Gestión Estratégica del Talento: Procesos Clave en Formación y Planificación de RRHH

Procesos de Formación

1. Análisis y Determinación de las Necesidades de Formación

   La formación debe estar alineada con las necesidades reales de la organización.

   1. Análisis a Nivel Organizacional

      Considera estrategias y objetivos a corto, mediano y largo plazo; índices de eficiencia y productividad; y el clima organizacional.

   2. Análisis a Nivel de Tarea

      Identifica tareas clave por puesto de trabajo, habilidades necesarias y el rendimiento mínimo requerido. Se priorizan tareas frecuentes, importantes y difíciles.

   3. Análisis a Nivel de Personas

      Busca identificar quién necesita formación y en qué áreas. Se analiza la diferencia entre el rendimiento actual y esperado, y los resultados de las evaluaciones de competencias.

   4. Elaboración del Catálogo Formativo

      Es un inventario organizado de cursos clasificados por tipo (habilidades, técnicas, comerciales, informativos, etc.). Incluye información sobre horas, objetivos, contenido, etc. Requiere actualización periódica obligatoria.

   5. Elaboración del Presupuesto

      Se crea un documento con la inversión total del programa, horas de formación por empleado, costos por programas, tiempo y tipos de formación. Este presupuesto debe aprobarse formalmente y sirve como base para la ejecución del plan anual.

2. Implementación de los Programas de Formación

   1. Cuestiones a Considerar

      Define quién recibe la formación, quién la imparte (internos o externos), los medios y métodos (niveles de aprendizaje básico, habilidades interpersonales, habilidades integradoras y conceptuales), y dónde se realizará.

3. Evaluación de los Programas de Formación

   Para medir la eficacia del programa, comprobar la calidad de la formación impartida y justificar el retorno de la inversión.

   Tipos de Evaluación:

   • Evaluación Longitudinal: Mide resultados a lo largo del tiempo, como la productividad.
   • Evaluación Transversal: Valora la calidad del programa y la satisfacción.

   Ambas son necesarias.

Etapas del Proceso de Formación

1. Antes de la Formación

   1. Clasificación de los Alumnos

      Según su capacidad y estilo de aprendizaje para ajustar métodos y ritmos.

   2. Motivación

      Asegurar que los empleados estén motivados para aprender y cambiar.

   3. Expectativas Claras

      Definir objetivos concretos, la retroalimentación esperada y las condiciones de desempeño.

   4. Recompensas por un Buen Rendimiento

   5. Modelado de Conducta

      Utilizar demostraciones por parte del formador, aumentando progresivamente la dificultad.

2. Durante la Formación

   1. Participación Activa

      Fomentar el aprendizaje activo y práctico, como simulaciones y ejercicios.

   2. Objetivos Claros

      Establecer objetivos específicos, desafiantes y alcanzables.

   3. Efecto Pigmalión

      Las expectativas del formador influyen en el rendimiento del grupo.

   4. Retroalimentación Efectiva

      Debe ser rápida, conductual, proporcional, positiva y variada.

   5. Práctica

      • Distribuida: corta y repetida.
      • Masiva: sesión prolongada.

   6. Estructura del Contenido

      Iniciar con una visión general del objetivo y métodos; usar ejemplos adecuados y un vocabulario comprensible; presentar el material de forma lógica y significativa.

3. Después de la Formación

   1. Evaluación

      Medir las nuevas conductas y el impacto real del aprendizaje.

   2. Apoyo para la Transferencia

      Los supervisores deben reforzar y facilitar la aplicación en el entorno laboral.

   3. Contrato de Cumplimiento

      Establecer un compromiso formal del empleado para aplicar lo aprendido.

   4. Reforzamiento

      Usar gratificaciones y refuerzos positivos para consolidar las nuevas conductas.

Programas de Formación

• Tipos de Programas de Formación

  1. Formación en Habilidades

     Las más comunes en las organizaciones; mejora la eficiencia en el desempeño del trabajo; puede incluir materiales de apoyo y sistemas de rendimiento.

  2. Reciclaje

     Actualizarse a nuevas tecnologías y procesos.

  3. Formación Transversal

     Fomenta la versatilidad y empleabilidad; incluye programas de rotación en distintos departamentos.

  4. Formación para el Trabajo en Equipo

     Desarrollo de liderazgo, autogestión y roles dentro del equipo.

  5. Atención al Cliente

     Mejorar la experiencia del cliente.

  6. Creatividad e Innovación

     Técnicas para mejorar; actividades prácticas como concursos y retos.

  7. Responsabilidad Social Corporativa y Ética

     Formación obligatoria en principios éticos empresariales.

  8. Diversidad

     Fomenta la comprensión y mejora el clima laboral.

• Lugar de Impartición

  1. Formación en el Lugar de Trabajo

     En el puesto o en instalaciones internas, como escuelas de formación.

  2. Formación Fuera del Lugar de Trabajo

     Con instructores externos; recomendada para habilidades complejas o interpersonales; permite desconexión para mayor concentración.

  3. Dentro o Fuera de la Jornada Laboral

• Métodos de Formación

  1. Presentaciones de Información

     Clases presenciales, cursos digitales o interactivos.

  2. Simulaciones

     Estudio de casos, simuladores, representación de roles, realidad virtual.

  3. Formación en el Puesto

     Orientación inicial, rotaciones de puestos, socializaciones con el equipo, coaching y mentoring personalizado.

Rotación Activa de Personal

La rotación activa se refiere al proceso intencional y planificado mediante el cual una organización mueve a sus empleados entre diferentes puestos, departamentos o funciones. A diferencia de la rotación pasiva (cuando los empleados abandonan la empresa por decisión propia o por desvinculación), la rotación activa es gestionada estratégicamente por Recursos Humanos para:

• Desarrollar habilidades multifuncionales en el personal.
• Motivar y retener al talento.
• Prevenir el estancamiento laboral.

¿Por qué puede ser un problema?

Aunque la rotación activa tiene fines positivos, si no se gestiona correctamente puede:

• Generar inestabilidad o estrés en los empleados.
• Producir una pérdida de identidad o pertenencia al puesto.
• Causar baja productividad si no hay una adaptación adecuada.

¿Cómo evitar los problemas de la rotación activa?

1. Planificación Estratégica: La rotación debe responder a objetivos claros.
2. Comunicación y Transparencia: Informar con claridad los motivos y beneficios de la rotación.
3. Evaluación del Perfil: Analizar habilidades, intereses y compatibilidad antes de mover a una persona.
4. Capacitación Previa.
5. Seguimiento y Retroalimentación.
6. Estabilidad Organizacional: Mantener un equilibrio entre rotación y permanencia para no generar desarraigo.

Etapas de la Planificación de Recursos Humanos

1. Recopilación y Evaluación de la Información

   Conocer la situación actual de la organización y su plantilla para prever necesidades futuras.

   Subetapas:

   1. Inventario y Análisis

      Incluye el inventario de la fuerza laboral actual, las características de los puestos (Manual de Organización y Funciones - MOF), datos necesarios (formación, experiencia, evaluaciones, salarios, etc.), el análisis demográfico del mercado laboral y la proyección de la estructura organizativa.

   2. Previsión de la Demanda de Empleados

      Determina cuántos empleados se necesitarán y con qué competencias. Métodos usados: Previsión informada (consultas y método Delphi), Proyección estadística (regresiones), Series temporales, análisis probabilístico e índices de productividad.

   3. Previsión de la Oferta de Empleados

      Analiza el mercado laboral interno y externo. El mercado externo considera cualificación, migración y competencia. El mercado interno considera la composición del personal, rendimiento, formación y tasas de salida.

   4. Equilibrar el Presupuesto

      La previsión debe expresarse en términos monetarios. Se comparan costos con resultados esperados y se ajustan según prioridades estratégicas.

2. Establecimiento de Objetivos y Políticas de Gestión de Personas

   Definir políticas para cubrir las brechas detectadas entre oferta y demanda. Si se necesita más personal: planes de reclutamiento, formación, desarrollo. Si hay exceso de personal: ajustes, reubicaciones, reducción. Implica colaboración entre Recursos Humanos (RRHH) y las distintas áreas directivas.

3. Programación de Recursos Humanos

   Implementar acciones específicas que permitan cumplir con los objetivos de personal, como el diseño de políticas de reclutamiento y desarrollo, el análisis de nuevos puestos, la planificación de reducción de personal si es necesario y la adaptación a cambios estratégicos.

4. Control y Evaluación de la Planificación de Recursos Humanos

   Evaluar la eficacia del plan y realizar ajustes necesarios. Uso de un sistema de información automatizado. Indicadores de evaluación: Ratio necesidades/personas disponibles, Productividad, Impacto en clima laboral, absentismo, rotación, Costos reales vs. planificados, Beneficios/costos de programas implementados.