Gestión de Historias Clínicas: Archivo y Conservación

Casos en los que no se abre Historia Clínica (HC)

Existen situaciones en las que no es necesario abrir una Historia Clínica para un paciente. Algunos ejemplos son:

• Pacientes atendidos en urgencias que no requieren hospitalización: Aquellos que reciben atención en el servicio de urgencias pero no necesitan ser ingresados en el hospital.
• Pacientes que acuden para pruebas o exploraciones: Personas que visitan el centro para realizarse pruebas o exploraciones específicas solicitadas por médicos de otros centros.
• Recién nacidos no patológicos: Dependiendo del centro, puede que no se abra una HC para recién nacidos sanos. Sin embargo, la práctica actual más común es abrir una HC en estos casos.
• Donantes de sangre: En Atención Primaria, no se abre HC a los pacientes desplazados que acuden para donar sangre.

Abrir e Identificar una Historia Clínica

El proceso de abrir e identificar una HC implica los siguientes pasos:

1. Identificación: Cuando un paciente acude al centro por primera vez, se le asigna un número secuencial permanente que lo identifica.
2. Emisión de etiquetas: La unidad de admisión genera etiquetas con una aplicación informática y recopila datos básicos del paciente que se revisan en cada visita (fichero índice de pacientes).
3. Etiquetado del sobre: Se colocan etiquetas identificativas en toda la documentación del paciente para evitar confusiones entre diferentes HC. También se utilizan etiquetas de localización con un número del 0 al 9 asociado a un color para facilitar el archivo.
4. Ensobrado: La documentación se guarda en un sobre apaisado con las características especificadas en la unidad anterior.

Fases de Archivo

Las Historias Clínicas pasan por diferentes fases de archivo:

• Archivo activo: Contiene las HC que se consultan y solicitan con frecuencia.
• Archivo pasivo: Almacena las HC inactivas que no se han consultado en un plazo de 3 a 10 años.
• Archivo histórico: Guarda las HC que no se han consultado en 10 años y han perdido su utilidad principal.

En los archivos pasivo e histórico, las HC deben estar bien identificadas y archivadas, ya que pueden ser solicitadas en cualquier momento. Estas fases de archivo son una alternativa para optimizar el espacio físico limitado.

Expurgo de Documentación

El expurgo de documentación es otra alternativa para gestionar el espacio físico limitado. Consiste en eliminar Historias Clínicas o parte de ellas cuando ya no se van a consultar y han perdido su función primaria y secundaria.

Test

1. Aunque optimiza el espacio, la microfilmación reduce la velocidad de consulta de documentos en comparación con el formato papel.
2. Las HC de pacientes atendidos en urgencias que no requieren hospitalización no se abren.
3. El formato de sobre utilizado para las HC es apaisado.
4. En caso de duplicidad de HC, se debe conservar el número más reciente.
5. Las HC deben archivarse semanalmente.

Agentes de Deterioro

Existen diversos agentes que pueden deteriorar las Historias Clínicas, entre ellos:

• Polvo
• Insectos
• Hongos
• Humedad excesiva
• Personas
• Fuego
• Contaminación atmosférica
• Rayos UV

Ubicación Ideal de un Archivo de Historias Clínicas

La ubicación ideal para un archivo de HC debe cumplir con las siguientes características:

• Edificio aislado, de uso exclusivo para el archivo.
• Zona tranquila, alejada de posibles agentes perjudiciales (ruidos internos y externos).
• Próximo a las diferentes unidades y servicios del hospital, preferiblemente conectado mediante una pasarela o pasillo cerrado.
• Espacio suficiente para albergar los expedientes y su previsión de crecimiento.

Medidas de Protección contra el Fuego

Para prevenir incendios y proteger las HC, se deben implementar las siguientes medidas:

• Compartimentar los espacios.
• Utilizar puertas metálicas con holgura suficiente para evitar bloqueos por dilatación en caso de incendio.
• Señalizar adecuadamente las vías de evacuación.
• Instalar sistemas de detección automática de humos y sistemas de extinción de incendios con bocas de incendio y extintores portátiles.
• Proteger contra descargas eléctricas atmosféricas.
• Utilizar sistemas de extinción que preserven la integridad de la documentación, excluyendo el uso de agua o espuma.

Medidas de Protección contra Plagas

Para prevenir el deterioro causado por plagas, se deben tomar las siguientes medidas:

• Desinsectar y desinfectar periódicamente.
• Aislamiento hermético durante la construcción del archivo.

Seguridad Informática

En el caso de archivos digitales, es fundamental garantizar la seguridad informática mediante:

• Control de accesos: Verificar y comprobar la identidad de los usuarios que acceden a la red.
• Integridad: Implementar mecanismos que aseguren que la información intercambiada entre ordenadores no pueda ser alterada.
• Confidencialidad: Garantizar que la información intercambiada sea indescifrable para personas no autorizadas.

Test

1. Todas las opciones de ubicación ideal son correctas.
2. El porcentaje de ventanas en los muros del archivo no debe superar el 20%.
3. La superficie máxima de cada depósito no debe superar los 525 m².
4. Se deben emplear estanterías metálicas en el interior de los depósitos.