Gestión Estratégica de la Capacitación: Desde la Detección hasta la Evaluación de Impacto

Gestión de la Necesidad de Capacitación

Cuando se aborda una necesidad de capacitación, es fundamental determinar si esta se debe a una carencia de conocimientos, habilidades o actitudes, o si, por el contrario, se trata de una demanda de otro tipo.

Otro aspecto crucial es diferenciar el tipo de necesidades. Esto permite identificar si se están demandando conocimientos sin los cuales no será posible desarrollar la habilidad requerida para la tarea, si se solicitan habilidades que pongan en práctica lo que ya se conoce, o si se busca desarrollar actitudes que predispongan a la persona a encarar la tarea para la que ya está habilitada con una conducta distinta.

Situación de la Demanda de Capacitación

Para situar correctamente la demanda de capacitación, es importante considerar los siguientes elementos:

• Origen de la demanda: ¿De dónde surge la necesidad?
• Interlocutor: ¿Quién formula la demanda?
• Primera formulación: ¿Cómo se expresó inicialmente la necesidad?
• Entorno (contexto): ¿Cuál es el ambiente o las circunstancias que rodean la demanda?
• Protagonistas (capacitandos): ¿Quiénes son las personas que recibirán la capacitación?
• Expectativas: ¿Qué resultados se esperan de la capacitación?
• Obstáculos: ¿Qué dificultades podrían surgir durante el proceso?

Detección de Necesidades de Capacitación

La capacitación debe asegurar que:

• Lo tratado responda a una necesidad real de la organización.
• Lo tratado sea comprendido por los participantes.
• Lo aprendido sea trasladado y aplicado a la tarea diaria.
• Lo trasladado a la tarea sea mantenido y sostenido en el tiempo.

Elementos de un Proyecto de Capacitación

1. Objetivos: Deben ser claros, medibles y alineados con las necesidades de la organización.
2. Contenidos: Determinados por las necesidades formativas y los objetivos, las características de los capacitandos, y la situación y entorno laboral. Deben ser participativos y relevantes.
3. Capacitandos: Identificación y perfil de los participantes.
4. Metodología y Medios: Dependen de los objetivos, el contenido y los destinatarios de la acción formativa.
5. Lugar: Dónde se realizará la capacitación.
6. Horario y Momento: Cuándo y en qué franja horaria se llevará a cabo.
7. Capacitadores: Pueden ser internos o externos. Deben seleccionarse por sus conocimientos técnicos de la organización, las técnicas a aplicar, su relación interpersonal y sus habilidades pedagógicas.
8. Duración y Programación: Organización y secuenciación de los contenidos a transmitir en cada acción formativa de modo claro, coherente y sin interrupciones, para facilitar y motivar el aprendizaje.
9. Evaluación: Para comprobar el logro de los objetivos de la capacitación (ej. exámenes, elaboración de informes, observación).
10. Presupuesto: Asignación de recursos económicos para el proyecto.

Modalidades para la Capacitación y el Desarrollo

Formación en el Puesto de Trabajo

Esta modalidad se realiza tanto para empleados nuevos como antiguos en la organización, a través de un aprendizaje guiado por un supervisor o instructor que acompaña las tareas a medida que se van ejecutando. Sus características incluyen:

• Individual y personalizado.
• Activo por parte del formador.
• Práctico y efectivo.
• Directo y específico.
• Maximiza el principio de transferencia de conocimientos.
• No requiere equipo ni espacio adicional.

Evaluación de las Acciones de Capacitación

Características de la Evaluación

Continua:

No se reduce solo a situaciones de prueba, sino que es un proceso constante.

Sentido Totalizador:

Contempla el objetivo en el marco global de la formación.

Instrumental:

Está al servicio de las metas establecidas.

Regulativa:

Del proceso de enseñanza-aprendizaje, orientando a su mejoramiento continuo.

Criterios de Evaluación

Necesidad:

¿Es la capacitación el único medio para resolver el problema identificado?

Pertinencia:

¿Son estos los objetivos más adecuados para la situación?

Eficiencia y Eficacia:

¿Facilitan la adquisición de la competencia deseada? ¿Y al menor costo posible?

Conformidad:

¿Se ajustan las acciones a los reglamentos y políticas internas?

Valorización Profesional:

¿Es la capacitación puntual o puede ser aplicada y utilizada en otras áreas o roles?

Compatibilidad Empresarial:

¿Son compatibles las acciones de capacitación con el estilo administrativo y la cultura de la organización?

Uso del Tiempo y los Recursos:

¿Se distribuyó el tiempo eficientemente? ¿Se utilizaron eficazmente los recursos asignados?

Continuidad:

¿Permanecieron los capacitadores en la empresa para asegurar el seguimiento?

Tipos de Evaluación

Inicial (Diagnóstica):

Se realiza al inicio para diagnosticar el nivel de conocimientos o habilidades existentes.

Formativa (En Proceso):

Tiene carácter de seguimiento continuo durante el proceso de capacitación. Requiere de la observación sistemática.

Sumativa (Final):

Se realiza al finalizar la capacitación. Es la estimación general del grado en que han sido alcanzados los objetivos previstos.