Gestión Integral de Ferias Comerciales: Estrategias para el Éxito del Evento

Características de las Ferias Comerciales

Una feria es un evento de **promoción comercial** y, en consecuencia, una **actividad empresarial**. El **producto 'Feria'** tiene un objetivo claro: **generar negocios**. Esto se logra ya que los productores y distribuidores, mediante la **exposición de sus productos y servicios** en un **stand** (espacio de exhibición), establecen **alianzas empresariales** para la compra de sus productos o contactan con otros prestadores de servicios (proveedores) para mejorar su producción. La feria forma parte de la **estrategia de marketing** que busca desarrollar el mercado en un **área productiva** específica. Los productores participantes consiguen **realizar ventas** e **incrementar el número de clientes**. Son **eventos de promoción comercial** cuyo objetivo es **promocionar a las MYPE** (Micro y Pequeñas Empresas), ya sean de manufactura, producción agrícola, pecuaria, artesanal, turística o de cualquier otra línea productiva.

La Feria como Herramienta de Marketing

El **plan de marketing** se dirige inicialmente a los **posibles expositores** y, secundariamente, al **público potencial**. A medida que se acerca la fecha de inicio de la **exposición**, los objetivos se invierten, priorizando la **convocatoria de visitantes**. Los **medios de difusión** a utilizar, según el objetivo propuesto, pueden ser:

• **Internet**
• Lanzamiento y envío de **folletos de ventas**
• Envío de **notas, circulares y fichas de inscripción**
• **Visitas personales**
• **Prensa escrita** (diarios, revistas): publicidad, noticias, suplementos especiales, campañas de prensa.
• **Prensa oral** (radio, TV): publicidad, entrevistas en programas especiales.
• **Vía pública**: afiches, pasacalles, carteles fijos urbanos y en rutas.

Elementos Clave para la Organización de Ferias

Los elementos que se requieren para organizar una feria son:

• Definición del **comité organizador**.
• Selección de la **sede**.
• Establecimiento de la **fecha**.
• Definición del **tema**.
• **Promoción o publicidad**.
• Elaboración de un **itinerario o calendario de actividades**.

Etapas en la Organización de una Feria

1ra. Etapa: Planificación y Organización

Describe cómo **planificar y organizar** este tipo de eventos **previamente a su ejecución**. Se detallan las **actividades concretas** que debe realizar cada una de las **comisiones asignadas**. Asimismo, se definen las **funciones y roles** de cada miembro de los **comités organizadores y patrocinadores**.

2da. Etapa: Feria (Ejecución)

Esta etapa se centra en la **ejecución del evento**. Se utiliza una **lista de verificación (checklist)** para asegurar que todas las actividades pendientes se desarrollen correctamente, ya que la omisión de alguna podría comprometer seriamente el **éxito de la feria** y la labor de los organizadores.

3ra. Etapa: Post-Feria (Evaluación y Monitoreo)

Comprende las **actividades realizadas después de la ejecución del evento**. Permite **definir el impacto de la feria**. Este impacto debe medirse considerando las **metas establecidas** por las empresas participantes y los organizadores durante la planificación. Para los **patrocinadores**, esta etapa es crucial, ya que les permite **evaluar el retorno de su inversión** y los resultados obtenidos.

Tipos de Ferias Comerciales y su Clasificación

Criterios de Clasificación de Ferias:

a) Según el tipo de muestra que exhiben:

• **Ferias Sectoriales:** Dirigidas a **sectores o subsectores específicos** (ej. agrícola, comercio, servicios, industria), con diversos grados de especialización.
• **Ferias Multisectoriales:** Exhiben una **amplia gama de productos y servicios** de diferentes sectores económicos.

b) Según el tipo de público:

• **Ferias Generales:** Concentran un **público heterogéneo**, desde empresarios hasta consumidores finales, provenientes de ámbitos internacionales, nacionales y regionales.
• **Ferias Especializadas:** Visitadas exclusivamente por **profesionales y hombres de negocios** de un sector, subsector o tema específico, tanto a nivel nacional como internacional. Ejemplos: Feria Estudiantil (feria escolar especializada), Feria de la Construcción, Feria de Ecoturismo, etc.

c) Según su alcance y cobertura:

• **Ferias Regionales:** Con **expositores de una misma región**. Ejemplo: Feria de Ecoturismo de Promperú 2008.
• **Ferias Nacionales:** Los **participantes provienen de todas las regiones** de un país.
• **Ferias Internacionales:** Grandes **eventos de exposición** que facilitan encuentros de negocios entre expositores y empresas de **distintos países**.

Definición y Objetivos de las Ferias

Una **feria** es un **punto de encuentro** entre la **oferta** (prestadores de servicios y productos) y la **demanda** (compradores o consumidores) de una localidad, municipio, región, país, o incluso a nivel internacional, trascendiendo fronteras para alcanzar nuevos posibles demandantes. Permite **dar a conocer productos y servicios** de una localidad, región o país.

Objetivos Principales de una Feria:

• Lograr la **compra y venta** de productos y servicios.
• Conocer las **características de la competencia**, los **estándares de calidad** y evaluar la reacción ante la oferta.
• **Investigar el potencial de mercado**.
• Generar un **gran número de contactos** en un tiempo breve.
• Obtener información sobre **precios** para facilitar la **inserción en un mercado**.
• Establecer **alianzas estratégicas**.

Seguimiento Post-Feria: Acciones Clave tras la Finalización del Evento

A. El Desmontaje

El **desmontaje de los stands** estará a cargo de la **comisión de stands**. Es fundamental asegurar que el **recinto ferial** quede en las mismas condiciones en que fue recibido. Los **materiales y equipos utilizados** deben ser guardados y conservados en un lugar apropiado para su uso en futuros eventos. Asimismo, se debe asegurar que los **participantes no desmonten sus stands antes de la clausura oficial** de la feria.

B. Balance General

La **comisión de finanzas y marketing** es responsable de elaborar todos los **documentos contables** que especifiquen los **gastos e ingresos** de las actividades de la feria. Además, debe **liquidar todos los pagos pendientes**, incluyendo créditos o préstamos por la adquisición de materiales o equipo. Esta comisión debe elaborar un **informe de balance**, incluyendo **conclusiones y recomendaciones**. Posteriormente, debe **informar a patrocinadores y donantes** sobre los **resultados financieros** y generales de la feria. Esto garantizará la **transparencia en el uso de los recursos** y fomentará el **apoyo para futuras ediciones** de la feria. El **balance general** debe estar **respaldado por facturas o recibos contables**.

C. Instrumentos para Evaluar el Impacto

La feria debe ser **evaluada desde tres perspectivas**: la de los **visitantes**, la de los **participantes** y la de los **organizadores**. Estas perspectivas pueden evaluarse mediante **instrumentos como entrevistas y encuestas**. Dichos instrumentos deben ser **apropiados y concretos** para determinar el **éxito de la feria**. A continuación, se presentan dos ejemplos (previamente abordados en el monitoreo de actividades). La **información de entrevistas y encuestas** puede ser recolectada por un **grupo de voluntarios** durante los días de la feria, organizados por turnos. Posteriormente, se deben **tabular los resultados** para conocer el **impacto real de la feria**, lo cual es clave para determinar su éxito.

D. Memoria de la Feria

Al finalizar la feria, el **comité organizador** debe **recopilar los resultados de todas las comisiones**, describiendo las **experiencias obtenidas** y los **impactos generados**, tanto positivos como negativos. La **memoria de la feria** es un documento que debe ser redactado por una persona con **conocimientos y experiencia** en su elaboración, preferiblemente un profesional. El **informe de resultados de la feria** debe incluir la siguiente información:

1. **Introducción**
2. **Antecedentes**
3. **Objetivos**
4. **Resultados previstos**
5. **Estrategias**
6. **Actividades**
7. **Comité Organizador** (comisión y responsable)
8. **Resultados de las actividades** realizadas por cada comisión:
   • Inauguración
   • Exposición de productos
   • Panel-foro
   • Ruedas de Negocio
   • Promoción
   • Gastronomía
   • Voluntariado
   • Finanzas y Marketing
9. **Evaluación de las comisiones** (mediante autoevaluación)
10. **Conclusiones**
11. **Recomendaciones**
12. **Anexos**

La elaboración de este informe tiene como objetivo principal servir como **memoria de labores** para el comité organizador. A través de este documento, podrán **analizar los aciertos y los desafíos** surgidos en ferias anteriores, sirviendo como **experiencia valiosa** para mejorar la planificación de futuras ediciones. El informe podrá ser **publicado de forma resumida** en boletines informativos de los sectores productivos a los que se dirigió la feria, permitiendo a los **empresarios participantes informarse** sobre los resultados obtenidos.