Gestión de la Información: Búsqueda, Clasificación, Seguridad y Archivo
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Fuentes de Información
Internas
- Bases de datos internas
- Registros
- Todo tipo de documentos empresariales
Externas
- Páginas web
- Revistas
- Estadísticas
- Datos de proveedores
Primarias
- Encuestas
- Entrevistas
- Personal de la empresa
- Registros de ventas
Secundarias
- Cámaras de comercio
- Bases de datos de empresas externas
- Libros
- Revistas
Condición de Búsqueda en Internet
- Palabras clave
- Conjunto entrecomillado
- Búsqueda avanzada en el buscador
- Operadores lógicos: and, or, not
- Operadores de proximidad: near, adj
- Operadores de existencia: +, -
Características para la Clasificación de la Información
- Precisión
- Oportunidad
- Capacidad
- Concisión
- Relevancia
- Disponibilidad
- Seguridad
Sistemas de Clasificación
Exactos
- Alfabética
- Cronológica
- Geográfica
Ambiguos
- Temática
- Por grupo de usuarios
Selección de Información
Toda acción que tiende a evaluar, discriminar y filtrar la información de que dispone una empresa en función de los objetivos perseguidos.
Criterios Generales
- Costes
- Rentabilidad/utilidad e interés de la información
- Fiabilidad
- Tiempo disponible
- Naturaleza de la información
- Origen de la información
- Objetividad
Análisis de la Información
Como toda operación, tiende a ofrecer la información de manera distinta a la que ha sido recopilada, con el fin de ser utilizada para la toma de decisiones.
Dos Tipos
- Análisis formal
- Análisis de contenido
Formas de Presentar la Información
- Informe
- Resumen o síntesis
- Esquema
- Reseña
- Tabla
- Gráfico
Seguridad de la Información
Es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la:
- Confidencialidad
- Integridad
- Disponibilidad
Prevención y Plan de Seguridad de la Información
Puntos
- Prevención
- Reacción
- Restauración
- Investigación
Mecanismos que Proporcionan Seguridad a la Información
Seguridad en las Comunicaciones
- Firma digital: en el ámbito empresarial se utiliza para los siguientes procedimientos:
- Contratos comerciales electrónicos
- Factura electrónica
- Sellado de tiempo
Seguridad en el Almacenamiento
- Cortafuegos
- Antivirus
- Administración de cuentas de usuarios
- Recuperación de datos
El Archivo
Tipos de Archivo
- Activo (frecuencia)
- Semiactivo (no se va a destruir de inmediato)
- Inactivo/definitivo (valor histórico)
Sistemas de Archivo
Orden Alfabético
Los datos se clasifican siguiendo el orden alfabético.
Ventajas
- Se adapta a todo tipo de documentos.
- No presenta subdivisiones.
- Puede estar dentro de otra clasificación.
Inconvenientes
- Hay que determinar cuál será la palabra ordenatriz.
- Para extraer un documento hay que dejar una señal.
Numérica
Consiste en asignar un número a cada documento.
Ventajas
- Método sencillo que sigue la sucesión natural de los números.
- Una vez asignada la clave numérica a un documento, no hay confusiones.
Inconvenientes
- Localizar el documento es difícil si no se conoce el número que lo identifica.
Cronológico
El elemento clave para clasificar es la fecha.
Ventajas
- Sistema sencillo.
- Permite incluir nuevos documentos sin alterar el orden.
Inconvenientes
- Se tiene que saber la fecha del documento.
- Al igual que el sistema alfabético, hay que dejar una señal.
Geográfico
Se ordena de acuerdo a lugares.
Temático
Consiste en agrupar la documentación según el tema o asunto.
Soporte del Archivo
Papel
Desventajas
- El papel se deteriora con la humedad.
- Ocupa espacio para su almacenaje.
Electrónico
Ventajas
- Ahorro en el gasto de papelería.
- Facilidad en procesos de auditoría.
Los más utilizados: disco duro, pendrive, DVD, Blu-ray, nube.
Como Pasar del Soporte de Papel a Electrónico
El procedimiento de pasar la información de papel u otro soporte a un soporte electrónico se denomina digitalización. Ocupan menos espacio.