Gestión Estratégica de Servicios de Alimentación: Proceso Completo de Licitación y Concesión

Conceptos Fundamentales en la Contratación de Servicios de Alimentación

Definición de Licitación de un Servicio de Alimentación

Delegar la administración de un servicio a terceros, manteniendo la responsabilidad final en la empresa que contrata.

Licitación

Es el llamado o invitación formal a terceros para que presenten sus propuestas para la prestación de un servicio.

Concesión

Es la adjudicación formal del servicio al proponente ganador del proceso de licitación.

Etapas y Actividades del Proceso de Licitación

Etapas Clave del Proceso

• Definición de los objetivos, políticas y metas de la empresa.
• Definición del tipo de licitación: pública o privada.
• Elaboración del diseño, estudio y aprobación de las bases de licitación.
• Diseño del calendario que regulariza las actividades del proceso (Carta Gantt).

Actividades Detalladas del Proceso de Licitación

• Fecha de inicio de la licitación.
• Venta de las Bases.
• Visita en Terreno.
• Recepción de las Consultas.
• Respuestas a las consultas.
• Iniciación formal del Proceso de Licitación.
• Recepción de las Propuestas.
• Apertura de las Propuestas.
• Adjudicación de la Licitación.
• Inicio del servicio de Alimentación.

Documentación Fundamental: Bases Técnicas y Administrativas

Bases Técnicas de Licitación

Documento que establece los requerimientos operativos y de calidad del servicio:

• Determinación del Objetivo.
• Lugar y tipo de Atención.
• Características dietéticas de los usuarios.
• Especificaciones de los eventos especiales de la empresa.
• Especificaciones técnicas de los alimentos.
• Recursos Materiales (agua, luz, gas, equipamiento).
• Características del personal.
• Características higiénicas del personal.
• Sistema de Control de Calidad del servicio.
• Sistema de adquisición y mantención de los equipos.

Bases Administrativas

Documento que define los aspectos legales, financieros y contractuales:

• Identificación de la Empresa: Razón Social, personalidad jurídica, capital o patrimonio, último balance, organigrama, identificación de los ejecutivos clave, AFP, Documentos de inspección del trabajo.
• Tiempo de Contrato.
• Formas de Pago.
• Exigencias y prohibiciones.
• Sistema de sanciones.
• Definición de términos.
• Garantía de Contrato.
• Sistema de Comunicación.
• Documentación requerida.

Régimen de Sanciones y Apelaciones

Procedimiento y Tipos de Sanciones

El sistema de sanciones debe estar claramente definido en las bases:

• Información de la irregularidad.
• Denuncia formal por Nutricionista.
• Carta de infracción entregada por la empresa.
• Sistema de apelación: plazos y formas.
• Tipo de sanción: leve, moderada, grave.
• Formas de Pago: UTM, UF o Raciones.

Índice de un Contrato de una Empresa Concesionaria

Estructura recomendada para el contrato de prestación de servicios:

• Introducción.
• Objetivo de la concesión.
• Información general del tipo de alimentación y raciones entregadas.
• Características de la concesión.
• Requisitos y condiciones del personal.
• Responsabilidad y gastos de la empresa concesionaria.
• Funcionamiento de la empresa en el servicio de alimentación.
• Producción y preparación de los alimentos.
• Control de calidad de los alimentos.
• Composición de alimentos de las raciones.
• Programa y desarrollo de minutas.
• Esquema de frecuencia de consumo de los alimentos.
• Aclaración de las bases.
• Cotizaciones.
• Garantías de pago y reajustabilidad del contrato.
• Adquisición directa.
• Apertura de la propuesta.
• Sanciones y multas.
• Anexos.