Gestión del Tiempo y Estrés: Claves para la Productividad

El Tiempo y el Estrés

Las tareas se deben realizar de una en una, salvo que una de ellas sea mecánica.

A) El Reloj Biológico

1. Se distribuye entre actividad y descanso. Dos relojes temporales: años y día.

2. Estamos condicionados por el entorno, la cultura... de manera que el cuerpo se habitúa a la actividad, el ocio y el descanso cada día.

3. La educación permite al hombre alterar su ritmo biológico y potenciar sus habilidades innatas:

• En la vida social mediante conductas de convivencia.
• En la vida laboral estandarizando esas conductas.
• En la vida personal mediante el autocontrol y la disciplina.

B) Curva de Actividad y de Fatiga

Fase de calentamiento: De gran concentración y mentalización para la tarea y para poner a punto las herramientas y útiles necesarios.

Fase de rendimiento: Constituye la meseta de realización efectiva de la tarea.

Fase de fatiga: Es cuando disminuye el rendimiento.

Fase de recuperación o de descanso: Imprescindible para recuperar las energías mentales y físicas.

Curva de Actividad

Mide el tiempo y la eficacia mediante coordenadas.

1. Momento 0, comienza la fatiga.

2. Finaliza el calentamiento y comienza el rendimiento máximo.

3. Aparece la fatiga y disminuye el rendimiento.

4. Máximo agotamiento y mínima actividad. Se ha de descansar.

5. Finaliza el descanso y vuelve.

Curva de Fatiga

1. Después de un tiempo de trabajo, comienza a aparecer la fatiga.

2. La fatiga tiene un límite inferior y otro superior.

3. El espacio entre los dos límites es la zona de estrés, si se está en ella habitualmente.

C) El Concepto de Estrés

Conjunto de estímulos: Situación de estrés (atasco de tráfico).

Conjunto de respuestas: Mecanismo de adaptación del cuerpo (segregar adrenalina).

Conjunto de consecuencias: Alteración del ánimo (sudor frío, alteración del ritmo cardíaco).

Estrés: Cuadro de agotamiento general del cuerpo humano, del que se conocen sus efectos y se sospechan las causas.

Síntomas:

1. Apatía, pérdida de interés y de confianza.
2. Cansancio mental y fatiga generalizada.
3. Malestar general.
4. Dificultad para concentrarse.
5. Dolor de cabeza, úlceras bucales.
6. Facilidad para perder el control.
7. Cambios de ritmo biológico.
8. Alteración del ritmo familiar.
9. Insomnio, hiperactividad.
10. Falta de concentración (realizar errores en el trabajo).
11. Conducción agresiva e invasora.

D) Curva del Estrés

• Zona actividad normal: Las tareas se realizan normalmente.
• Zona actividad extra o lustres: Aparece una situación de estrés y nuestro cuerpo reacciona para poderle hacer frente.
• Zona distrés: Si no se da tiempo de descanso de la etapa anterior, se empiezan a consumir energías almacenadas.

1. Disminuye el razonamiento mental.
2. Se cometen errores.
3. Se empieza a trabajar como autómata.
4. Aparece la apatía.
5. Disminuye la autoestima.
6. Se llega a la enfermedad.

• Negativo: Efectos malos sobre temas personales y sociales.
• Positivo: Se considera como algo que va a facilitar el cambio y la adaptación a las nuevas situaciones (nivel de estrés normal).

Tecnoestrés: Vértigo y sensación de quedarse fuera de las tecnologías que pueden producir bloqueo mental, saturación...

Técnicas de Medición del Trabajo y Valoración Económica del Tiempo

A) Técnicas de Medición Temporal del Trabajo

1. Recogida de Datos: Tareas y subtareas para realizar un trabajo, se mide con un cronómetro.
2. Modelo Estándar: Crear un modelo óptimo, se mide con un cronómetro.
3. Comparación: Se anotan ambos datos y primero se resta el tiempo estándar menos el tiempo real.
4. Análisis de Desviaciones: Se analizan e investigan las causas de las desviaciones negativas:
   • Planificación.
   • Diseño de la tarea.
   • Modelo estándar no realista.
   • Profesional novato.
   • Interrupciones en la ejecución de la tarea.
5. Proceso de Corrección: Se corrigen las causas de las desviaciones.
6. Volver a Empezar: Se repite el proceso de medición de tiempos.

B) Cálculo del Valor del Tiempo

VHSD: Valor horario de un secretario de dirección.

THA: Total de horas anuales según convenio.

SAB: Salario anual bruto.

GMF: Gastos de material fungible anual.

SSE: Seguridad Social del trabajador a cargo de la empresa.

CD: Costes directivos del departamento de secretaría.

MB: Margen de beneficio sobre los costes variables.

Productividad, Eficacia y Eficiencia

A) Umbral de Rentabilidad o Punto Muerto

Se consigue cuando los ingresos derivados de las tareas realizadas igualan los costes producidos (fijos y variables).

Costes fijos totales: Son aquellos que existen aunque no se produzca ninguna actividad.

Costes variables: Los que se producen como consecuencia de la actividad; consumo de luz, teléfono, consumibles de oficina.

Costes totales: Costes fijos más costes variables.

Ingresos totales: Los que se producen por la venta de la actividad producida.

Umbral de rentabilidad: Punto donde los ingresos igualan los costes totales.

B) La Productividad Relaciona

Los factores de producción / Resultados obtenidos con los anteriores factores.

Factores de Producción:

Material Inventariable: Escritorio, ordenador...

Consumibles: Material de oficina.

Organización y metodología de la empresa (mediante normas o protocolos).

Hábitos de trabajo.

Cálculos del Valor de Factores de Producción:

Costes Directos: Parte proporcional de los costes directos de la empresa.

Costes Variables: Mano de obra más los gastos de cosas como la Seguridad Social, cursos de reciclaje...

C) Eficacia (Efectividad)

Capacidad de lograr el efecto que se desea o espera.

Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.