Gestión Integral de la Correspondencia y Sistemas de Clasificación Documental

Gestión de la Correspondencia

Tratamiento de la Documentación de Entrada

Las tareas esenciales en el tratamiento de la documentación de entrada son:

1. Recepción y Clasificación: Se recoge la correspondencia que llega y se ordena según el tipo de envío (cartas, impresos, periódicos, paquetes).
2. Apertura y Comprobación.
3. Registro: Consiste en anotar en un libro los datos más significativos de cada envío. Los documentos se enumeran con un número correlativo por medio de un sello en el que figura también la fecha de entrada. Se anotan en el registro todos los números que han llegado ese día.
4. Distribución: Repartir la documentación entre los departamentos correspondientes.

Precauciones en la Apertura de la Correspondencia

• Entregar los sobres cerrados (si aplica).
• Comprobar que no queden anexos, letras, cheques, etc., dentro de los sobres.
• Dejar los anexos junto con el documento principal.
• Se eliminará el sobre si en el documento figuran los datos del remitente. Si solo en el sobre constan los datos del remitente, este se deja junto al resto de la documentación.

Contenido del Registro de Entrada

El registro debe incluir los siguientes campos:

• Número de entrada.
• Fecha de entrada.
• Remitente.
• Clase de envío.
• Anexos.
• Destinatario.
• Asunto (síntesis del contenido).
• Observaciones (cualquier anotación de interés).

Expedición del Correo (Correspondencia de Salida)

Las tareas de la correspondencia que sale incluyen:

1. Registro: Es similar al de entrada, excepto que no es necesario asignar un número correlativo, ya que la fecha de salida o expedición marca el orden. Este registro es obligatorio para organismos oficiales, pero no para empresas privadas.
2. Plegado y Ensobrado: En muchas empresas se realiza mediante máquinas. Se debe prestar atención a varios puntos:
   • Si el sobre es de ventanilla, la dirección del destinatario debe estar visible.
   • Si se usan sobres con direcciones adheridas en pegatina, se debe evitar introducir el documento en el sobre no correspondiente.
   • Si hay anexos, comprobar que se han introducido en el documento correspondiente.
3. Franqueo y Envío:
   • Si las cartas se envían por medio de una empresa privada, se entregan los sobres cerrados y la empresa pasará la factura posteriormente.
   • Si se hace por Correos, se franquea el envío, es decir, se paga en sellos el porte del objeto que se remite.

Consideraciones sobre los Libros de Registro

Los libros de registro son obligatorios para las empresas públicas, pero no para las empresas privadas. Sin embargo, si el volumen de la correspondencia es muy elevado, se recomienda llevar un registro, ya que es una manera rápida y cómoda de organización. Esto permite saber con exactitud cuándo llega la correspondencia y localizar a la persona que la ha entregado. El registro puede ser físico o informático.

Clasificación y Ordenación de los Documentos

Clasificar es agrupar elementos por clases (ejemplos: albaranes emitidos, nóminas, cartas, facturas recibidas). Ordenar es colocar elementos conforme a un orden establecido:

• Albaranes emitidos: orden por número.
• Nóminas: orden por fecha y trabajador.
• Facturas recibidas: orden por fecha.
• Cartas: orden por destinatario.

El último paso es archivar.

Criterios para la Clasificación y Ordenación

El criterio de clasificación y ordenación adoptado deberá cumplir con las siguientes características:

• Ser el más adecuado para el tipo de documento que se maneja.
• Resultar sencillo.
• Permitir la rápida localización de los documentos.
• Ser flexible, permitiendo ampliaciones futuras.

Sistemas de Clasificación

Sistema Alfabético (Personas Físicas)

La base de este sistema es la palabra ordenatriz, que generalmente es el primer apellido.

• Si coinciden los dos apellidos, se ordena por el nombre propio.
• Si el apellido va separado por guion, se toma como una sola palabra.
• Con partículas: Si la partícula es castellana (ej. de, del), no se tomará en cuenta en la ordenación. Si es extranjera, sí se tomará en cuenta.

Sistema Alfabético (Nombres de Empresas e Instituciones)

• Si incluye un nombre propio: Se sigue el mismo criterio que en los nombres de personas físicas (el primer apellido es la palabra ordenatriz). Si el nombre propio va acompañado de "Hijos de...", esta parte no se tendrá en cuenta.
• Nombres genéricos (Bar, Papelería, etc.): No se tendrán en cuenta. En este caso, se toma como ordenatriz el primer nombre significativo.
• Organismos e Instituciones: Se tomará como ordenatriz el nombre genérico, sin tener en cuenta artículos o preposiciones (ej. Ministerio, CAIXA).
• Empresas conocidas por siglas: Se puede ordenar por el nombre completo o por las siglas.
• Empresas extranjeras: Se tomará como guía la primera palabra.