Gestión Estratégica de Aprovisionamiento e Inventarios: Conceptos y Costes Clave

Aprovisionamiento: Conceptos Fundamentales y Funciones

El aprovisionamiento tiene como objetivo la adquisición y organización de las existencias generadas en el proceso de producción. Se encarga de asegurar que los materiales necesarios estén a disposición del departamento de producción y de poner a disposición del departamento de ventas los productos que van a comercializarse. Además, organiza las existencias.

El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales:

1. Gestión de las Compras

Esta función se encarga de realizar todas las compras de productos que se requieren para la producción o comercialización. Debe valorar aspectos clave como:

• El precio de las mercancías.
• La calidad de las mismas.
• Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento.
• Las facilidades de pago.
• Los posibles descuentos (por pronto pago, por cantidad de pedido).
• Los servicios post-venta.

2. Gestión de Inventarios

Esta función se encarga de la organización de las existencias que permanecen en stock. Contempla variables importantes como:

• Determinar la cantidad de existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción.
• Garantizar un ritmo de pedidos adecuado.
• Organizar el espacio físico o almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en condiciones óptimas.

Principales Costes Generados por las Existencias

La gestión de existencias conlleva diversos costes que deben ser considerados:

• Costes operativos: Incluyen tanto los costes de materiales como los de personal directamente relacionados con la manipulación y gestión de las existencias.
• Costes de administración: Engloban todos los costes que genera la administración de los inventarios, tales como salarios del personal administrativo, software de gestión de almacén, equipos informáticos y material de oficina.
• Coste del espacio físico: Se refiere al coste del almacén o terreno donde se sitúan los stocks (construcción, alquiler, mantenimiento, etc.).
• Costes financieros y de oportunidad: El hecho de tener las mercancías almacenadas implica demorar el rendimiento que se podría obtener por el capital invertido en ellas.

Otras Variables Relevantes en la Gestión de Stocks

Además de los costes directos, existen otras variables que influyen en las decisiones de aprovisionamiento:

Descuentos por Volumen de Pedido

En ocasiones, los rappels o descuentos por volumen de pedido son de tal magnitud que pueden compensar los gastos asociados al almacenamiento de una mayor cantidad de existencias.

Costes de Pedido

En numerosas ocasiones, los costes de transporte son fijos; es decir, cada pedido tiene una tarifa determinada con independencia del volumen que se transporte. Si el ahorro en los costes de pedido supera al gasto de almacén, puede compensar tener ciertas mercancías almacenadas.

Conceptos Básicos en la Gestión de Stocks

Stock Máximo

Es la cantidad máxima de existencias que se va a mantener en un almacén. Se corresponderá con la cantidad de mercancías que figuran en el pedido.

Punto de Pedido

Dado que el proveedor tardará un tiempo en realizar el servicio, es crucial tener en cuenta el periodo que transcurrirá desde que se remite el pedido hasta que las mercancías entren en el almacén.