busca crear negocios rentables para ambas partes.

B) El Almacenamiento: Sistema ABC

El sistema ABC se basa en la premisa de que hay muchos artículos en el almacén que tienen poco valor y, por el contrario, hay pocos artículos que tienen mucho valor. Se clasifican los productos en tres categorías:

• Productos A: Representan el 20% de los productos, pero su valor es del 60-80% del total del almacén. Se debe evitar que se almacenen durante mucho tiempo.
• Productos B: Representan el 30% de los productos y su valor oscila entre el 10-20%. Requieren un control moderado.
• Productos C: Representan el 50% de los productos, pero su valor es solo del 5-10%. Requieren un control mínimo.

Gestión de Inventarios

Gestión de Pedidos Manteniendo un Stock de Seguridad

Idea básica: Mantener un stock mínimo en el almacén para imprevistos y evitar la rotura de stock. Si se ajusta bien el momento del pedido, se reducirán los costes de almacenamiento.

Los tres conceptos básicos son:

• Stock de seguridad: Cantidad mínima de existencias que se debe mantener en el almacén.
• Punto de pedido: Nivel de stock en el cual se debe solicitar un pedido al proveedor, teniendo en cuenta el tiempo de entrega y la cantidad óptima a pedir.
• Stock máximo: Nivel máximo de stock, que se calcula sumando el stock de seguridad más la cantidad solicitada en el pedido. Se deben considerar los límites de espacio disponible y los costes de almacenamiento.

Gestión de Pedidos Bajo Demanda

Idea básica: El almacén no debe existir o debe ser lo más pequeño posible debido a los altos costes de almacenamiento. Solo se pedirá el producto cuando haya demanda por parte del cliente. Este modelo se basa en el sistema JIT (Just In Time), que consiste en fabricar justo a tiempo el material exacto necesario, evitando despilfarros. Esto consigue una producción más flexible y se adapta más rápidamente a los gustos de los clientes.

Análisis de Costes

• Costes Fijos: Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino que son una cantidad fija independiente de la producción. Ejemplo: El alquiler del local.
• Costes Variables: Son aquellos que varían en paralelo con el volumen de la actividad. Cuanto más se fabrica o se vende, más costes variables existen. Ejemplo: La compra de mercancías para vender a los clientes.

Nota: Los costes fijos no son permanentemente fijos, sino que pueden cambiar si la producción aumenta mucho. Además, los costes que son fijos para una empresa pueden ser variables para otra.

Ejemplos de Costes Fijos

• Alquiler del local.
• Gastos en suministro de luz.
• Gastos en publicidad y promoción del producto.

Ejemplos de Costes Variables

• Gasto en herramientas y utensilios.
• Gastos en reparaciones de maquinaria e instalaciones.
• Transporte de los productos al punto de venta.

A) El Umbral de Rentabilidad

El umbral de rentabilidad es el nivel de ventas a partir del cual se empiezan a obtener beneficios, o el nivel de ventas con el que se cubren los gastos y el beneficio es cero.

¿Cómo Calcular el Umbral de Rentabilidad?

1. Dibujar dos ejes: Y para los niveles de costes y X para el nivel de producción o ventas.
2. Dibujar una línea recta que indique los costes fijos de la empresa.
3. Dibujar la curva de los costes variables, que parte del punto (0,0) y aumenta según el nivel de producción.
4. Sumar ambas curvas (costes fijos y variables) para obtener la curva de costes totales, que será paralela a la de costes variables, pero desplazada hacia arriba.
5. Dibujar la curva de ingresos totales. Si las ventas son 0, los ingresos son 0. Esta curva tiene un ángulo mayor que la de costes variables, porque el precio de venta debe ser mayor que el precio de coste.