Gestión Estratégica de Sistemas de Información: ERP, Calidad de Datos y Outsourcing

Dirección de los Sistemas de Información (SI)

Conceptos Fundamentales: Datos e Información

Datos: Elementos obtenidos mediante lectura, observación, cálculo, medición, etc., que se han ido almacenando.

Proceso de Transformación

Información: Datos que han sido procesados en una forma significativa para el receptor, para el cual tienen un valor, real o percibido, y que sirven en la toma de decisiones o el establecimiento de acciones actuales o futuras.

Estructura Organizativa y Niveles de Decisión

La estructura organizativa está compuesta por distintos niveles que requieren diferentes tipos de información:

• Alta Dirección: Decisiones estratégicas.
• Dirección Intermedia: Apoyan el desarrollo de los planes elaborados por la alta dirección.
• Dirección Operativa: Asignan tareas específicas a los empleados y evalúan día a día la ejecución de los planes.

Atributos de la Información de Calidad

La información de calidad descansa sobre tres atributos esenciales:

1. Exactitud: Que esté libre de errores, que sea clara y que refleje adecuadamente el sentido de los datos en que se basa. El medio o soporte (texto, voz, vídeo, etc.) juega un papel importante.
2. Oportunidad: Que esté disponible cuando se precisa. Su frecuencia debe estar asociada al tipo de decisión, evitando información rutinaria e innecesaria.
3. Relevancia: Que aumente el conocimiento y reduzca la incertidumbre respecto al tema que se va a considerar, evitando sobrecarga de datos.

Fuentes de Información

• Fuentes Internas:

  • Sistema de contabilidad.
  • Estadísticas de ventas.
  • Estadísticas de producción.
  • Encuestas y entrevistas con el personal.

• Fuentes Externas:

  • Contacto personal con clientes, proveedores, bancos, etc.
  • Publicaciones generales (informes de coyuntura, revistas especializadas, estudios de opinión, informes de consultoras, etc.).

Sistemas de Gestión Integral (ERP y BI)

Los sistemas de gestión integral o ERP (Enterprise Resource Planning) permiten:

• Automatizar todas las operaciones de una empresa.
• Disponer de la información de la empresa en una misma plataforma.
• Integrar las distintas bases de datos en un mismo programa.
• Ahorrar tiempo y costes.

Estos sistemas ofrecen soluciones de BI (Business Intelligence): obtener informes sobre la situación de diferentes aspectos de la empresa a partir de datos obtenidos del sistema ERP.

La Externalización (Outsourcing) de Sistemas de Información

La externalización (outsourcing) se define como el uso de agentes externos para desarrollar una o más actividades de la empresa (limpieza, seguridad, nóminas, etc.).

El outsourcing de SI significa que los recursos físicos y/o humanos relacionados con las Tecnologías de la Información (TI) de una empresa van a ser aportados y/o administrados por un proveedor externo especializado, de forma temporal o indefinida, y afectando a todo el SI de la empresa cliente o solo a parte del mismo.

Ventajas del Outsourcing de SI

• Acceso al conocimiento de especialistas de alto nivel sin necesidad de contratarlos.
• Acceso a los últimos avances tecnológicos (oportunidades de innovación y mejora de procesos) y a servicios específicos y costosos como seguridad, resolución de contingencias, etc.
• Evita la rotación del personal informático propio que suele ver limitado su desarrollo profesional.

Inconvenientes del Outsourcing de SI

Funciones estratégicas del negocio pueden quedar bajo el control de agentes externos, lo que implica riesgos relacionados con:

• Confidencialidad de la información.
• Procesos de regulación de empleo.
• Situación concursal o liquidación del negocio de los proveedores de los SI.

De ahí la necesidad de establecer contratos minuciosos y trabajar con empresas de reconocida solvencia técnica y económica.