Gestión Estratégica del Departamento de Ventas y Planificación Comercial

El Departamento de Ventas: Funciones Esenciales

Es aquella unidad de la organización de la empresa que tiene asignados un capital humano especializado y unos recursos para situar los productos de la empresa en el mercado de tal modo que cumpla con los objetivos que tiene fijados.

Funciones del Departamento de Ventas

• Captación de clientes potenciales
• Fidelización de los clientes reales
• Análisis y seguimiento del mercado
• Gestión administrativa de las ventas

Captación de Clientes Potenciales

Los clientes potenciales de la empresa son aquellas personas físicas o jurídicas que, por sus características, podrían estar interesadas en los productos de la empresa.

Fidelización de Clientes Reales

Un cliente real es aquella persona física o jurídica que ha adquirido al menos una vez algún producto de la empresa. Un cliente fidelizado es aquel que adquiere con cierta frecuencia algún producto de la empresa.

Análisis y Seguimiento del Mercado

Para poder acceder a esta información de forma eficiente y así proceder a un análisis certero del mercado, la empresa utilizará dos tipos de fuentes de información: externas e internas.

Gestión Administrativa de los Procesos de Venta

• Vendedores y Representantes: El propio vendedor o representante asume la gestión administrativa de los documentos de su acción de ventas. Esto ocurre en empresas pequeñas o medianas con un bajo volumen de trabajadores.
• Administración del Departamento de Ventas: Se destina personal administrativo para gestionar un alto volumen de documentos y cartas, liberando de estas tareas a vendedores y representantes.

Funciones del Director de Ventas

El responsable de todos los procesos y de todo el personal propio del departamento de ventas es el Director de Ventas o Director Comercial.

Gestión de los Procesos de Venta

Hace referencia a la responsabilidad que el director de ventas asume respecto a los procesos de ventas propiamente dichos, es decir, a todo el conjunto de recursos y de acciones que debe coordinar para llegar a los objetivos previstos.

Definición de los Objetivos de Ventas

El director de ventas es el encargado de definir, en última instancia, cuáles son los objetivos del departamento de ventas para un período de tiempo determinado, incluyendo no solo los objetivos sino también su temporalización.

Determinación del Presupuesto del Departamento de Ventas

Aquí el director debe estimar los gastos resultantes de las acciones destinadas a cumplir los objetivos.

Supervisión y Seguimiento de los Procesos de Venta

La supervisión y seguimiento de los procesos de venta implica la revisión constante de la definición de objetivos y la determinación del presupuesto (con su respectiva temporalización).

Gestión del Personal de Ventas

Conviene tener presente que las características de la empresa, en especial su volumen o tamaño, determinarán la asignación de funciones específicas relacionadas con el personal al director de ventas.

Selección del Personal de Ventas

El proceso de selección del personal de ventas incluye la propuesta de contratación, la selección propiamente dicha y la asignación de roles.

Supervisión y Seguimiento del Personal de Ventas

• Establecer la política de retribución e incentivos.
• Detectar y facilitar las necesidades de formación del personal.
• Favorecer un ambiente motivador y apropiado.

Planificación de Ventas y Objetivos

Planificar es el conjunto de decisiones destinadas a asignar recursos para cumplir unos objetivos establecidos en un período de tiempo determinado.

Recursos

Los recursos son el conjunto de bienes materiales e inmateriales que, asignados y utilizados por el factor humano, facilitan y posibilitan la consecución de objetivos.

Temporalización

Todo debe estar sujeto a un espacio de tiempo definido y concreto, tal y como indicábamos en la definición de planificación.

Tipos de Objetivos según el Resultado a Obtener

Cualitativos

Objetivos marcados por conceptos, características y cualidades que deben tener los mismos, sin hacer referencia a volúmenes, porcentajes o conceptos cuantitativos.

Cuantitativos

Se definen con variables numéricas, ya sean absolutas o relativas, como meta o metas a alcanzar.

Tipos de Objetivos según la Temporalización

Parciales

Están planteados a corto o medio plazo y se consideran fases necesarias para llegar al resultado final planificado. En el momento de planificar, concretamente al establecer la temporalización, resulta útil establecer estos objetivos.

Finales

Deben alcanzarse al final de la temporalización de toda la planificación. Estos objetivos son la meta final, el resultado pretendido al que hay que llegar sumando los objetivos parciales, con los recursos asignados y en el tiempo determinado.