Gestión Integral de Documentación Legal y Contratos Empresariales

Documentación Jurídica y Contable Esencial

Documentación Jurídica

La documentación jurídica fundamental incluye convocatorias, actas, libros de registro y escrituras públicas.

1. Convocatorias

Son anuncios o escritos que formalizan reuniones o juntas. Deben especificar:

• Lugar y día de la reunión.
• Orden del día.
• Aprobación del acta anterior.
• Ruegos y preguntas.

2. Actas

El acta certifica la celebración de la junta. Debe ser firmada por el secretario, redactada en lenguaje sencillo y transcrita al libro de actas legalizado. Su estructura incluye:

• Encabezado.
• Asistentes.
• Orden del día.
• Acuerdos adoptados.
• Cierre.
• Pie (firma).

3. Libros de Registro

Regulados por el Código de Comercio, se dividen según su obligatoriedad:

• Obligatorios para todos: Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
• Obligatorios para sociedades mercantiles: Libro de Actas y Libro de Socios.
• Libros requeridos por la Agencia Tributaria: Facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias.

4. Escrituras Públicas

Son documentos cuya inscripción se realiza en virtud de un documento público (elevación a público ante notario).

Documentación Contable

La documentación contable es obligatoria para las empresas y requiere la inscripción en el Registro Mercantil Público en un plazo de tres meses, siguiendo el principio de partida doble y el principio de valoración.

Cuentas Anuales

Reflejan la situación, el patrimonio y los resultados de la empresa. Incluyen:

• Balance.
• Pérdidas y Ganancias (resultado).
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Estado de Flujos de Efectivo.
• Memoria.

El depósito de las cuentas anuales puede requerir documentación adicional (medioambiental, instancia e informe de acciones/participaciones).

Plazos de Conservación Documental

Los plazos de conservación varían según la naturaleza del documento y la legislación aplicable:

• Contable (Comercio): Libros de comercio – 6 años.
• Laboral (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social): Documentación de Seguridad Social – 4 años.
• Fiscal (Ley General Tributaria): Documentación de declaraciones – 4 años.
• Comercial (Comercio): Contratos y facturas – 6 años.

Protección de Datos y Derechos de las Personas

La normativa de protección de datos exige:

• Inscripción de ficheros.
• Informar a los interesados.
• No ceder datos sin consentimiento.
• Mantener la confidencialidad.
• Permitir a los usuarios realizar rectificaciones.

Derechos de las Personas (RGPD/LOPD)

Los ciudadanos tienen derecho a:

• Información y consentimiento.
• Consulta gratuita.
• Acceso, rectificación y cancelación.
• Indemnización (en caso de incumplimiento).

Tipos y Estructura de Contratos

El Contrato Privado

El contrato privado abarca el ámbito civil y mercantil, público y privado. Es un pacto escrito sobre una materia determinada.

Contrato Civil

Regulado por el Código Civil. Sus elementos esenciales son:

• Consentimiento.
• Objeto cierto (posible, lícito y determinado).
• Causa de la obligación.
• Forma (eficacia, verbal, etc.).

Contrato Mercantil

Regulado por el Código de Comercio. Requiere capacidad para contratar:

• Materia Civil: Mayores de 18 años y emancipados sin disposición de bienes.
• Materia Mercantil: Mayores de 18 años y libre disposición de sus bienes; menores con consentimiento.

Contrato de Adhesión

Aquel en el que el cliente no negocia, sino que acepta o rechaza las condiciones, las cuales se dividen en generales y particulares.

Tipología Contractual

Contratos Civiles (Regulados por el Código Civil)

• Compraventa.
• Permuta (trueque).
• Arrendamiento (de cosas o servicios).
• Préstamo.
• Depósito.
• Sociedad Civil.

Contratos Mercantiles

• Compraventa mercantil.
• Seguros.
• Leasing.
• Renting.
• Factoring (el cedente da al factor o banco derechos de cobro a cambio de un porcentaje).

Estructura del Contrato

La estructura básica de un contrato incluye:

• Nombre del contrato.
• Identificación de las partes.
• Obligaciones.
• Lugar y fecha de celebración.
• Firma.

Un esquema posible es: Encabezamiento, nombre del contrato, cláusulas o condiciones, fecha, firma y anexos.

Nulidad Contractual

Un contrato puede ser declarado nulo por vicios en el consentimiento, tales como:

• Error.
• Violencia.
• Dolo.
• Intimidación.

Contratación Electrónica

La contratación electrónica se formaliza mediante la firma electrónica.

Elementos de la Contratación Electrónica

• Elementos Reales: Mensaje de datos, firma digital y medios electrónicos.
• Elementos Personales: Contratantes e intermediarios.

Validez (LSSI)

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI) regula la validez de estos contratos, incluyendo aspectos como:

• Eficacia.
• Normativa aplicable.
• Validez de la firma.
• Forma y prueba.
• Obligaciones.
• Lugar, fecha y hora de celebración.